按日、按月累計結計發生額的賬戶，余額應登記在每日或每月最后一筆經濟業務后面的余額欄內，本月合計和本年累計行只填寫本月發生額和本年累計發生額，而不再重復填寫余額。但在現金日記賬、銀行存款日記賬和其他需要按月結出發生額的賬戶，如各種成本、費用、收人的明細賬簿，每月結賬時，還要將月末余額與本月發生額寫在同一行內，在摘要欄內注明“本月合計”字樣。這樣做，賬戶記錄中的月初余額加減本月發生額等于余額。便于賬戶記錄的稽核。每月結賬時，“本月合計”行已寫余額的，“本年累計”行就不必再寫余額。

　　結賬時，如果余額出現負數，可以在余額欄用紅字登記，但如果余額欄前有余額方向，例如，“借或貸”則應用藍黑墨水書寫，不能使用紅色墨水。