預付賬款是指企業按照購貨合同的規定，預先支付給購貨方的款項。在日常核算中，有的企業由于主客觀等原因，錯用該科目或利用該科目隱瞞利潤推遲納稅等，對預付賬款管理不善，影響了企業財務信息的真實性。本文列舉了錯用科目或利用該科目隱瞞利潤推遲納稅等幾種情形，簡要分析原因，進而提出加強“預付賬款”管理的舉措。

　　一、“預付賬款”科目錯用的形式和原因

　　企業在日常核算過程中，基于主觀故意和客觀原因，有時會誤用“預付賬款”科目或利用該科目隱瞞利潤推遲納稅、偷逃企業所得稅，一般來說有以下幾種情形：

　　（一）購置機器設備、購建廠房的預付款或預付在建工程款等誤記入“預付賬款”。在實際會計核算中，企業發生的購置機器設備、購建廠房的預付款或預付在建工程款等業務，不少會計人員不知道將其列入“預付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目，認為只要是預付的各種款項均應在“預付賬款”科目列支，沒有正確理解預付賬款的性質。

　　《企業會計制度》規定，預付賬款科目是流動資產類科目，用來核算企業購入存貨時形成的預付款。而上述購建設備、廠房的預付款或預付在建工程款屬于固定資產類核算的對象，不應在“預付賬款”科目核算，而在“工程物資”或“在建工程”科目核算。

　　（二）職工借支而預付的材料款誤記入“其他應收款”科目。企業采購人員借支去采購材料等貨物需要先付款，財務部門只有采購人員的借條，發票在當月收不到，也無供貨企業的收據，會計人員做賬時誤用“其他應收款”科目核算預付材料款。一般來說，和主營無關的業務可以用其他應收款核算，而預付賬款的核算內容是和主營業務有關的項目，如采購材料，需要有合同。所以，職工借支預付的材料款應記入“預付賬款”。

　　（三）資產負債表中的預付賬款項目填列可能不正確。會計期末會計人員編制資產負債表時，容易將應付賬款和預付賬款合并計算出錯。如：將“預付賬款”總分類賬戶的期末余額直接填列在資產負債表的“預付賬款”項目中，這樣計算不一定正確。因為，總分類賬戶等于所屬各個明細分類賬戶余額之和。這種錯誤源于會計人員沒有考慮預付賬款總分類賬中可能含有應付賬款明細數額。

　　實際上，預付賬款與應付賬款是對應的。需要注意的是，只有在期末編制資產負債表時，預付賬款項目年末數=應付賬款的某筆明細賬戶借方余額+預付賬款的借方余額，而賬薄記錄不變。

　　（四）房地產開發企業對預付工程款和預付的土地使用權款，誤用“在建工程”科目核算。在房地產開發企業日常核算中，個別會計人員把預付工程款和預付的土地使用權款誤用“在建工程”科目核算，原因是沒有考慮房地產開發企業的特殊性。我們知道，對于房地產開發企業來說，其開發項目屬于存貨，其預付工程款和預付的土地使用權款應使用“預付賬款”和“開發成本”兩個科目進行核算，而不是記入“在建工程”或“工程物資”科目。

　　（五）預付賬款長期掛賬，影響損益和稅收。對于非房地產開發企業，在企業按購貨合同預付貨款后，由于供應單位不給開發票，或對方單位可能倒閉，或未倒閉但時間達兩年以上，也不可能開發票至企業，會計人員則不對這筆經濟業務做賬務處理，致使預付賬款長期掛賬，影響當期損益。正確的處理是：若估計不能收回，則將預付賬款轉入其他應收款再提取壞賬準備。

　　對于房地產開發企業，可看一案例。

　　安徽省巢湖市某房地產開發公司，主要從事房地產開發業務，稅收征收方式為查賬征收。市地稅局稽查局于2000年3月對該企業日常稽查，發現1999年度財務報表有關賬戶余額異常，其中：“預收賬款”科目余額3129.2萬元，“預付賬款”科目余額1998.2萬元，“未分配利潤”余額為-367.4萬元。該企業預付賬款用來核算支付給承建的建筑工程公司的工程預付款項。稽查人員側重對“預收賬款”、“預付賬款”兩賬戶明細賬進行詳查，結果發現有三項工程在1997年至1999年度已竣工并交付使用，由于一些事項未了結，未在當期結轉損益，涉及預收賬款1543.45萬元，預付賬款776.13萬元，減去相應的“開發成本”等成本費用科目數額，應調整計入損益179.54萬元，補列應列未列的應付土地部門土地出讓金110.8萬元，調增應納稅所得額68.74萬元。而該企業1997-1999年三年賬面虧損分別為54.23萬元、54.79萬元、23.62萬元，經主管稅務分局審核，1997、1998年度虧損額應為29.88萬元和36.19萬元。

　　究其原因是主觀故意所致。企業借口存在一些業務技術上的問題待處理，而不結轉銷售和成本，企業將正常的主營業務收入、其他業務收入、營業外收入等記入預付賬款，掩蓋已實現的利潤，影響當期損益，推遲納稅或達到偷逃企業所得稅的目的。雖然這是個案，但具有一定的代表性。

　　二、加強企業預付賬款管理的舉措

　　以上列舉了預付賬款在企業實際核算中可能發生錯誤的5種情形。為了規范預付賬款的使用，使企業提供的財務信息真實可靠，必須對企業的預付賬款加強管理。

　　（一）建立健全預付賬款管理的相關制度

　　1.建立健全預付賬款管理責任制度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作。供應部門負責預付賬款的清查催收工作。

　　2.建立預付賬款的控制制度。為了從嚴控制預付賬款的發生，節約貨幣資金的支出，供應部門要按照經過部門主任、總會計師審批后的購貨合同的條款，辦理預付賬款支付手續，未簽購貨合同的，不得付款。外委工程不準發生預付賬款。

　　3.建立預付賬款臺賬管理制度。財務部門與客戶協商，要求客戶建立預付賬款臺賬，詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、余額、發生時間、對方負責人、經辦人、目前對方的經營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經辦人等情況。同時，將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整檔案。

　　4.建立健全預付賬款清理責任制度。供應部門經辦人要按購貨合同規定的時間，組織交貨，驗收入庫，并在7日內報銷。如超過報銷期限，超期的款額按每天預付金額的千分之三收取資金占用費。財務部門對所發生的預付賬款，如有確鑿證據表明其不符合預付賬款的性質，或因供貨單位破產、撤消等已無望再收回所購貨物的，應將其轉入其他應收款。每年年終，要組織專人全面清查預付賬款，與對方核對清楚，并取得對方簽章，做到債權明確，賬實、賬賬相符。

　　5.建立會計人員培訓制度。會計人員要不斷接受繼續教育，熟練系統地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。

　　（二）建議財務負責人和內部審計部門定期檢查預付賬款的使用情況

　　1.對預付賬款進行分析性復核；對大額異常項目進行調查。

　　2.對期末預付賬款余額與上期期末余額進行比較，解釋其波動原因。

　　3.檢查預付賬款是否存在貸方余額；如有應查明原因，必要時重作分類調整。

　　4.檢查預付賬款長期掛賬的原因。注意結合應付賬款明細賬查核是否有重復付款或將同一筆已付清的賬款在應付賬款和預付賬款中同時掛賬的情況。

　　5.企業是否將正常的主營業務收入、其他業務收入、營業外收入記入預付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達到偷稅的目的；審閱預付賬款明細賬，從摘要、對應賬戶的記錄中發現線索，再進一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關資料。

　　6.企業是否利用預付賬款業務往來搭橋，為他人進行非法結算活動，以此獲取回扣或轉移資金，予以貪污、挪用及私設“小金庫”；審查預付賬款業務合同是否真實合法，有無以虛假或不合理合同串通作弊，虛列預付賬款。

　　7.是否利用預付賬款列支非法支出；查證預付賬款明細賬的賬齡長短及相關的憑證，如賬齡過長，則有利用“預付賬款”轉移資金或進行其他舞弊行為的可能。

　　8.對長期未收到貨物的預付賬款，可向供貨單位進行查詢。

　　綜上所述，對預付賬款正確使用和加強管理，可以將誤用或錯用預付賬款造成的損失及舞弊現象消滅在萌芽之中，為企業提供真實可靠的財務信息。