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淺談會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部機制
會計電算化的應用使會計人員擺脫了繁重的手工記賬、算賬、編制會計報表工作，取而代之的是快速、高效、準確的微機處理方式。這不僅大大提高了工作效率，節(jié)約了大量的人力、物力、時間，還增加了會計核算的準確性和可靠性，促進了財務管理水平的提高。但我們也應看到，會計電算化的應用也對會計的內(nèi)部控制工作提出了更高的要求，原有的手工會計核算方法下的內(nèi)部控制制度已失去作用，不能適應會計電算化的特殊需要。這就要求我們建立一整套電算化模式下的科學、可靠的內(nèi)部控制制度，保證會計信息真實、準確、完整以及數(shù)據(jù)資料的安全。加強會計電算化下企業(yè)的內(nèi)部控制，應從以下幾方面著手：
1．合理設置崗位，實行操作人員分級授權(quán)管理
目前，我們應根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務要求，調(diào)整現(xiàn)有崗位設置，將現(xiàn)有的財務負責人、主管會計、出納、稽核等崗位，調(diào)整為電算化主管、系統(tǒng)管理員、電腦操作員、系統(tǒng)維護員、電腦審核、會計檔案管理員等。在崗位設置的同時，應建立崗位責任制，明確職責，責任到人。在分工時，應做到相互牽制、相互制約，從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。應將數(shù)據(jù)維護管理崗位與審核崗位分設，系統(tǒng)操作崗位與系統(tǒng)檔案管理分設。另外，還應建立崗位輪換制。
對設置的各個崗位，我們還應建立權(quán)限控制制度，用密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作，防止財務機密外流，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準確、可靠。密碼應由電算化主管統(tǒng)一管理。
2．嚴格上機管理制度
會計電算化系統(tǒng)下，會計信息的安全尤為重要。因為儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至是不留痕跡的。目前，許多企業(yè)雖然有上機管理制度，但能嚴格執(zhí)行的不多，大多數(shù)流于形式，這就給會計數(shù)據(jù)安全種下了隱患。為了確保財務信息的安全、完整和保密，我們應認真對待上機管理制度，填寫上機操作記錄，注明上機人員姓名、上機時間、上機操作內(nèi)容、離機時間等。
3．會計數(shù)據(jù)的輸入控制
數(shù)據(jù)輸入的正確性和可靠性是保證會計信息準確的首要環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)任何細小的錯誤都會導致整個會計信息的不準確和失真。首先，應對進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)設置相應的審批制度；其次，應對較重要的數(shù)據(jù)設置各種密碼來控制輸入。如建立科目代碼與名稱參照；試算平衡控制，即每筆分錄和借貸方進行平衡檢查，防止輸入金額出錯；順序檢查法，即檢查記錄、憑證號碼有無遺漏或重復。
4．加強檔案管理
對會計電算化系統(tǒng)的有關(guān)資料應及時存檔，并對檔案定期進行備份。磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)應保持雙重備份。制訂檔案被破壞事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。
5．會計數(shù)據(jù)的輸出控制
目前，對會計數(shù)據(jù)的輸出大多未作設定，幾乎每個會計人員都可以打印輸出會計資料，而會計資料是一個企業(yè)的機密，任何疏漏都可能給企業(yè)帶來一定損失。為此，我們應采取相應措施，規(guī)定輸出權(quán)限，對輸出的打印資料和磁性資料均要登記名稱、份數(shù)、日期、送達部門等，從而達到限制輸出信息的目的。
對數(shù)據(jù)的輸出還應進行人工審核，以確保輸出會計資料的可靠、正確，并經(jīng)財務主管審批后方能報出。
6．提高軟件自身的控制功能
財務軟件應有防止重復操作、遺漏操作和錯誤操作的控制程序，并及時予以提示和制止。財務軟件的修改功能在方便使用的基礎上應加以限制，設定修改權(quán)限和修改痕跡控制。一是已復核憑證若需要修改，必須首先取消復核，然后修改，修改后再復核方可記賬。二是對已記賬憑證，不允許恢復記賬，必須作沖賬憑證，保留修改痕跡。三是對已記賬的憑證和賬簿，不提供修復功能。四是財務報表必須按系統(tǒng)定義的格式和數(shù)據(jù)來源格式自動生成，系統(tǒng)不提供修復功能。
1．合理設置崗位，實行操作人員分級授權(quán)管理
目前，我們應根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務要求，調(diào)整現(xiàn)有崗位設置，將現(xiàn)有的財務負責人、主管會計、出納、稽核等崗位，調(diào)整為電算化主管、系統(tǒng)管理員、電腦操作員、系統(tǒng)維護員、電腦審核、會計檔案管理員等。在崗位設置的同時，應建立崗位責任制，明確職責，責任到人。在分工時，應做到相互牽制、相互制約，從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。應將數(shù)據(jù)維護管理崗位與審核崗位分設，系統(tǒng)操作崗位與系統(tǒng)檔案管理分設。另外，還應建立崗位輪換制。
對設置的各個崗位，我們還應建立權(quán)限控制制度，用密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作，防止財務機密外流，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準確、可靠。密碼應由電算化主管統(tǒng)一管理。
2．嚴格上機管理制度
會計電算化系統(tǒng)下，會計信息的安全尤為重要。因為儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至是不留痕跡的。目前，許多企業(yè)雖然有上機管理制度，但能嚴格執(zhí)行的不多，大多數(shù)流于形式，這就給會計數(shù)據(jù)安全種下了隱患。為了確保財務信息的安全、完整和保密，我們應認真對待上機管理制度，填寫上機操作記錄，注明上機人員姓名、上機時間、上機操作內(nèi)容、離機時間等。
3．會計數(shù)據(jù)的輸入控制
數(shù)據(jù)輸入的正確性和可靠性是保證會計信息準確的首要環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)任何細小的錯誤都會導致整個會計信息的不準確和失真。首先，應對進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)設置相應的審批制度；其次，應對較重要的數(shù)據(jù)設置各種密碼來控制輸入。如建立科目代碼與名稱參照；試算平衡控制，即每筆分錄和借貸方進行平衡檢查，防止輸入金額出錯；順序檢查法，即檢查記錄、憑證號碼有無遺漏或重復。
4．加強檔案管理
對會計電算化系統(tǒng)的有關(guān)資料應及時存檔，并對檔案定期進行備份。磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)應保持雙重備份。制訂檔案被破壞事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。
5．會計數(shù)據(jù)的輸出控制
目前，對會計數(shù)據(jù)的輸出大多未作設定，幾乎每個會計人員都可以打印輸出會計資料，而會計資料是一個企業(yè)的機密，任何疏漏都可能給企業(yè)帶來一定損失。為此，我們應采取相應措施，規(guī)定輸出權(quán)限，對輸出的打印資料和磁性資料均要登記名稱、份數(shù)、日期、送達部門等，從而達到限制輸出信息的目的。
對數(shù)據(jù)的輸出還應進行人工審核，以確保輸出會計資料的可靠、正確，并經(jīng)財務主管審批后方能報出。
6．提高軟件自身的控制功能
財務軟件應有防止重復操作、遺漏操作和錯誤操作的控制程序，并及時予以提示和制止。財務軟件的修改功能在方便使用的基礎上應加以限制，設定修改權(quán)限和修改痕跡控制。一是已復核憑證若需要修改，必須首先取消復核，然后修改，修改后再復核方可記賬。二是對已記賬憑證，不允許恢復記賬，必須作沖賬憑證，保留修改痕跡。三是對已記賬的憑證和賬簿，不提供修復功能。四是財務報表必須按系統(tǒng)定義的格式和數(shù)據(jù)來源格式自動生成，系統(tǒng)不提供修復功能。
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