外貿(mào)企業(yè)的存貨主要包括：商品采購（在途商品）、庫存出口商品、庫存進(jìn)口商品、庫存其他商品、待運和發(fā)出商品、加工商品等商品存貨，還有材料物資、包裝物、低值易耗品等非商品存貨。

    存貨會計核算的一項主要任務(wù)就是正確地計算和確定存貨的數(shù)量與價值以及存貨發(fā)出和銷售的數(shù)量與價值，正確計算銷售成本。加強(qiáng)存貨管理，首先要求建立和健全商品出入庫制度，完善商品出入庫手續(xù)；其次就是對商品的出入庫實行全面的電算化管理。

    一、商品存貨實行電算化管理的要求

    商品的出入庫要求實行全面的電算化管理，即各種表格的填制和各種單證的輸入，各種賬的生成，及各部門之間的資料傳送、信息反饋都要求通過系統(tǒng)來實現(xiàn)。因此，要求系統(tǒng)軟件將倉庫、業(yè)務(wù)、財務(wù)處理融為一體，實現(xiàn)一體化管理，改進(jìn)一般財務(wù)軟件按財務(wù)流程進(jìn)行財務(wù)處理的局限，通過業(yè)務(wù)分類，輸入相應(yīng)的原始憑證信息直接生成記賬憑證，對一些相同的數(shù)據(jù)、資料、信息實行共享，相互牽制，確保數(shù)據(jù)資料的一致性、準(zhǔn)確性，達(dá)到正確計算和確定存貨的數(shù)量與價值、商品的銷售數(shù)量與成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。

    二、商品存貨對系統(tǒng)軟件的要求及具體做法

    （一）有關(guān)數(shù)據(jù)資料的傳送和接收

    1.倉庫在輸入各種“商品入庫單”時，只需輸入商品的合同號、貨號（或編號）、實進(jìn)數(shù)量，電腦就馬上能從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上取得有關(guān)商品的名稱規(guī)格、計量單位、單價、金額、稅率、稅額、包裝尺碼、毛重、凈重、供應(yīng)商等資料。同樣，在輸入各種“商品出庫單”時，只需輸入單證的編號，就馬上能從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上調(diào)出該單的具體內(nèi)容，再與“出庫單”核對。如一致，按確認(rèn)即可；如與“出庫單”的“實發(fā)數(shù)量”不一致，則在“實發(fā)數(shù)量”欄上輸入實發(fā)數(shù)量，并據(jù)以登記“庫存商品明細(xì)賬”。同時將信息反饋到業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上，這樣，將大大減輕倉庫入賬的工作量。

    2.業(yè)務(wù)部門能及時在電腦上查詢商品的出入庫情況，根據(jù)供貨合同的具體要求對“商品入庫單”的資料進(jìn)行認(rèn)真審核和確認(rèn)。根據(jù)“商品出庫單”的“實發(fā)數(shù)量”來確認(rèn)實際出口情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，與供貨單位聯(lián)系，確保出口業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，對已審核確認(rèn)后的“商品入庫單”、“商品出庫單”等所有單據(jù)不得隨意改動，電腦自動將“實進(jìn)數(shù)量”和“實發(fā)數(shù)量”登記“庫存商品明細(xì)賬”，確保進(jìn)賬資料的真實性和準(zhǔn)確性。同時，對倉庫送來的“商品驗收發(fā)現(xiàn)問題報告單”及時提出處理意見，并將信息反饋到倉庫。

    3.業(yè)務(wù)部門收到供貨單位開的發(fā)票等有關(guān)單證后，只需輸入發(fā)票上的合同號，馬上就能調(diào)出該合同的詳細(xì)資料，便于快速審核所開發(fā)票的內(nèi)容是否正確，如商品貨號、名稱規(guī)格、數(shù)量、單價等是否與供貨合同相符。相符的根據(jù)已審核確認(rèn)的“商品入庫單”編制“付款申請表”。編制時，只需輸入“商品入庫單”的編號（可一次調(diào)出多個），生成一個總的“付款申請表”，明細(xì)資料按具體貨號列出。對直接在工廠出貨的商品在“商品采購”科目核算。如屬同一供貨單位，可與進(jìn)倉的共編一份“付款申請表”，但必須在“付款申請表”的具體貨號上注明“進(jìn)倉”或“直出”。“付款申請表”由部門經(jīng)理審核無誤后，連同“商品入倉單”及供貨單位開出的發(fā)票等單證送交財務(wù)部門付款。同時，對已生成“付款申請表”的“商品入庫單”作付款記錄，如部分付款的應(yīng)在具體貨號對應(yīng)的備注欄上注明，作為日后付款的依據(jù)。

    4.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門送來的“付款通知單”、“商品入庫單”、發(fā)票等有關(guān)單證后，只需輸入“付款申請表”的編號，就可以從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)調(diào)出該“付款通知單”的明細(xì)資料，并能直接在“付款通知單”上隨意調(diào)出相應(yīng)的“商品入庫單”，與業(yè)務(wù)送來的資料進(jìn)行核對。核對無誤后，財會人員只需按一下確認(rèn)，就可生成相應(yīng)的“會計憑證”，并根據(jù)“付款申請表”明細(xì)內(nèi)容登記“庫存商品明細(xì)賬”及“商品采購”明細(xì)賬。同時，將“付款申請表”的編號自動記入銀行存款的明細(xì)賬內(nèi)。財務(wù)部門付款后，馬上將信息反饋到業(yè)務(wù)部門。如貨款的付出日期、扣稅金額、扣費金額、實付金額等，方便業(yè)務(wù)部門隨時查詢。

    5.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門送來的“出口發(fā)票”或“內(nèi)銷發(fā)票”和“商品出庫單”等單證后，只需輸入“出口發(fā)票”或“商品出庫單”的編號（可一次輸入多編號），先從倉庫管理系統(tǒng)調(diào)出該“商品出庫單”的資料，與業(yè)務(wù)送來的資料進(jìn)行核對。核對無誤后，財會人員只需按一下確認(rèn)，再直接在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上取出各具體商品的成本加以匯總，就可生成相應(yīng)的“會計憑證”。并根據(jù)“商品出庫單”明細(xì)內(nèi)容登記“庫存出口商品明細(xì)賬”，同時根據(jù)“出口發(fā)票”的內(nèi)容登記其他有關(guān)科目的明細(xì)賬。

    6.月末，對已入庫未付款的商品進(jìn)行預(yù)估。即將業(yè)務(wù)已確認(rèn)的“入庫通知單”中沒有付款記錄的，進(jìn)行列表并加以匯總，編制“會計憑證”，下月初用“紅字”沖回。在工廠直出的根據(jù)“商品采購”科目的貸方余額進(jìn)行預(yù)估。

   （二）財務(wù)與倉庫、業(yè)務(wù)對賬

    每月或每季度月結(jié)后，倉庫、業(yè)務(wù)、財務(wù)各按合同、貨號編制“庫存商品結(jié)存表”，相互之間進(jìn)行對賬，編制“庫存商品對賬調(diào)節(jié)表”。對有疑問的商品，只需在“調(diào)節(jié)表”上點一下，就能調(diào)出該商品出倉的詳細(xì)資料，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時調(diào)整。季度編制“庫存商品對賬情況表”。

    （三）商品存貨的分析（編制各種分析表）

    在電算化系統(tǒng)中，應(yīng)同時具有對商品存貨進(jìn)行多方面分析的功能，如賬齡分析；合理庫存與不合理庫存比率的分析；商品結(jié)構(gòu)的分析；商品進(jìn)價的分析等。通過分析，使企業(yè)能及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。