供應商退貨單是ERP系統中一張必不可少的單據。但是，其因為是采購管理主流程中的一種意外情況，所以，管理起來的話，比較復雜。

　　一方面各個企業對于退貨的管理流程不經相同，這就要求ERP系統在退貨功能設計的時候，要考慮系統的靈活性，盡量通過靈活的配置，而不是二次開發來實現客戶的需求。二是財務對于退貨的處理情況根據企業情況的不同，也有所差異，如有的直接扣當筆貨款，而有的則是扣下一筆貨款，等等。正是因為這些方面的影響，所以供應商退貨管理比供應商進貨管理更加復雜。

　　我在原有退貨單功能的基礎上，主要對以下幾個方面進行了改善。現在把這些改善的思路在這邊總結出來，若大家也有類似的需求的話，則可以拿來參考一下。

　　一、生產中或者生產完成后發生的退貨。

　　如現在有一家企業主要為各大家電企業生產帶線的插頭。他們的供應商送來一筆線材，按企業的要求根據一定的尺寸斷好。然后企業在把這個線材在注塑機上把端子等利用PVC材料注塑成一個插頭。等到生產完成，在成品入庫檢驗的時候，檢驗人員發現這批線材有質量問題，需要進行退貨。此時，就會遇到一些問題。

　　一是這個線材已經消耗掉，已經生成成成品。此時，若退貨的話，就沒有對應的品號可以進行退貨。如這個插頭的成品編號為PA001，而線材的品號為MX001.把線材加工成成品，企業庫存PA001成品增加，而線材MX001庫存減少。現在若要把MX001退給供應商的話，庫存中已經沒有這個材料，該如何退給供應商呢？

　　二是這個線材在加工的過程中，產生了一些加工費用；而且也用到了企業的其他材料，如端子、PVC材料等等。那么，這些費用應該由誰來負擔呢？這也是一個ERP系統設計中需要考慮的內容。

　　筆者以前在實施項目的時候，碰到過好多類似的需求，基本上都需要通過二次開發或者半手工的方式才能處理。現在由我負責ERP功能的設計，我就結合其他實施顧問的意見，把這個需求在ERP系統的標準版本上實現，如此的話，以后客戶遇到類似需求就不用再通過二次開發來實現。

　　這次退貨功能的完善，主要是加強對于退貨金額的調整。

　　默認情況下，企業一筆貨若進貨金額為十萬。把這筆全部退給供應商的話，則其默認金額最大就是十萬，不能夠超過這個數額。而在這筆貨上發生的檢驗費用、加工費用等等的支出，則需要通過扣款單來完成。這顯然就把退貨單跟扣款單人為的隔離開來，不利于用戶的操作。

　　我在這方面上，進行了調整。

　　我在退貨單上添加了一些字段，用來統計這些加工費用與材料費用。如我們增加了“加工費用”與“額外材料成本支出”兩個字段。默認情況下，這個兩個字段的值為零，即表示這批材料退貨時沒有發生過其他費用，直接按材料本身的金額進行退貨。若已經發生了相關的支出，則只需要在這兩個字段中輸入相應的金額，然后在生成應付賬單時，就會把這些金額進行累加，作為應付帳款的遞減項，扣減應付帳款。這兩個字段的值還可以根據企業預先定義的標準成本自動進行計算

　　如此的話，就不用再手工的作扣款單，一切費用都在退貨單上進行顯示，這就有利于后續的稽核，相對來說，不容易出現錯誤。

　　二、退貨稅的處理方式。

　　退貨也會對稅產生比較大的影響。如企業這次把線MA001退回給供應商，不再向其進這筆線材，以示懲罰，而向另外一個供應商進貨。此時，若按正常業務來走，當供應商在進貨時已經開了發票，或者企業是隔月退貨的話，就會遇到一個紅字發票的問題。也就是說，要有一張紅字發票把原先的增值稅發票沖銷掉，否則的話，企業就會涉嫌多開增值稅發票逃稅。但是，這些發票，需要跟政府部門打交道，處理起來比較麻煩。所以，在手工處理的時候，退貨的時候，往往不會對稅做調整。如這次退貨金額為十萬，包含增值稅的部分。在實際退貨時，企業往往不會開紅字發票對沖，而是遞減下次的發票。如下次進貨金額本來應該是40萬，但是應為這個月又十萬的退貨，所以只需要開30萬的發票。這就是大部分企業在退貨作業發生的時候，對于稅的處理方法。這雖然不怎么合規，但是，因為其處理比較靈活，所以，深受企業的歡迎。

　　為了處理這個需求，我也花了很多時間與精力，在跟實施顧問商量該如何設計，也去向一些企業的財務工作人員請教可行的處理方法。最后，在退貨單轉應付帳款單流程上動起了腦筋。

　　當企業用戶在結帳的時候，需要把進貨單或者退貨單生成應付帳款，并會計算相關的稅額。我在設計的時候，在結帳這個窗口中，提供了一個用戶手工選擇的功能。當在供應商已經開了發票，而發生退貨的時候，用戶不需要開紅字發票。而只需要在結帳的時候，選中需要扣減那筆應付帳款。如企業需要在一筆五十萬的貨款中扣減上月的退貨金額十萬，則只需要把這個退貨單關聯到這筆進貨單上，則在結帳的時候，就會自動對應付帳款與稅額進行調整。如此，顯然要比手工調整要方便的多，最重要的是，每項業務之間在ERP系統內部相互關聯，這對于后續進行查詢、稽核就有非常大的幫助。

　　三、把退貨當作調貨處理。

　　當供應商因為質量等原因導致材料退貨的時候，有時，我們還需要他們繼續補貨。其實，這就是一個貨物調換的業務。若先開退貨單，然后再開進貨單，這會比較麻煩。因為后續在結帳的時候，對于退貨單或者進貨單的話，都需要作結帳處理。所以，處理起來會覺得比較累贅。在實際工作中，很多企業是供應商先把貨送過來，然后再把這些不良品拉回去。其實，遇到這種情況的話，一般不需要做任何的處理。但是，企業若對供應商有考核的話，則就需要在ERP系統中進行記錄，否則的話，在考核的時候，就會漏掉這個質量事故。

　　在大部分ERP系統中，要實現這個需求的話，則必須通過退貨單來完成。但是，這正如上面所說的，其處理起來相對麻煩一點，所以不怎么受企業員工的歡迎。

　　為此，根據企業的需求，我們在ERP系統中設計了因質量原因而發生的調貨處理功能。

　　首先，在原先的借出借入功能的基礎上，我們設計了一張“因質量原因而發生調貨”單據。當企業遇到質量原因，而發生調貨的時候，則只需要開這張單據，而不用再開退貨單、進貨單兩張單據。而若中間費用費用金額差異的話，只需要開一張單據即可。

　　其次，在ERP系統中的供應商考核功能中，系統也會把這個單據跟企業的退貨單一起，考慮到供應商考核的成績中去。如此的話，就從上到下，把供應商的退貨跟供應商的考核有機的聯系在一起，有利于企業對供應商進行考核。

　　四、改善跟進貨驗收作業的結合。

　　一般企業在收貨的時候，有先入庫再檢驗與先檢驗再入庫兩種方式。理想狀態下，一般是采用先檢驗再入庫的方式，如此的話，當發現有質量方面的原因，可以直接退貨，而不會對庫存造成多大的影響。但是，在實際工作中，企業往往做不到這一點。一方面檢驗可能需要花費比較多的時間，當進貨比較多的時候，質量檢驗人員來不及。另一方面，送貨的司機也沒有這么多的耐心等你在那邊檢驗完成。所以，大部分企業都是先入庫，然后再進行檢驗。遇到有不良品的，然后再退貨。

　　而ERP系統中，一般的進貨檢驗作業都是針對“先檢驗后入庫”這種處理方式的。所以當無法滿足企業的“先入庫后檢驗”的作業時，企業往往會拋棄這個ERP系統處理流程額，而采用手工作業。

　　為了提高ERP系統作業的使用率，我們對這個功能進行了完善，讓其能夠支持“先入庫后檢驗”的作業方式。

　　其實，實現起來也比較簡單。首先，倉庫先根據供應商的送貨單與企業自己的采購單，在系統中做入庫，把原材料錄入到待檢驗倉庫。在這個倉庫中的產品，生產部門是不能夠拿來用的，領料單無法領取這個待檢驗倉庫中的材料。然后，系統會自動產生一張送檢通知單，讓質量部門來進行檢驗。進貨檢驗部門檢驗后，根據檢驗的結果，在檢驗單上填寫驗收數量與驗退數量，然后審核。在審核的過程中，系統會自動產生兩張單據，一張是庫存調撥單，會把“待檢驗倉庫”中的庫存轉移到原材料倉庫或者其他對應的倉庫，這調撥單可以設置為自動審核。另外一張是“退貨單”或者“退貨通知單”，告知相關部門這些產品有質量問題，需要退貨。如此的話，讓“進貨驗收作業”不僅支持“先檢驗后入庫”的作業，也支持“先入庫后檢驗”的處理模式。