在現代社會,除了志愿者義務勞動等“義舉”之外,已經鮮有不涉及現金支出、不涉及價值轉移的事件了,這是“貨幣計量”取得寬廣覆蓋面的基礎;而且,會計信息元所表達的單個事件,并不是孤立存在的。從更寬泛的視野看,所有事件都是企業這一主體的組成部分,都服從和服務于同一主體,相互間因而先驗地存在著復雜難解的邏輯關系。在緊密型、半緊密型和松散型等各種關系的基礎上,事件的n維特征空間也必然重疊交叉,如果設想一個更廣闊、包容了所有會計信息元的特征空間,我們稱之為企業事件集合的“特征空間”,在這樣的概念基礎上,也許更有助于深化對會計的理解。
但是,從務實的角度,“事件與事件之間的邏輯關系”對會計的意義何在?會計又是如何表現與處理“事件與事件之間的邏輯關系”的?
回顧我們在財務會計領域的分析,會計是圍繞著預定的“數據規范”來處理業務的,這個“數據規范”代表預定的數據采集規范、預定的數據處理規范和預定的數據輸出規范,整個IPO(Input-Process-Output)變換過程都是由它決定的。但是嚴格地說,會計分錄的“借什么,貸什么”并不是可以主觀決定的,而是取決于它所反映的業務事件,是“再現”或“服從”業務事件的邏輯關系。
有助于我們直觀理解的是,財務會計的賬戶體系就是一個預定的數據框架,在開始賬務處理前,必須先開設好相關賬戶和賬頁。總分類賬戶之間的關系正是在很大程度上反映了一類事件與另一類事件之間的關系。每當出現新的業務類型,沒有對應賬戶可以容納它時,首先要擴充賬戶體系,其次才能處理;經過會計處理,所有的業務都在相應的賬戶中找到歸宿。在輸出階段,這個賬戶體系又保證了兩大報表編制和明細分類賬輸出信息的完整,所以它是“預定”的。
當然,財務會計的賬戶體系只是“數據規范”的一小部分!皵祿幏丁笔菚嬓畔⑾到y內在的、起主導作用的“靈魂”,是難以通過一次性的定義綜合表述出來的。一般是在過程中,我們借助于“在必要時補充必要信息”來完成的,因為就某一項具體的業務處理而言,會計專業人士都能明確表達要用到什么數據、如何處理這些數據、最后能得到什么數據,卻也并非深不可測。如何讓計算機自動進行成本核算,是一個典型的例子。
會計上是以賬戶(包括明細賬戶)來代表成本歸集核算環節的,不管是過渡性環節(基本生產、輔助生產、制造費用和自制半成品),還是最終的承受環節(產成品)都是如此。這個特點使成本核算過程表現為:金額順著預定的方向,連續地在賬戶與賬戶之間“匯總、分配、再匯總、再分配”,整個過程轉化為沒有實質性差別的“從賬戶到賬戶的數據流轉”。而計算機只要求指示“怎么做”,無須對它說明“為什么”,人們只要直接描述流轉規律,達到足夠清晰的程度就可以了。例如,先建立“分配順序表”,如表1.
表1 分配順序表
流水號 | 待分配賬戶 | 月末盤存表名 | 分配標準表名 | 摘要內容 | |
1.“流水號”欄。首先以流水號表達賬戶之間的分配順序,計算機便能按流水號逐一執行。企業生產經營先驗地決定了成本費用賬戶中,哪些賬戶要先行對外分配;哪些賬戶要先承受其他賬戶轉來的成本,歸集后再對外分配。例如,處于上游的工序歸集的費用,要向處于下游的工序分配,而不是相反;
2.“待分配賬戶”欄。計算機可以據此自動匯總該賬戶上已歸集的分配前余額;
3.“月末盤存表名”欄。計算機可以調出與當前待分配賬戶對應的月末盤存表,據此確定待分配賬戶所歸集的金額中“自留”的份額,即“在產品”期末余額是多少。
4.“分配標準表名”。計算機可以調出與當前待分配賬戶對應的分配標準表。通過查表可知應承受分配額的賬戶有哪些,并計算各應承受多少。
5.“摘要內容”欄。事先指定自動生成的記賬憑證上,摘要應填寫什么內容。
其中,月末在產品盤存和本月各類流量轉移分配表,可以由計量中心等提供電子數據,也可以手工錄入。在上述數據準備完整的前提下(當然還有些略而未談的細節),計算機不斷地解析“分配順序表”上的信息,就有可能像一個人獨自完成核算任務那樣順序地進行,直至算出產成品成本并結轉進倉為止。有必要強調指出,我們在填寫“分配順序表”時,其實是在描述或補足事件與事件之間先驗的邏輯關系。所謂分配順序、流量與存量的分割、待分配賬戶(貸方)與承受賬戶(借方)的關系等,都是在補充信息。
現金流量表也是通過對原有賬戶的進一步劃分,補充必要的信息。
在編制現金流量表之前,要通過賬戶對照表形式,把所有賬戶劃分為:現金類、雙重性、經營性、非經營性四種類型。見圖1.
其中,第一個層次“現金類/非現金類”的劃分用于為編制現金流量表的“直接法”做準備,通過使非現金賬戶與直接法項目建立對照關系,可用于三大類現金流量的分析和統計。
第二個層次“經營性/雙重性/非經營性”的劃分則用于為編制現金流量表的“間接法”做準備,在計算機自動篩選出“經營性”與“非經營性”賬戶共存的記賬憑證后,建立“取數標志賬戶”與“間接法項目”之間的對照表,便可以從記賬憑證中篩選出用于間接法編表的數據。
從上述“成本自動核算”和“現金流量表自動編制”的設計思路,可以得到這樣的印證和啟示:
1.傳統會計循環和成本核算已經處理了龐大的業務,理清了各種數量關系,只要如實地記錄處理過程并有序地組織相關數據,即可作為一體化會計信息系統的主要數據源,可稱之為“財務會計主通道”。
2.在必要時,根據特定的決策模型要求,可以將記賬憑證記錄做某些“轉換”,得到我們想要的特定信息。例如,以“對照表方式”將代表事件的會計賬戶與其他要素形成對應關系,可以描述或補足事件與事件之間的邏輯關系。用IT術語來說,對照表起到了“數據接口”的作用,使我們得以將“財務會計主通道”上已經采集和處理的數據,以備份形式引出來,進入其他數據處理通道,隨心所欲地“加工、改制和延伸”,另作它用。
而管理會計要落地生根,提升到實用化的境界,亟需補強的正是豐富的數據源和多樣化的處理能力。有鑒于此,一體化會計系統的結構應當是“多維度多通道”的軟件平臺。首要的是“財務會計主通道”,通過明細級記賬憑證輸入,既采集對外報告所需的全部數據,也附帶采集內部管理所需的常規性數據;其次,在主通道數據不足時,可直接從業務處理系統采集必要的信息。而后,以主通道上的數據為主要源頭,開設容納不同數據模型的通道,以事件之間的邏輯聯系為依據,借助于數據接口,在不同通道中構建各類模型,做“量體裁衣”式的個性化處理,滿足管理會計各類決策模型的多維度核算需求。
這牽涉到會計系統的數據組織與數據集成的設計。整體性的系統架構設計,要有一個能夠容納不同數據處理流程、應變性強的軟件平臺。從技術上說,在會計子系統與綜合業務子系統之間,軟件平臺應能直接調用和處理特定的原始業務數據;在會計系統內部各個通道之間,軟件平臺應能收放自如地在各通道之間傳遞或轉換成特定的數據。高度的數據共享,使系統的智能化程度和效率達到最高。
綜上所述,財務會計與管理會計“二位一體,同源分流”,但以“財務會計主通道”為主要的信息采集和處理源頭,管理會計重在發散性增值設計的“多維度多通道”軟件平臺結構,以適合管理會計“不同的成本收入概念適用于不同目的”的進化框架,應當是AIS設計開發的重要發展方向。