——對汽車運輸企業信息化建設的思考

　　［摘  要］本文通過對一個信息化系統開發過程的體會，結合工作中的實際狀況出發，針對信息化認識的誤區和建設中存在的問題，對信息化管理提出相關的見解，以期提升信息化建設和管理的水平，充分發揮信息化管理的作用。

　　［關鍵詞］信息化  管理  建設  認識  作用

　　由河南省交通會計學會立項，與原鄭州客運總公司（2004年歸并鄭州交通運輸集團）共同開發的《汽車運輸企業信息化管理系統》于2003年10月經河南省交通廳科技處通過鑒定，2004年1月，該系統又獲得河南省科學技術廳頒發的科學技術成果證書。

　　然而，這項科技成果被認定之后便束之高閣，就連協作方——軟件的具體開發單位鄭州客運總公司都沒有使用。

　　筆者作為該成果的立項和開發人之一，對此深有感觸，故將該成果的開發過程以本人的體會作一探討進而談一些對信息化建設的認識，以期在企業信息化建設中有所借鑒，少走彎路，健康發展。

　　一、立項的初衷和開發內容

　　1999年，河南省交通會計學會通過調研敏銳地意識到，盡管一些企業開展了會計電算化，但在全國尚無一家運輸企業實現全面的信息化管理，并且也沒有這方面的系統管理軟件。開發適用于汽車運輸企業的計算機網絡信息系統，能夠幫助企業解決管理中的實際問題，提高企業的競爭力。由此，學會向河南省交通廳科技處申請立項《汽車運輸企業信息化管理系統研究》，2000年3月批準后即開始進行開發。

　　該系統包括預測和決策管理、運輸單位結算收入分配管理、車站結算收入管理、貨幣資金管理、計劃統計管理、人事管理、車站售票管理、檢票稽核管理、班次調度管理、安全生產管理共10個子系統。

　　從上述內容來看，這套系統如能推廣應用，至今仍不失為一個相當不錯的軟件。例如，客運結算收入的核算、分配是一項繁重而細致的管理工作。以原鄭州汽車客運總公司為例，每天從汽車中心站售出的票款平均達70萬元，高峰期達二三百萬元，這些收入按受益對象分，既有本企業的，又有對開企業的；在本企業中，又是由各分公司組成的。按類別分，既有運輸收入，又有行包收入等。企業對這些收入的確認，要耗費大量的人力和物力且不能保證數字的絕對準確（例如原鄭州汽車客運總公司用于這方面的職工有100多人），而且，它最大的缺點是不能及時而全面地向企業提供相關信息。該系統中的結算收入分配管理子系統就是解決了上述問題，且由于運用了網絡技術，實現了數據共享、反饋及時、信息范圍擴大。

　　二、沒有推廣應用的主要原因

　　（一）企業領導重視不夠。作為協作單位的是企業，盡管企業財務負責人大力支持，但企業負責人對信息化管理沒有足夠的認識，對系統并不從人力和財力上積極支持，由此，開發過程中的一些問題常常不能及時解決。

　　（二）開發經費不足。該項目經費總額僅10萬元，協作單位贊助10萬元并承擔開發人員的工資，但由于該系統基本涵蓋了汽車運輸的全面管理，形成工程巨大資金甚少的反差局面，致使一些起碼的工作只能簡單地進行。該系統在評審時，一位專家說；做好系統中的一個子系統，經費就需10萬元。

　　（三）人員配合協調不密切。系統開發需要企業各相關部門現行的配合，計算機開發人員與企業管理人員需要進行深入的溝通。但由于經費不足等原因，雙方的理解意念不同，就形成開發的結果不能適應運用。

　　（四）程序編寫人員積極性不高。系統編程的計算機公司是協作單位的基層公司，與社會其他專業計算機公司相比薪金差距很大，再加之其他原因，缺乏主觀能動性，直接影響系統的質量水平。

　　（五）使用人員計算機運用知識差。系統在試運行過程中，由于一部分使用人員計算機操作水平有限，缺乏基本常識又不愿刻苦學習，抵觸系統的運用，致使有的子系統不能完善。

　　（六）專家評審時給予了寬容。由于該系統龐大，除了時間倉促難以逐個對各子系統進行深入細致的審定外，更主要是專家組從方向趨勢上給予了充分肯定，而對技術方面給予了寬容，致使有些需要再評審的子系統一次通過。

　　通過上面揭示的問題，本文主導思想是引導我們反思在本單位信息化建設中存在的共性問題，進而提高我們對信息化建設的認識，以使信息化在我國快速發展的經濟建設中發揮多快好省的作用。

　　三、對汽車運輸企業信息化建設的思考

　　由于該系統的立項開發是河南省交通會計學會，從某種意義上講不能代表企業信息化管理實施過程中的問題。然而，開發過程中的許多現象和問題與企業在信息化建設中出現的現象和問題基本是共性的，信息化對企業管理的重要作用是沒有疑義的，但如何才能使企業成功地實施信息化呢？就交通運輸企業來說，其信息化管理與其他行業相比又具有特殊性。為此，筆者再結合對河南省內一些汽車運輸企業單位目前運用情況的調研，談一下對汽車運輸企業信息化管理的見解。

　　（一）對企業信息化的認識誤區及其消極影響

　　1.對信息化概念的認識誤區。企業信息化實質上是將企業的所有業務過程和管理過程計算機化和網絡化，通過各種信息系統網絡加工生成新的信息資源，提供給各層次的人們洞悉、觀察各類動態業務中的一切信息，以作出有利于生產要素組合優化的決策，使企業資源合理配置，以使企業能適應瞬息萬變的市場經濟競爭環境，求得最大的經濟效益。但人們一說起企業信息化，想到的往往是電腦、上網、辦公自動化、財會電算化就算是了，這種觀念類似于盲人摸象，以局部代替整體，沒有全面的和清晰的認識。

　　當然，這也不僅僅是傳統企業單方面的問題，另一方面也有IT廠商利用傳統企業缺乏深層次認識而一廂情愿地炒作概念的誤導問題。

　　2.企業決策人的認識誤區。在一些企業領導的報告或講話中，不乏對高科技、信息化、網絡化等企業管理的重視。但在信息化項目的具體實施過程中，很少有企業領導親自主抓這些工作。誠然，企業決策層領導有許多關乎企業發展的大事要做，但實施信息化本身同樣也是企業戰略發展的重大事情。之所以出現這種普遍現象，其主導因素有：一是認為信息化由下面的信息中心負責就行了，用不著具體過問。二是認為汽車運輸是服務行業，不存在新產品研制開發和市場營銷等問題，傳統的經營管理照樣能夠解決企業管理存在的問題。三是有些企業領導人將信息化作為一道亮麗的風景和華麗的光環，購買一些計算機、打印機放在辦公桌上，常時間的不開不用（有的甚至不會用），而不是踏踏實實地為了信息化建設。

　　3.對信息化系統運用的認識誤區。信息化管理是現代化管理的重要體現，而我們目前尚存在濃厚的傳統觀念，對現代化管理的觀念和知識更新相當的滯后。大多意識不到這種滯后性與信息化深層次沖突，用傳統的思維方式和行為方式實施信息化管理，就形成了較為尖銳的矛盾。這種矛盾既有主觀上的，也有客觀方面的。客觀方面的，例如，IT廠商對企業及其具體部門缺乏深層次認識，開發的系統不能有效的滿足管理的需求。主觀上既有領導層的，又有基層的，同時還有操作使用人員的。領導層的如：且不說其傳統觀念是否已經轉變，但大多決策者不習慣或者不會使用計算機，各相關的數據仍然依靠匯報掌握和了解；基層的如：只熟悉本部門的工作而缺乏對其他部門工作的了解，因此對部門間的配合缺乏協同性；操作使用人員的如：缺乏對計算機硬件、性能的全面掌握，不能對操作系統、網絡、應用系統、打印機等嫻熟運用。

　　在這種情形下，就出現了諸多的不正常現象。例如：非但沒有實現無紙化辦公，反而成了多紙化、廢紙化辦公；非但沒有精簡高效，反而是冗員增加；非但工作效率沒有提高，反而下降，如上網聊天看電影打游戲；非但沒有節省開支，反而增加了管理費用，如支付Internet接入費用，內部網絡維護管理費；非但沒有信息共享，反而形成了“信息孤島”等等。

　　上述狀況，弱化了信息化運用的作用；難怪有人說，不搞信息化工作正常，一搞信息化反而問題百出、麻煩不斷。

　　（二）信息化建設的指導思想

　　上述實際狀況說明，信息化的建設涉及到組織結構、管理理念、業務流程等等，是一項系統的工程而不是一件一蹴而就的事情。為了使信息化健康發展，筆者認為：

　　1.要根據自身特性來決定信息化的目標。由于汽車運輸企業與工業生產和商業經營有著明顯的區別。汽車運輸屬于資產密集型企業和服務業，其資產類別又主要是營運車輛。所以，從生產工具上應從車輛、調度以及安全方面著手，在客運生產上，從售票、線路班次方面著手，在物流運輸上，從貨源信息方面著手等。在這些基礎上建立以財務管理為中心的核算、控制、分析、決策系統。從而形成一套適應本企業管理要求的信息化網絡。同時，汽車運輸企業還應根據自身的規模大小、生產經營特點以及經濟實力，來確定本企業信息化建設的方案和規劃，切忌東施效顰。

　　2.要有層次地逐步實施。一般來說，企業信息化從發展程度看分為三個層面或三個不同發展階段。第一是初步利用計算機技術應用于企業生產、經營管理的部分子系統；第二是部分或全部集成的信息系統，以先進的管理思想為基礎，將電子信息技術、現代管理技術和先進的制造技術緊密結合，實現客運、物流、信息流和價值流的優化運行，實現人（組織）、技術和經營管理三要素的集成；第三是實現企業與企業間、企業與政府間、企業與其他組織間的廣泛的信息交流與信息集成。

　　從一般規律來看，其第一階段時間長、難度大、耗費高、進度慢。就河南省大多汽車運輸企業而言，盡管有些企業對計算機的運用已經開展有十幾年了，但目前信息化都處在第一階段的初期或者中期。這是因為我國的信息化發展與企業機制改革處于同一過程中，現代企業管理在觀念、方法以及科學文化知識等方面與傳統的經營管理相比都有著很大的差距，在提升這個過程中的矛盾體現在信息化方面就形成上述影響。同時，由于信息化需要一定的資金投入，對微利的汽車運輸企業也是相當的負擔，因此，企業要根據自身現有基礎情況和現實承受能力，有層次的逐步實施發展。

　　3.必須由單位決策領導人的參與和推動。信息化建設不僅涉及各級管理人員和全體員工，更涉及企業決策層的觀念更新和計算機的運用掌握。另外在實施過程中還會牽涉到權和利的重新分配，遭到一些人的抵觸，遇到方方面面的問題。因此必須由決策管理人從以下幾個方面來推動。

　　（1）以身作則，在自己的工作崗位上積極使用信息化工具。如果通過信息化管理提供的資料、數據仍然靠匯報，勢必產生消極的影響。

　　（2）決心和信心。一旦確立了信息化建設的目標或任務就必須要求相關人員完成并完成好。

　　（3）專人負責，實行崗位責任制。

　　（4）參與具體管理制度的制定。制度內容上除了考核辦法規定外，還應包括激勵辦法，以鼓勵和培養大家的積極性。

　　（三）信息化建設中應注意的問題

　　1.對投資成本的控制。實行信息化管理需要大量的信息基礎設施建設和人才培訓，并且存在一定的不確定性等，這些都將增加單位的費用。從長期來看，還有技術更新、產品升級、基礎設施升級以及咨詢、重新培訓等等費用。

　　誠然，實施信息化必須要花費一定的人力或物力，要付出一定的代價，但這種代價不應建立在超過這項投入所能節約的成本。因此對正常軟硬件費用的支出必須貫徹“滿足要求，從簡控制、量力而行”的經濟原則。

　　在硬件上，譬如我們會計實行電算化，軟件使用某軟件，其單機版容量不足300M（兆），網絡版加上安裝SLQ數據庫也不過1G（1G=1000M），即便加上WindowsXP操作系統、微軟的Offiice、國產的WPSOffiice辦公軟件以及一些常用的軟件等尚不到5G，數據備份一年也不到1G，我們選用20G的硬盤足夠了；再如，滿足這些軟件的色彩支持，16M的顯卡就可以，但一談購買計算機，就選擇市場主流產品，硬盤選用80G的，顯卡要求128M的，這就違背了上述的原則。我們不能為了趕時髦，不計成本，形成不必要的浪費。

　　在軟件方面，由于軟件是企業信息化的核心，信息化系統工程一般依賴軟件公司來完成。因此在軟件開發中應當注意。

　　如果是自己開發，最常碰到的問題就是程序設計人員和各部門員工的想法不同。許多設計人員習慣從技術的角度出發，單方面從市面上現有技術應用層面下手，而忽略了企業使用者的需求。因此，程序設計人員應和使用的有關部門員工深入討論，使軟件應用層面和部門的需求面相互目標一致，真正發揮信息化的作用。

　　如果由專業軟件公司開發，首先要對開發商的技術力量和其產品進行詳細的考察并簽訂具體的合同。這是因為有些IT廠商為了自身的經濟利益，利用企業人員在信息化方面認識上的不成熟，夸大自己產品的功能和作用，而不顧自己的能力、信譽、資質狀況。真正開發，又難以切實地滿足管理的要求。由于我國還沒有專門針對信息工程建設方面系統的、規范化的政策法規和解決措施，雙方一旦形成矛盾，企業不但經濟上遭受損失，且不能達到應用的目的，后悔莫及。

　　2.加強對人員的培訓和人才的培養。信息化是一項集體努力的過程，不是個人活動，必須在共同目標下同心協力，能夠正確理解和使用信息系統，據以改進工作，提高工作效率。同時，由于信息化是與現代企業管理相輔相成的，如果只有一少部分人掌握計算機的操作和軟件的運用，信息化就大打折扣，現代化管理就難以進行。因此，對所有管理人員必須不斷的有計劃的進行培訓，提高員工的素質。對一些專業性較強的部門或崗位，還應有目的的定向培養一批人才，必要時還可引進一些人才，以便在提升管理水平的過程中不至于形成空檔。

　　3.信息安全。信息安全是信息化建設中不可忽視的問題，不僅涉及企業的商業秘密，又涉及企業信息化的正常運行。因此應在服務器、中間層等方面防止病毒的侵入和黑客的攻擊；在使用各部門，如機要、秘密文件及相關信息數據管理系統，涉及重大事務的數據分析、處理系統等，應制定統一的隱私保護標準，數字簽名標準，以及對于敏感程度不同的信息制定相應的加密標準等。

　　確保信息安全地存放和維護，是信息化建設中不可小覷的重要方面。

　　（四）對信息化要辯證認識。

　　信息化實際上就是讓計算機及網絡等先進技術參與人的工作，但說到底，信息化始終都是圍繞著人來進行的。對于機械性的易于標準化的重復頻率高的工作，我們可以通過計算機代替，而思考性的創造性的工作則是不能替代的。前者可以通過“計算”這個詞來限定，而后者則用“思考”來形容。所以，信息化的目的，也就是讓那些“計算性”的業務和工作如信息收集、數據處理等用計算機來完成。信息化對于企業來說僅僅是多了一種方式和工具，多了一種選擇。而“思考性”的工作還得由人來完成。對于決策等創造性的不易標準化工作，計算機是無法代替人腦的。

　　近十幾年來，世界各國的企業界都在致力于企業的信息化，先進國家在剛開始時竭力抓信息化，但由于沒有與企業管理機制有機結合，生產效率并沒有明顯上去。先進發達國家的經驗和國內已實施信息化管理的實踐證明，抓信息化的同時，要抓管理的改革、體制的改革。現代化管理的不斷創新和深化，才能創造信息時代的現代化管理方式，才能全面提升信息化的水平，才能充分發揮信息化在企業管理中的積極作用。