國家稅務總局公告2013年第12號規定：出口企業或其他單位發生的真實出口貨物勞務，由于以下原因造成在規定期限內未收齊單證無法申報出口退（免）稅的，應在退（免）稅申報期限截止之日前向主管稅務機關提出申請，并提供相關舉證材料，經主管稅務機關批準后，可進行出口退（免）稅申報。原因如下： ①自然災害、社會突發事件等不可抗力因素； 發生自然災害、社會突發事件等不可抗力原因的，納稅人應詳細說明自然災害或者社會突發事件發生的時間、影響地區、對納稅人生產經營的實際影響等； ②出口退（免）稅申報憑證被盜、搶，或者因郵寄丟失、誤遞； （a）出口退（免）稅申報憑證被盜、搶的，應提供公安機關證明，如接警記錄、報案記錄復印件； （b）出口退（免）稅申報憑證郵寄丟失、誤遞的，應提供郵政單位、快遞公司（含分子公司）或經營范圍具有快遞業務的物流公司出具的說明，說明應包括提供郵遞物品的單位、時間段、起止地點、丟失或誤遞原因。 ③有關司法、行政機關在辦理業務或者檢查中，扣押出口退（免）稅申報憑證； ④買賣雙方因經濟糾紛，未能按時取得出口退（免）稅申報憑證； ⑤由于企業辦稅人員傷亡、突發危重疾病或者擅自離職，未能辦理交接手續，導致不能按期提供出口退（免）稅申報憑證； （a）企業辦稅人員傷亡或者突發危重疾病的，應提供公安機關、交通管理部門或者醫院證明； （b）擅自離職未能辦理交接手續的，納稅人應詳細說明事情經過、辦稅人員姓名、離職時間等，并提供資料：一是能證明勞動關系的相關材料和工資支出證明，二是解除勞動關系合同及企業內部相關處理決定，原則上還應提供離職人員本人離職情況確認證明。 ⑥由于企業向海關提出修改出口貨物報關單申請，在退（免）稅期限截止之日海關未完成修改，導致不能按期提供出口貨物報關單； （a）改單申請已經海關確認受理； （b）《進出口貨物報關單修改/撤銷確認書》； （c）改單前后的報關單復印件，并標注修改內容。 ⑦國家稅務總局規定的其他情形。 或者簡單的說正常的情況下，出口退稅申報工作要在出口貨物報關單上的出口日期 90 天之內辦理。申請退稅需要提供：出口貨物報關單退稅聯；出口貨物對應的增值稅進項稅票；出口收匯核銷單退稅聯（已經核銷過的）。所以一般需要申請延期退稅的原因大多是上述單據沒有準備齊全。常見的情況有：1、由于出口海關電子數據傳遞延遲方面原因，導致出口報關單退稅聯沒有電子數據。2、由于出口貨物合同條款的付款期限比較長，導致出口收匯核銷單不能在退稅期限內按時核銷。 1、外貿企業將電子信息不齊或信息不符，但紙質憑證齊全的單證裝訂成冊，按規定的格式生成備案申報數據盤后，在申報期報送綜合管理科辦理單證備案手續。單證辦理備案后即視同綜合管理科受理了該筆退（免）稅的申報，當備案單證的信息齊全、相符后，外貿企業可以將單證轉為正式申報。 2、外貿企業出口單證備案一般包括：1、單證備案明細表；2、出口貨物明細單；3、出口貨物裝貨單；4、出口貨物運輸單據（包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運收據、郵政收據等承運人出具的貨物收據）；5、購貨合同。