內部控制在企業經營過程中起著預防、保證和跟蹤監督等作用,對企業的持續穩定發展至關重要。尤其是我國加入世貿組織后,企業要參與國內與國際兩個市場的激烈競爭,生存壓力、經營風險和財務風險加大,這在客觀上對企業強化內部控制、重視風險管理提出了迫切的要求。
但是企業在制定和執行內部控制制度的過程中,也會遇到一些問題,阻礙企業內部控制體系的順利實施,具體表現為:
1.企業的一些經營部門和業務人員在認識上存在誤區。認為內部會計控制僅僅是對企業財務工作的控制,日常的經營活動無需內部控制制度的參與,內部控制的各種手續只會降低辦事效率。因此在具體的經營活動中,部分業務人員無視內部控制制度的存在,或對之有抵觸情緒,給企業的發展帶來隱患。
2.在一些企業中,內部控制不能與業務活動同步進行。從一開始就未介入業務經營,既沒有事前的評估,也沒有事中的跟蹤與控制,僅僅停留在事后的會計核算和分析,內部控制制度的作用沒有完全發揮。
3.面對競爭激烈的國際國內市場,企業要生存,就不能固守傳統的業務模式,必然采取靈活多樣的貿易種類和形式,如進出口一般貿易、對外加工貿易、國內貿易、倉儲、物流等;而支付方式也越來越趨于靈活。以出口業務為例,貨款的支付方式已從傳統的以信用證方式為主演變到以信用證、托收、賒銷并用的格局,而且賒銷的比例有不斷上升之勢。如果此時內部控制不能及時改進、配套和完善,勢必制約企業的業務拓展,更談不上為企業發展保駕護航。
鑒于上述問題,筆者通過總結在本企業實踐所得到的經驗和教訓,認為企業只有建立全方位、動態的內部控制體系,才能使企業的內部控制行之有效,真正落到實處。其具體體現在以下幾個方面:
首先,全方位的企業內部控制體系應體現在與公司治理結構和機制的相互融合上,必須與企業的組織機構相適應。處于公司治理結構不同層面的管理者和員工,都有自己在企業內部控制體系中相對應的權利、責任和義務,企業內部控制體系涉及到公司的每一位員工,每一個崗位,具有廣泛的約束力,沒有人可以凌駕于企業內部管理制度之上。
全方位的企業內部控制體系,應當覆蓋公司所有的部門和下屬獨立核算單位。隨著企業經營規模的擴大,企業的許多部門已分化為一個個在核算上相對獨立的戰略事業單位,如筆者所在企業就包括進口事業部、出口事業部、市場部、大型倉庫等部門,但其使用的資產和資源是屬于企業的,因此為了保證資產和資源的安全,企業必須制定全面的內部控制體系來加強對各個部門的管理和控制,堅決不留“控制真空”。
其次,行之有效的內部控制體系的建立,應當基于企業的業務流程,即自始自終參與業務活動的管理與控制,要建立從事前、事中到事后的全程控制機制,將風險控制和企業信用管理置于重要地位。
在業務的初始階段,應當通過內部控制體系對該業務進行風險評估,在風險評估的基礎上分析業務的可行性。如在出口業務初期,應當通過銀行和信用保險公司對客戶進行資信調查,在其資信情況良好的前提下,賦予其一定的信用額度。
在業務的具體執行階段,應當通過內部控制體系對業務進度包括采購、加工、銷售、運輸、結算等各環節進行實時跟蹤監督和風險防范,確保企業資產和資金安全。
在業務的結束階段,應當通過內部控制體系對業務及時進行核算,對逾期應收賬款積極督促業務人員追討或向信用保險公司索賠。
行之有效的企業內部控制體系不應是一成不變的,而是能夠適應業務發展的需要。當今國內外市場瞬息萬變,競爭日益激烈,為了在市場上立足,確保市場份額,企業勢必要采取各種靈活多樣的貿易形式,走多元化的發展道路。因此,企業的內部控制制度要針對新增加的業務門類不斷進行改進、充實和完善。企業的內部控制體系只有隨著業務發展需要不斷持續改進,才能夠促進企業的發展,得到業務人員的歡迎。
再好的企業內部控制制度,最終要靠人來執行,因此構建行之有效的企業內部控制體系應當重視人的因素,也就是要對企業的員工進行宣傳、引導和灌輸,使大家正確認識企業實施內部控制的必要性和重要性,走出認識上的誤區。
在對員工進行有關培訓和宣傳時,尤其要引導大家正確認識內部控制與效率的關系。現在人們普遍關心交易的結果,很少關心交易的過程,關心交易手段的正當性,認為只要能夠給企業帶來巨大收益,即使采取了一些不合程序的手段,也往往能夠獲得諒解。而內部控制是要按程序辦事的,需要一定的時間。表面上看似乎內部控制造成了“效率的降低”,但是企業應當站在戰略高度上考量。我們不難得出這樣的結論:有效的內部控制能保證業務進展的合理性、正當性,避免失誤,從系統上真正提高效率,是一種長期的效應;如果以內部控制延誤時間降低效率為借口,躲避控制,往往會違反程序操作,而采用“靈活”的手段處理業務,短時間也許可以取得表面上的便捷,但若由此發展而失去控制,給企業造成的損失將是難以估量的。
構建有效的內部管理體系,應當與企業的人力資源管理有機結合,建立相關的獎懲制度。對員工執行內部控制制度的情況定期進行考核,執行情況好的予以激勵,執行情況差的予以鞭策,以確保企業對有關規章制度的執行力。
綜上所述,在實施企業內部控制時,我們應當充分重視人的因素,以人為本;同時將所有的部門和人員都納入到企業內部控制體系中,各司其職、互相監督;致力于構建基于企業業務流程的全程控制體系;注重對內部控制制度進行動態持續改進。只有這樣,企業的內部控制體系才能發揮其應有的作用。