原始憑證審核中主要存在不規范性和利用原始憑證作弊兩類問題,主要表現如下:
l.原始憑證填制上的錯誤。
2.原始憑證填制內容不完整性。
3.原始憑證缺乏時效性。
4.原始憑證的遺失。
5.對原始憑證涂改、添加。
6.利用原始憑證虛報冒領;利用原始憑證重復報銷;利用原 始憑證的多聯次搞大頭小尾套取資金等。
上述1至4項屬于原始憑證的不規范問題,5至6項屬于利用原始憑證作弊的問題。如何去解決這些問題呢?
對于原始憑證不規范問題, 《會計法》有明確規定,記載不準確、不完整的原始憑證會計人員要予以退回,并要求按照國家統一會計制度的規定更正、補充。對于內容填寫不全的原始憑證,經辦人員要按國家會計制度規定填寫完備,使原始憑證達到具備以下基本內容:
(1)原始憑證的名稱,標明原始憑證所記錄的業務內容的種類,反映原始憑證的用途,如入庫單等;
(2)原始憑證填制日期,一般應是經濟業務事項發生或完成的日期;
(3)填制原始憑證的單位名稱或填制人姓名;
(4)有關經辦人員的簽名或蓋章。這是明確經濟責任的依據;
(5)接受原始憑證的單位名稱或個人姓名;
(6)所發生的經濟業務事項的內容,主要是標明經濟業務事項的項目、名稱及有關的附注說明;
(7)經濟業務事項的單價。數量和金額,主要標明經濟業務事項的計量,這是原始憑證的核心內容。另外,外來原始憑證必須蓋有填制單位的公章;自制原始憑證,必須有經辦單位的負責人或單位負責人指定的人員簽名或蓋章;購買實物的原始憑證必須有驗收證明等等。
對于利用原始憑證作弊的問題,查證的方法較多,主要有如下幾種:
(1)針對涂改、添加原始憑證,審查人員可以查證可疑發票開出方、收受方記載的內容,如:時間、單位、品名、數量、單價、金額等是否一致,并逐項核對;也可以查證可疑發票開出方、收受方的有關記錄;可以對可疑發票的涂改、添加內容進行技術或筆跡鑒定,分別查明涂改的方法、內容、添加經過和嫌疑人。
(2)對于利用原始憑證虛報冒領的,審查人員可以查證可疑憑證的來源、內容及相關依據,有無收款人的簽名或簽章以及款項去向;查證可疑憑證內容是否單位的正常開支或特別支出及證明,其依據的真實性與合規性;查證可疑憑證的款項支出形式,是直接支付還是轉手支付;針對檢驗中發現的線索、疑點,與領款人核實,查明資財的去向,必要時做筆跡鑒定。
(3)對于利用原始憑證重復報銷的,審查人員可以查明報銷的可疑憑證是發票正聯還是副聯,要注意是否為虛擬發票遺失,用副聯或其它發票報賬;查證可疑憑證發生的時間是否當年當月發生,尤其要注意對跨年度票據的審查;必須查出已報銷入賬的原票證。
(4)對大頭小尾的原始憑證,審查人員可以查證可疑票證開出方的發票存根或記賬憑證;如屬購買商品的可疑票證,應查證該單證相關的出入庫記錄,比較兩者的內容是否相符;必要時將可疑發票聯、收款聯、出庫單三者進行核對。