備用金是指企業撥給各所屬部門或報賬單位收購商品，開支費用和銷貨找零用的款項以及其他業務上必需的周轉資金。備用金的需要量，也要經過銀行核準，包括在庫存現金的限額之內。在使用上也要執行現金管理的有關規定。備用金具有指定的用途，必須單獨核算，單獨管理。

　　備用金的管理有定額管理和非定額管理兩種辦法。

　　（一）定額管理

　　定額管理是指按用款部門的實際需要，核定備用金定額，并按定額撥付現金的管理辦法。用款部門按規定的開支范圍支用備用金后，憑有關支出憑證向財會部門報銷，財會部門如數付給現金，使備用金仍與定額保持一致。一般對用于費用開支的小額備用金，實行定額管理的辦法；對用于銷售找零用的備用金，按營業柜組核定定額，并撥給現金。各柜組可從銷貨款中經常保留核定的找零款，不存在支出和報銷的問題。

　　（二）非定額管理

　　非定額管理是指用款部門根據實際需要向財會部門領款的管理辦法。在憑有關支出憑證向財會部門報銷時，作為減少備用金處理，直到用完為止。如需補充備用金，再另行辦理撥款和領款手續。對用于收購農副產品的備用金，在集中收購旺季時一般采用非定額管理的辦法，在淡季零星收購時則采用定額管理的辦法，實行交貨補款。

　　總而言之，無論實行哪種管理辦法，都要建立健全備用金的領用、保管和報銷等手續制度，并指定專人負責經管備用金。經管人員發生變動時，必須辦理交接手續，以明確經濟責任。

　　備用金的核算，可在“其他應收款”賬戶內核算，也可單獨設置“備用金”賬戶。它屬于資產類賬戶，借方登記增加數，貸方登記減少數，余額表示庫存的備用金數額，并按照領用單位或個人設明細分類賬戶核算。

　　例：某商業企業的儲運部門發生與備用金有關的經濟業務如下：

　　（1）按定額管理核算：

　　借：其他應收款——備用金——儲運部門    500

　　　貸：現金    500   

　　（2）按非定額管理核算：   

　　借：其他應收款——備用金——儲運部門    500

　　　貸：現金    500

　　2.儲運部門報銷運費250元。

　　（1）按定額管理核算：

　　借：經營費用——運費    250

　　　貸：現金    250

　　（2）按非定額管理核算：

　　借：經營費用——運費    250

　　　貸：其他應收款——備用金——儲運部門    250

　　3.儲運部門將備用金的余額交回財會部門。

　　（1）按定額管理核算：

　　借：現金    500

　　　貸：其他應收款——備用金——儲運部門    500

　　（2）按非定額管理核算：

　　借：現金    250

　　　貸：其他應收款——備用金——儲運部門    250