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從信息學角度看內部控制
內部控制是中國企業這幾年剛剛從外國公司那里學到的一個詞。聽起來，這個詞比我們自己原來用的規章制度這個詞時髦。可是，如何理解這個新詞呢？不只一位企業老總向我表達過他們的困惑：這個內部控制和我們以前的規章制度到底有什么區別？
其實，這樣的困惑不僅僅我們國家的企業老總有，外國公司的管理層在一開始的時候也是同樣地困惑。在內部控制這個詞流行起來以前，外國公司有他們的政策和程序手冊以及標準操作程序，我們的企業則有我們的規章制度，用詞盡管不同，內涵是差不多同樣的意思，就是一些關于具體做事的步驟和規定。
而內部控制這個詞自二十世紀九十年代末以來大行其道，與這一時期西方企業管理理論和實踐中的風險管理、流程、反饋等新概念新名詞的普及是分不開的。由于信息技術的飛速發展和其在各個領域包括企業管理領域的廣泛應用，西方企業管理理論越來越多地借鑒了信息技術的一些概念。
從信息學的角度來看，企業內部存在兩種信息流：一種是決策單元發給執行單元的執行某一任務的指示，這可以稱作是“執行”信息流，處理這種信息流的內部控制流程就是“執行”流程；另一種是傳感器將收集到的內部和外部信息傳遞給決策單元，這可以稱作是“報告”信息流，處理這種信息流的內部控制流程就是“報告”流程。如果以人體的神經系統做比喻的話，人體的神經按其機能分為兩大類，一類是運動神經又稱傳出神經，一類是感覺神經又稱傳入神經。這兩類神經分別對應于企業內部的兩種內部控制流程。
信息學里還有一個常用的“黑箱”的概念，就是說我們只研究一個系統的輸入和輸出情況，而不必去管其內部的運作機制是如何將一定的輸入值轉化成特定的輸出值的。這個“黑箱”概念尤其適用于在研究分析問題時將復雜問題簡潔化。
運用以上的概念和思路來理解內部控制，就容易一些了。當然，如果我們去查一下有關的教科書，可以看到內部控制有三到四個主要的目的，分別是提高企業經營的效率、保證企業遵循法律法規、保證企業會計報表的準確以及資產的安全。我們還可以看到內部控制包括五項要素，即控制環境、風險評估、控制活動、信息溝通和監控。這些都是內部控制可以和我們以前的規章制度可以做對比的地方，像是風險評估，就是我們過去的管理實踐中做得比較薄弱的地方。不過，我們今天要談的，是有關內部控制的理論和我們原來的規章制度在思維方式上有什么不同，優點在哪里。
如果從以上信息學的概念和思路出發，我們可以看到內部控制與我們以前的規章制度相比，有這樣幾個特點：
首先，我們以前的規章制度一般是條文式地說明一件事情，而內部控制則強調信息的輸入和輸出，例如，需要什么樣的信息輸入到某個部門，這個部門會向另外哪個部門輸出什么樣的信息，而這些輸出信息又將成為下一個部門的輸入信息；某個部門根據什么樣的信息將采取什么樣的行為；某個部門要收集什么樣的信息輸出給另外一個部門。至于那個部門內部如何處理收到的信息以產生輸出信息，可以另行規定或者另外描述，這就是“黑箱”理論的應用。這樣的內部控制，無疑是非常適合畫出流程圖來描述的。
其次，由于上面的這個特點，內部控制就非常強調流程的邏輯嚴密，因為信息的輸入與輸出是一環扣一環的。并且，內部控制非常強調每個部門以及每個人在什么情況下應該做什么。這樣，控制主體和控制行為都會描述得非常清楚。而以前的規章制度不容易達到這種程度的嚴絲合縫和責任分明。
第三，在內部控制里，我們可以非常清楚地將企業的流程分為兩類，即“執行”流程和“報告”流程。這樣的分類有助于企業分析其經營管理之不足并改善之，這在以前的規章制度的環境下就不是那么一目了然。例如，如果企業的“執行力”不足，那就是企業的“執行”流程有問題，也可以形象一點地說成是企業的“運動神經”出了毛病；如果企業老總對于如何評價下屬的工作心里沒底，或者擔心企業不能及時發現面臨的風險，那就是企業的“報告”流程還有不足之處，或者說企業的“感覺神經”還不夠完善。
以這樣的一種眼光去看企業管理，可能會有一種與以往不同的認識。例如，我們會發現，企業里幾乎所有部門都是既有“執行”流程又有“報告”流程，大多數部門是以執行為主，會計部門也有“執行”流程，例如收款和付款，但是會計部門的“報告”流程更多，所以，會計部門是企業的“感覺神經”的很重要的組成部分。
其實企業里應該有一個信息管理體系，能夠將企業管理決策所需要的大量內部外部信息按照統一的口徑及時準確地收集上來，這才是一個好的“感覺神經系統”。而目前一般的企業組織結構里，能夠按照這種方式提供大量信息的，首推會計部門。會計部門能夠將企業里最規范化的那部分信息按照一定的規則(即企業的財務會計制度及一些報告制度)收集起來，并按照事先定義好的口徑(例如會計準則的規定，或者企業自己的規定)表達出來，既可以供管理層決策用(例如管理報表)，也可以供外部人士了解企業之用(例如公司對外的會計報表及附注)。現在很多企業搞的ERP系統，就是在這個基礎上再擴大，將企業運轉中方方面面的信息都收集起來，有了這樣的一個ERP系統，企業的“感覺神經系統”就完善了；收集到了足夠的信息，管理層進行各種經營管理決策也就有很好的依據了。到了這個時候，原來意義上的會計部門已經不存在了，會計部門其實已經成了一個信息管理部門，不管是內部使用的管理報表，還是對外披露的會計報表，都只是企業經營信息的篩選、重組、分類和表達而已。
責任編輯：小奇
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