企業采購與付款循環從實踐的角度看，在供應商開發、簽訂采購合同、下達采購訂單、驗收貨物、確定應付賬款、支付貨款這六個環節中每個都有其關鍵控制點。找到關鍵控制點并實施有效監控是確保預防舞弊風險的重要因素。

　　招標采購中的“預后”措施

　　企業為了降低采購成本，防止獨家采購中的舞弊風險，通常會對大宗采購實行公開招標。招標采購主要用于供貨商開發環節，為此企業應當對招標采購進行程序化管理。但是一個有趣的現象是，管理層為了預防某種舞弊風險而制定某個管理規定時，這個管理規定同時又會成為舞弊風險的高發對象。招標采購政策就是典型的例子。招標采購可以在一定程度上預防獨家采購的風險。但是招標過程又成為舞弊的高發區。類似的ERP系統和OA辦公自動化管理系統等也都具有這樣的特點。這一點要特別引起注意并設計相應的“預后”措施。

　　如同時針對內部人員和外部供應商的約束性措施——供應商陽光協議。所謂“陽光協議”就是指由企業和外部供應商之間簽署的，為了預防企業內部人員和供應商業務人員之間出現灰色交易的書面約定。這個協議要求供應商必須嚴格遵循商業道德，在公開、公正和公平的條件下和企業業務人員進行溝通。陽光協議將事先對供應商和本企業交往的行為進行規范。如果供應商采取不合法或不符合商業道德的手段處理與企業的業務，則企業將對該供應商實施相應的制裁。這里包括但不限于降低采購數量、予以批評處罰，直至取消其投標資格或供應商資格。

　　作為負責任的企業，應當從政策上規定，所有列入供應商清單的企業都必須簽署陽光協議。陽光協議應當定期調整并列入供應商檔案之中。凡是拒絕和企業簽署陽光協議的供應商，將考慮取消其供應商資格。陽光協議中通常也會公布企業舞弊案件舉報中心聯系人和通訊方法。當供應商發現企業業務人員對其提出非法利益要求時，可以向該舉報中心進行舉報。陽光協議的有效范圍將包括簽署采購合同、下達采購訂單、貨物驗收以及支付貨款等各個采購環節。

　　集中采購政策

　　企業一方面要求通過建立組織牽制對采購業務實行多頭介入，但同時又必須規定集中采購政策。確保所有采購盡可能集中由采購部負責辦理。企業應當明確規定，所有采購合同必須統一由采購部負責簽署。

　　在實踐中，許多企業并沒有完全做到這一點。一些企業將采購業務進行分割，導致經辦采購業務多元化。例如設備采購、辦公用品采購、工程改造項目采購、電腦軟件采購等，進行分割，全部交由設備部、IT部門或行政部門各自辦理。這種多頭采購的結果非常容易產生舞弊風險。對于涉及到一些具有高科技、技術性要求很高的設備和備品配件采購，尤其容易產生失控現象。

　　集中采購的核心要點是：由采購部代表公司統一簽署采購合同。涉及高科技、專業性極強的設備或工程項目的采購，采購部應當組織相關部門專業人員共同參加合同談判，但采購合同的主管部門必須是采購部。針對一些非常小的零星采購，確實無法做到集中由采購部辦理的情況，也應當由采購部授權其他部門辦理采購。例如零星辦公用品、普通軟件產品等。對于大型集團公司來說，更應當根據實際條件盡量采用集團統一采購的辦法對大宗物資實行統一采購。這樣做一方面可以有效降低采購成本，同時也可以預防各自為戰在采購中形成的舞弊風險。當然集團統一采購也應當制訂嚴格的采購控制程序。

　　制訂嚴格的采購合同審核程序

　　企業在制定統一采購政策后，同時應當制訂一套規定采購合同的內部審核程序。采購合同內部審核程序應當根據不同的采購事項和金額等情況分別確定不同的審核環節。

　　設備采購、單項大宗原材料采購、年度采購、外協加工采購、工程項目采購等，需要確定不同的審批環節。設備采購等涉及技術性要求高的項目，應當有專業工程師對技術條款進行審核；復雜的大型安裝項目甚至需要聘請外部專家參與審核；外包合同需要有相關部門業務人員進行審核；重大采購合同需要有內部法律顧問審核；所有合同均應當接受財務部的審核等等。總之采購合同中的技術條款、商務條款、糾紛處置條款和付款條款應當分別由不同的部門負責審核并提出糾正意見。采購合同內部審核程序除了預防與供應商之間產生的外部風險外，同時也具有預防內部采購業務人員的舞弊風險。

　　外包業務

　　當市場化、專業化、信息化和全球化達到一定高度后，為了更好地配置資源，提高效率，許多跨國公司都在開展各種外包業務。外包業務的原意是為了提高公司運營效率，降低成本，將一些非核心業務交由專業公司去做。例如有些公司將原來自己的車隊和倉庫儲運貨物統一交給第三方物流公司負責；一些公司將工薪發放也交由第三方會計師辦理；企業保險業務大量外包給保險經紀人等。

　　可以說，外包業務將是未來企業運營方式大調整的重要標志。利用現代信息技術，可以將專業化分工推進到更高的層次，企業運營管理將不斷簡化。這種外包業務本身就具有預防采購舞弊風險的作用。

　　購買雇員忠誠保險

　　以前筆者在討論保險與內控的關系中曾對此提到保險在預防舞弊風險方面的作用。而雇員忠誠保險正好具有預防舞弊風險的作用。根據雇員忠誠保險的保障范圍，該保險主要就是保障企業（投保人）由于其雇員不忠實行為 （包括舞弊行為）給企業造成的損失。就采購業務而言，如果雇員利用權利做出損害企業利益的活動，企業可以向保險公司提出損失索賠。為了達到索賠的目的，企業從一開始就應當對各種可能造成損失的舞弊行為進行分析并提出預防措施，包括記錄和鑒定辦法。

　　例如如果采購業務人員利用權利和供應商勾結，合伙欺詐公司以不合理的價格購買產品后，給公司造成損失者，公司就可以依據損失情況（通常會有法院或公安機關的判決鑒定）向保險公司提出索賠。這個措施對整個采購-付款循環有效。

　　新型采購合作方式

　　在預防采購舞弊風險的諸多手段中，前面曾提到過當前主流企業多以多家詢價規定以避免獨家采購中容易產生的舞弊風險。但是，如果企業和這些獨家供應商采用結成戰略聯盟這種新型合作方式后，則情況又將發生重大變化。一些跨國企業在制定運營政策包括采購政策時，已經考慮和供應商之間建立新型的合作關系——利益共享機制。

　　在汽車制造行業，這種合作方式尤其普遍。汽車主機廠會和各個零部件供應商就新開發的產品供應達成利益共享和風險共擔協議。各個零部件供應商直接參與主機廠的研發過程。當新車型開發成功后，參與合作的零部件供應商也同時分享主機廠的成果。這方面的合作典范是日本的豐田汽車。為此豐田汽車和各個零部件供應商之間形成了以豐田為中心的一個獨特的生態圈。一種制造業中的生物鏈。這種生態圈除了可以提高合作效率，強化相互關系形成合力外，還具有預防采購舞弊風險的作用。這種戰略聯盟式的采購合作關系可以看成是集中采購的更高層次。

　　財務付款政策

　　在采購-付款業務循環中，有關財務方面的舞弊風險主要集中在應付賬款確認和貨款支付兩個環節中。供應商銷售了貨物，最關心的就是日后是否能及時收回貨款。由于競爭的關系，特別是當企業因為各種原因處于資金相對緊張時期，供應商會對收款問題尤為關注。為了及時拿到銷售貨款，供應商通常會采取各種措施對相關業務人員展開公關活動。腐敗舞弊問題也就此產生。

　　在買方市場條件下，一些管理不善的企業人員就會利用負責供應商銷售上賬的條件和支付到期貨款的權利從事舞弊活動。一些資金短缺的企業，反而成為個別財務人員謀取個人利益的有利條件。為此企業內部應當對使用供應商貨物上賬過程（主要是ERP系統的數據錄入）做出程序規定。事先確定上賬的前提條件和登記入賬的時間規定。在確定應付供應商貨款時，應當制定付款計劃。付款計劃將根據企業的實際現金狀況，采購合同規定以及供應商重要性等若干因素制定。付款計劃通常由財務部編制，然后經過采購管理委員會審核后由總經理批準執行。企業應該從政策上對采購人員介入采購付款做出明確的規定，嚴格禁止采購業務人員為供應商聯系催促貨款。支付貨款業務由財務部按照付款計劃安排支付。

　　以上介紹的各種預防采購舞弊風險的方法，也還只是眾多辦法中的一部分。還有比如對采購-付款業務展開專項內部審計、內控檢查等。筆者要特別說明，上述各種方法和措施沒有那個方法是絕對有效的，必須根據本企業自身的實際情況配伍使用。發生在企業層面的一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會道德層面和公司治理的高度來考慮解決。

　　采購-付款業務中的舞弊風險只是企業舞弊風險的一部分。根據風險轉移理論，一些企業的采購舞弊風險正在向銷售-收款業務領域轉移。舞弊風險的不斷轉移，正像人體癌細胞擴散一樣損害企業的正常運營，因此從理論上說，舞弊風險在短期內難以根除。