一、科學認真地做好電算化會計檔案歸檔和保管工作

　　1.注意數據資料的管理與保密。機內文件及其備份作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表應按有關財會制度使用、保管。在賬簿等會計檔案的輸出打印方面應注意：現金、銀行記賬憑證及日記賬應按日打印，經審核無誤的現金及銀行相關的原始憑證或手編憑證當日輸入計算機并打印出日記賬，以保證現金、銀行業務的當日清，現金、銀行賬經出納審核、核對無誤后，由出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月現金、銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。轉賬憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。科目匯總表、賬簿打印時間一般為：現金銀行日記賬每天打印，銀行余額調節表每月打印一次，總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次，現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬面上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

　　2.重視財務數據備份管理。在日常工作中，應準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份；也可根據各單位業務量的多少，選擇時間間隔進行數據備份，但至少應一星期進行一次數據備份，半個月刻錄光盤一次，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

　　3.做好會計檔案保管工作。首先，在會計檔案存檔手續上，打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管；其次，為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；第三，由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案，按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理；第四，隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管；第五，各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。另外，還必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。

　　二、做好電算化會計檔案的整理與再利用

　　電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。它能通過整理可以利用歷年 的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理、提高經濟效益。同時，我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。