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財務報銷問題之私車公用的費用如何處理？
現實中多數企業對私車公用的費用處理憑票報銷，把與車輛相關的費用一古腦地作為報銷憑據。其實這樣的做法是并不合規的，私車公用的費用究竟該如何處理？今天我們就來聊一聊財務報銷中的私車公用問題。
首先必須明確，上述這種直接憑票報銷的做法是不合規的，存在較大的稅務風險。原因有二：
一是企業很難證實費用就是為“公用”發生的；
二是存在變相發放交通補貼的嫌疑。
?那么如何才能讓私車公用的費用做到稅前扣除理由合理充分呢？
◆一、企業與員工簽訂租賃合同。
◆二、在租賃合同中約定使用個人汽車所發生的費用由企業承擔。
◆三、承擔的費用能取得發票。
◆四、費用支出屬于使用汽車發生的，對應該由員工個人負擔的費用不能在企業所得稅前列支。
?公車私用涉及的費用大體包括三個部分：
一、車輛運行的直接費用；
二、車輛的折舊補償與自駕的勞務補償；
三、車輛保險、維修等間接費用。
私車公用涉及的費用能否在企業所得稅前扣除，從稅務的解釋看，不完全認可，也不完全否定。
《北京市地方稅務局關于明確若干企業所得稅業務政策問題的通知》第三條規定，對納稅人因工作需要租用個人汽車，按租賃合同或協議支付的租金，在取得真實、合法、有效憑證的基礎上，允許稅前扣除；對在租賃期內汽車使用所發生的汽油費、過路過橋費和停車費，在取得真實、合法、有效憑證的基礎上，允許稅前扣除。其它應由個人負擔的車輛保險費、維修費等，不得在企業所得稅稅前扣除。
?如何讓私車公用費用報銷做到規范合理、稅前扣除理由充分呢？具體操作時，建議做到以下幾點：
（1）明確哪些崗位、哪些員工適用私車公用，企業要有書面備案登記，避免把私車公用的費用報銷與發放全員性的交通補貼混同。
（2）與適用私車公用的員工簽訂用車協議，明確權利義務。這點非常重要，可以解答變相發放交通補貼的質疑。
（3）私車公用的出車記錄企業應專門登記，登記簿記錄清楚每次出車的時間、往返地點、公里數，車牌號、所辦事由等，并需車主簽字確認。
（4）協議中要約定清楚費用報銷與用車補貼的支付標準與形式。直接費用由員工憑發票據實報銷，其中，油費可依據運行公里數及油耗標準報銷，過橋過路費、停車費根據出車記錄報銷。
（5）給予員工的用車補貼（包括勞務補貼、車損補貼等）制定報銷標準，如根據行駛里程確定。補貼金額應并入員工當月工資計征個稅。需要注意的是，補貼金額要想在企業所得稅前扣除，需要員工到當地稅務代開租賃費發票。
本文是正保會計網校原創文章，轉載必須注明出處。
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