本規則參照GB1.1一87《標準化工作導則　標準編寫的基本規定》結合我部檔案管理規范編寫的實際情況制定的。

　　1　主題內容與適用范圍

　　本規則規定了檔案管理規范編寫的基本要求、規則的構成、 條文的編排。

　　本規則適用于編寫機械行業、企業、事業單位的檔案管理規范。

　　2　引用標準

　　GB1.1《標準化工作導則　標準編寫的基本規定》

　　3　檔案管理規范編寫的基本要求

　　3.1　貫徹國家有關政策，法令和法規，與同級有關標準相協調， 下級標準不得與上級標準相抵觸。

　　3.2　規范的文字表達應準確、簡明、易懂、邏輯嚴謹， 避免產生不易理解或不同理解的可能性。標準的圖樣、表格、 數值和其他管理內容應正確無誤。

　　3.3　規范中的術語、符號、代號應統一，并與其他的有關標準一致。同一術語應表達同一概念，同一概念應采用同一術語來表達。 類似部分應采用相同的表達形式與措詞。

　　4　檔案管理規范的構成

　　檔案管理規范的一般構成和編寫順序如下：

　　上述構成部分不是任何一項檔案管理規范都需要全部包括的。 一項檔案管理規范究竟應包括其中的哪些部分，可根據實際情況確定。

　　5　概述部分

　　5.1　封面與首頁

　　規范的封面、首頁及內頁應符合GB1.2的規定， 當規范的印刷為合訂本時、可設封面。

　　5.2　目次

　　5.2.1　當規范的內容較長、結構復雜、條文較多（一般印刷在15頁以上）時應編寫目次。

　　5.2.2　目次的內容包括篇、章和附錄的編號、標題以及所在頁碼。標題及頁碼之間用符號“……連接。

　　5.2.3　目次中所引標準正文標題的頁碼應加圓括號。目次應另編頁碼，不與規范正文的頁碼連續。

　　5.3.1　規范名稱應簡短明確地反映規范化對象或規范的主題。必要時，應在規范化對象前加說明部分以明確其他相類似標準的區別。

　　例：科學技術檔案案卷構成的一般要求

　　（說明部分）

　　5.3.2　規范名稱一般由規范化對象的名稱和所規定的管理特征兩部分組成，如果兩部分連起來不通順，可在兩者之間留一字的位置，不用破折號，在封面和首頁可寫成兩行。

　　例：標準化工作導則　標準編寫的基本規定

　　5.3.3　規范化對象的名稱過長時，在規范正文的敘述中可用簡稱，但在第一次出現全稱時用括號加以說明。

　　例：《工業企業檔案分類試行規則》（以下簡稱“規則”）。

　　5.4　引言

　　引言一般不寫標題，也不編號。其內容包括：制定規范的依據，目的，執行本規范的原則和需要在引言中表述的其他內容。 如這些內容不需說明時，引言可省略。

　　6　正文部分

　　6.1　主題內容與適用范圍

　　6.1.1　主題內容

　　簡明說明規范的主要內容（一般在50字以下）

　　一般采用下列典型用語：

　　“本規范規定了……。”

　　6.1.2　適用范圍

　　主要規定了規范適用范圍或應用領域，必要時， 還應明確寫出不適用范圍或領域。

　　“本規范適用于……。”

　　“本規范適用于……，……可參照使用。”

　　“本規范適用于……也適用于……。”

　　“本規范不適用于……。”

　　6.2　引用標準與法規文件

　　說明檔案管理規范中直接引用和必須配合使用的標準。 應寫明標準號和名稱，必須遵照的法規文件應寫明發文機關、發文字號及題名。

　　6.3　術語、符號、代號

　　管理規范中使用的術語、符號、代號， 必要時應同時寫明其定義或說明。

　　6.4　管理規范內容

　　6.4.1　管理規范的內容，應根據各類檔案管理規范對象的特點和需要進行編寫。

　　6.4.2　應明確規定該規范涉及的管理職能及業務范圍，寫明所管理的事項由哪些部門主管，其他部門或基層單位應負責哪些工作。

　　6.4.3　應明確檔案管理工作的數量、質量、期限、程序、方法的要求以及有關責任單位的協作方式和互相制約的關系、制約方式， 工作中遇有矛盾的處理方式等。需要信息管理反饋時，應規定信息反饋的渠道、 內容、方式和處理程序。

　　6.5　檢查與考核

　　規定有關部門完成的期限、數量和質量檢查與考核的方法。

　　7　補充部分

　　7.1　附錄

　　7.1.1　根據實際需要編制檔案管理規范附錄。附錄分為“補充件”和“參考件”兩種，按補充件在前，參考件在后順序編排， 并分別在目次中、條文中和附錄標題下方寫明。

　　7.1.2　“補充件”附錄，主要是指對管理標準內容所作的補充，相當于管理內容的一個組成部分。能直接寫入正文的盡量不編寫附錄。

　　7.1.3　“參考件”附錄，主要是幫助理解管理規范的內容。以便正確掌握和使用規范。

　　“參考件”附錄。主要內容包括：

　　A.規范中重要規定的依據和有關問題的系統介紹；

　　B.規范中有關條文的參考性資料或推薦性方法；

　　C.正確使用規范的說明等。

　　7.2　附加說明

　　“附加說明”分段寫在規范終結線的下面。主要內容如下：

　　本規范由××單位提出。

　　本規范主要起草人或單位。

　　本規范由××單位負責解釋。

　　8　檔案管理規范條文的編排及編號

　　8.1　檔案管理規范按其內容分為若干章。第一層次為章， 以下層次統為條。層次劃分一般不超過四節。

　　8.2　章。條層次的編號方法采用阿拉伯數字， 每兩個層次之間加圓點。圓點加在數字右下角，編號方法加附錄一（補充件）所示。

　　8.3　章，條的編號應左起頂格書寫。有標題時， 在編號后空一十字的位置再寫標題，另起一行寫具體內容。無標題時， 在編號之后空一個字的位置再寫具體內容。

　　8.4　標準條文的編排及編號格式如附冊二（補充件）所示。

　　9　終結線

　　在附加說明前，版面的中間劃一條粗實線作為終結線。 其長度約為版面寬度的1／4.

　　附錄一　檔案管理規范層次編號示例（補充件）

　　注：1.引言部分可有可無。2.當規范不設篇時，去掉篇的編號，即為不設篇的規范的層次編號。

　　附錄二　檔案管理規范條文排列格式示例

　　（補充件）