李老師教你Excel處理科學、快捷、高效必備絕招

來源: 正保會計網校編輯： 2015/10/14 09:10:33　　字體：大小

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在工作中，Excel是財務人員必備的工作工具。但是真正能用好Excel進行正常操作也并不是那么簡單的事。有些財務人員由于Excel知識缺乏，遇到問題只有使用笨辦法來解決，久而久之，養成了不好的操作習慣，而這些習慣甚至又進一步給數據處理造成了障礙。

要知道，數字有時只是一種手段，獨立的數字常常沒有任何意義，數字的背后，才是財務的真相。如何將這些真相抽絲剝繭展現在報表使用者的面前，是財務人員應該掌握的技能，而數字真相最直觀的展現方法是圖表。

將財務數據變成可視化的信息、制作正確美觀財務表格，是每一個財務人員的必修課。

下面分享幾個實務專家李廣老師講授的經典案例，李老師不僅是財稅信息化方面的高手，在財稅實務方面也很資深。相信通過李老師的點撥，可以讓你的世界里從此再也沒有難做的Excel，讓原本10小時才能完成的工作只需幾十分鐘就可以搞定。

【案例1】理清數據的來龍去脈，讓財務報表“聯動”起來？

在Excel報表和數據處理分析過程中，理清數據的來龍去脈，能夠高效進行數據統計分析，并在短時間內全面掌握企業經營狀況具有非常有效的現實意義。

報表的“聯動”，準確來說，包括兩部分的內容：

1、通過超鏈接，能夠快速閱讀和分析相關數據

通過在報表中建立超鏈接，可以將重要數據的相關信息自由銜接起來——比如，我們在進行總表進行分析的時候，通過超鏈接，可以快速閱讀明細表相關數據。

解決方法：建立超鏈接的方法，按照我課程教學過程中的方法，“選中它，點右鍵”，即可在超鏈接屬性中自由設置報表的指向，可以指向一個新的工作簿或者工作表；也可以指向本文檔中不同的報表和單元格；還可以指向一個網頁或者郵箱。

2、通過跨報表引用，可以讓參與運算的數據建立勾稽關系

利用Excel的跨報表引用，可以在不同工作表和工作簿之間建議數據勾稽關系，從而實現數據的“聯動”——比如利用公式，讓本月期初數據引用上月期末數據。一旦前期的數據發生變化，后面所有相關數據自動發生變化，而不用逐一進行調整和修改，從而大大減輕財務人員的工作量。

解決方法：選中期末數據所在單元格，在編輯欄中輸入公式，通過切換報表，引用相關單元格并進行計算（例如使其等于上期期初數據），需要注意的是引用過程中盡量用鼠標引用，而不要通過鍵盤鍵入工作簿、工作表以及單元格名稱。

注意，利用快捷鍵“Ctrl+`”可以很清晰地參看報表中公式內容，再按一次“Ctrl+`”又恢復成正常狀態了。

【案例2】如何改變EXCEL報表中數據顯示方式？例如把阿拉伯數字轉換成中文大寫？如何在金額數字前面插入歐元符號€?

1）利用單元格格式設置，可以靈活改變數據顯示方式，例如將數字轉化為中文大寫，或者為數據設置固定的格式。

2）利用單元格格式設置，將單元格設置為會計專用，下拉菜單，選擇貨幣為歐元區，歐元貨幣符號就插入到數據前面了。

解決方法：選中單元格，點右鍵，設置單元格格式中的數據分類為“特殊”，可以靈活地將阿拉伯數字轉化為中文大寫或者中文小寫的數字。

如果設置數據分類為“會計專用”，貨幣符號（國家/地區）設置為“€ Eero”即可在數據前面顯示歐元符號。

【案例3】小規模納稅人購置開票系統升級版的稅控設備，是否可以全額抵減增值稅？小規模納稅人支付稅控系統的技術維護費，取得發票為普通發票，是否可以全額抵減增增值稅？

答：根據《財政部國家稅務總局關于增值稅稅控系統專用設備和技術維護費用抵減增值稅稅額有關政策的通知》（財稅〔2012〕15號）規定，增值稅納稅人2011年12月1日以后初次購買增值稅稅控系統專用設備（包括分開票機）支付的費用，可憑購買增值稅稅控系統專用設備取得的增值稅專用發票，在增值稅應納稅額中全額抵減（抵減額為價稅合計額），不足抵減的可結轉下期繼續抵減。

小規模納稅人購置升級版的稅控設備，必須取得增值稅專用發票，才可以全額抵減增值稅；取得增值稅普通發票不可以抵減。小規模納稅人支付稅控系統的技術維護費，取得發票為普通發票，可以全額抵減增增值稅。

【具體實操處理注意事項】