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內部控制的控制方法實質上就是內部控制的機制,是指為將經濟活動風險控制在可承諾的范圍之內,根據內部控制的原理,并結合風險評估的結果,針對風險點選擇的措施和程序。
第1種方法:不相容崗位相互分離
主要包括:一是合理設置內部控制關鍵崗位;二是明確劃分職責權限;三是實施相應的分離措施;四是形成相互制約、相互監督的工作機制。
經濟活動的關鍵崗位:事項申請、內部審核審批、業務執行、信息記錄、內部監督。
通常有6大類主要的不相容職務:
(1)授權進行某項經濟業務和執行該項業務的職務要分離;
(2)執行某些經濟業務和審核這些經濟業務的職務要分離;
(3)執行某項經濟業務和記錄該項業務的職務要分離;
(4)保管某些財產物資和對其進行記錄的職務要分離;
(5)保管某些財產物資和使用這些財產物資的職務要分離;
(6)執行某項經濟業務與監督這些經濟業務的職務要分離。
第2種方法:內部授權審批控制
授權控制的范圍通常包括:
①單位所有人員不經合法授權,不能行使相應權力,這是最起碼的要求;不經合法授權,任何人不能審批;有權授權的人則應在規定的權限范圍內行事,不得越權授權。
②單位的所有業務不經授權不能執行。
③單位業務一經授權必須予以執行。
實施審批控制措施時應遵循以下原則:
(1)全面控制和重點控制相結合的原則
(2)事前審批和事后審批相結合的原則
(3)相互牽制的原則
(4)程序定位的原則
第3種方法:歸口管理
歸口管理是指行政事業單位按照管控事項的性質和管理要求,結合單位職責、組織機構和崗位設置,在不相容崗位相互分離和內部授權審批控制的前提下,明確單位內部各項業務的歸口管理責任單位的控制方法。
歸口管理要求:
一是根據本單位實際情況。
二是按照權責對等原則。
三是采取成立聯合工作小組并確定牽頭部門或牽頭人員等方式。
四是對有關經濟活動實行統一管理。
第4種方法:預算控制
預算管理中應當注意的問題:
包括在預算編制過程中單位內部各部門間溝通協調是否充分,預算編制與資產配置是否相結合、與具體工作是否相對應;是否按照批復的額度和開支范圍執行預算,進度是否合理,是否存在無預算、超預算支出等問題;決算編報是否真實、完整、準確、及時。
第5種方法:財產保護控制
建立資產日常管理制度和定期清查機制,采取資產記錄、實物保管、定期盤點、賬實核對等措施,確保資產安全完整。
資產日常管理制度包括資產記錄、實物保管和處置報批等。
資產定期清查機制包括定期盤點和賬實核對。
第6種方法:會計控制
建立健全本單位財會管理制度,加強會計機構建設,提高會計人員業務水平,強化會計人員崗位責任制,規范會計基礎工作,加強會計檔案管理,明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告處理程序。
會計控制要求提升財會人員職業能力,從財務會計向管理會計延伸,充分利用會計信息進行財務分析、預測,為單位領導班子管理決策提供真實準確的依據,成為單位重要的管理崗位和管理者。
第7種方法:單據控制
要求單位根據國家有關規定和單位的經濟活動業務流程,在內部管理制度中明確界定各項經濟活動所涉及的表單和票據,要求相關工作人員按照規定填制、審核、歸檔、保管單據。
表單和票據是行政事業單位發生經濟行為的“留印”和“有痕”,那個反映單位經濟活動是否合法、合規、真實。
表單通常是指單位發生經濟行為所涉及的內部憑證。
票據通常是指單位經濟行為在報銷環節使用的外部憑證,證實經濟事項的真實性。
第8種方法:信息內部公開
信息內部公開,是指對某些與經濟活動相關的信息,在單位內部一定范圍內,按照既定方法和程序進行公開,從而達到加強內部監督,促進部門間溝通協調以及督促相關部門自覺提升工作效率的有效方法。
內部控制要求進一步提高信息公開的主動性、自覺性和規范性,做到主體明確、程序規范、方式靈活、反饋順暢、回應及時。
各單位建立健全經濟活動相關信息內部公開制度,根據國家有關規定和單位的實際情況,確定信息內部公開的內容、范圍、方式和程序。
信息內部公開可以增強內部監督效果,增加管理工作的透明度,吸引全體人員參與內部控制的積極性,起到促進單位內部制衡有效的目的。
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