每個人都有這樣的愿望：一天中能多出幾個小時。可惜這只是天方夜譚。但如果你能騰出很大一部分時間，例如集中一天20%的上班時間做最重要的工作，結果將如何？過去3年間，我們一直在研究提高腦力勞動者工作效率的方法，結果發現答案異常簡單：避免次要的工作或將其分配給他人，代之以增值性任務。我們的研究發現，腦力勞動者在不必要的任務上耗費了大量時間，平均費時41%，這些任務幾乎不能帶來個人成就感，而且換作他人也能完全勝任。

既然如此，人們為什么依然樂此不疲？因為減輕自己的工作量，說比做容易。我們都有一種與生俱來的本能，放不下那些讓我們感覺忙碌并因而帶來成就感的工作。與此相對，我們的老板總在不斷努力用更少的人做更多的事，只要在我們能接受的范圍內，他們會盡可能讓我們承擔更多責任。

但我們相信，這可以改變。腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率：主動思考時間管理；找出對自己和組織最重要的工作；放下或創造性地外包剩下的工作。我們對來自不同公司的15位管理者使用了這個干預方法，結果發現，他們花在低價值工作上的時間出現顯著降低：在一周內，他們的案頭工作時間平均減少6小時，會議時間平均減少2小時。例如，作為斯堪的納維亞地區IF保險公司的經理，洛塔·萊蒂寧（Lotta Laitinen）為了獲得更多時間支持她所在的團隊，丟掉了開會的習慣和很多行政性任務，結果在3周時間內，洛塔的團隊銷售額增長了5%。

在我們的研究中，盡管不是所有人都能取得這樣的成功，但結果仍超出我們預料。僅僅讓腦力勞動者反思并重新平衡手頭工作，我們就能幫助他們騰出近五分之一的時間，這相當于每周多出了一個完整的工作日，這些省出的時間可以被用于完成更重要的任務。

五步流程

我們設計的流程借用了經典的進度控制練習（開始、暫停和繼續），幫助你在每日的工作安排中做出步伐雖小但作用重要的改變。我們對前述的15位管理者使用了這個練習，效果顯著。

1、找出低價值任務

通過我們的自我評估工具，在你每天的工作中找出：（一）對你或公司不太重要的工作；（二）相對容易放棄、委派或外包的工作。我們的研究發現，腦力勞動者至少有四分之一的工作同時屬于以上兩種類型，所以你應該努力在每周中找出十小時此類工作。我們的研究參與者都準確找出了一系列不太重要的工作。

2、審視工作內容

你可以將低價值任務歸成三類：速斃類（可以立即放手并且不會帶來負面效果的任務）；可卸載類（無需費神就能下達給他人的任務）和需重新規劃類（需要進行架構重組或大變更的任務）。我們的研究參與者發現，這個方法使他們不得不仔細反思自己對組織的真正貢獻。“我會退一步問自己當初是不是應該接手這個任務？能不能把它交給下屬？下屬能否勝任？”來自法國巴黎銀行（BNP Paribas）的管理者約翰·巴爾謝查（Johann Barchechath）說道：“這樣我能分辨出哪些工作對銀行或對我而言有價值，哪些工作我們壓根不應該勞神。”另外一位參與者說：“我發現自己應該做出的一個重大改變就是早早地拒絕低價值任務，從頭就不參與其中。”

3、卸下包袱

很多參與者對我們表示，將工作委派他人一開始往往最難，但最終效果卻很好。一位參與者說，他總在不斷擔心交出去的工作結果會怎樣，另一位則說他的問題是總忘記“督促、鼓勵和跟蹤”。巴爾謝查說：“我發現委托工作在時間上很有藝術性，人們有時可能會過早地轉交他們的工作。”

大部分參與者最終都克服了這些障礙。在他們將2%-20%的工作委派他人后，團隊和個人成績未見任何下滑。“我一開始高估了下屬的能力，但慢慢地，進展就變得越來越順利，即使任務只完成了一部分也能讓我非常振奮。”巴爾謝查說。這樣做的額外好處是級別較低的員工能獲得更多的參與機會。樊尚·布萊恩特決定將一些任務交給一位在線個人秘書，他說雖然一開始很擔心對方不能勝任，但“結果完美無瑕”。

4、規劃省出的時間

這樣做是為了保證你做事迅速而且成效突出。因此，接下來你需要找出能夠最大程度優化省出時間的方法。寫下兩到三件你應做但未做的事，記到本子上并評估你在時間利用上是否能更高效。我們的一些研究參與者可以提前下班，享受與家人的相聚時光。這能讓他們變得更快樂，因此可提高他們第二天的工作效率。不幸的是，另一些參與者表示，他們省出的時間很快就被一些意外情況侵占：“我在清收件箱，手忙腳亂。”

但超過半數的人都把省出的時間用在了更有意義的工作上。“對我來說，最大的收獲是發現了那些自己本來沒時間做的重要事情，”庫馬爾說，“我不再把時間花在項目計劃工具上，而是集中注意力做戰略性工作，例如做產品規劃圖。”

5、堅持計劃

雖然我們提出的計劃是一個完全自我指導的過程，但把它分享給你的老板、同事或導師同樣非常重要。你應該告訴他們你放棄了哪些任務和放棄的原因，同時，隔幾周時間便與他們分享你的收獲。如果不這么做，你很容易倒退到最初的狀態，重犯以前的壞習慣。我們的很多研究參與者都發現他們的管理者非常支持自己。萊蒂寧的老板霍坎·約翰松（Hakan Johansson）向她建議工作的下達對象。另外一些參與者發現，只將承諾說出來就有助于他們踐行這些承諾。

改變非易事

我們提出的這個干預方法基本不需要付出任何努力或依靠管理層指令，就可以很大地提高腦力勞動者的工作效率。當然，這種改變并非易事。但所有參與者都認為這種練習是一種有效的“強制機制”，幫助他們成為更迅速、更高效、更投入的員工和管理者。

你不需要對組織、工作流程或商業模式做出任何改變和改革，也能成為像他們一樣的人。你惟一要做的就是提出正確的問題，并用行動做出正確的回答。畢竟，作為一名腦力勞動者，頭腦判斷力不正是你的強項嗎？