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如何管理企業外埠資金？
如何管理企業外埠資金？
外埠資金作為企業貨幣資金的一部分，如疏于管理，可能出現資金流失、費用失控等現象，影響企業經營秩序，嚴重的將波及企業生存安全。
企業在經營活動中需要在生產區域之外開設銀行賬號，組織材料的采購、零星結算等，以壓縮結算周期和管理成本，這一部分資金統稱為企業的外埠資金。從核算方式看，部分企業將外埠資金反映在“銀行存款”或“其它貨幣資金”科目，納入企業貨幣資金核算；也有企業將外埠資金反映在“其他應收款”科目，通過往來賬項核算。從管理角度看，因外埠資金遠離企業管理本部，資金收付業務需要一定的時間才能反映到企業資金控制中心，管理起來較為困難，是貨幣資金管理的薄弱環節。但外埠資金作為企業貨幣資金的一部分，如疏于管理，則可能出現資金流失、費用失控等現象，影響企業經營秩序，嚴重的將波及企業生存安全。因此，加強外埠資金管理，是企業資金管理的重要組成部分，必須采取切實可行的管理措施，以保障企業資產的安全完整。根據目前多數企業狀況，筆者建議在管理外埠資金時應重點從以下幾個方面著手：
一、加強外埠資金賬戶設立時的審查。企業因經營活動需要而在外埠開戶時，企業財務部門應加強對開戶的審查，重點審查設立的必要性、規范性、可控性和唯一性。只有資金收付業務頻繁、持續時間較長的經營單位如企業組建的非法人駐外辦事機構等，才有必要開設銀行賬戶。財務部門應對需開戶的單位及業務進行可控性和規范性測驗，特別注意審查監督的有效性和賬務處理的可操作性。唯一性的涵義有兩種，一是指經審查同意開設外埠賬戶的任何一個單位或一項業務，只能開設一個外埠賬戶，以便于企業財務部門隨時了解資金流向；二是指外埠存款賬戶只能在指定的用途下使用。雙重涵義體現了賬戶歸企業所有、管理受企業監控的特點。需要說明，企業外派職工以私人名義設立的銀行戶頭或信用卡，屬于職工個人所有，應與企業外埠資金嚴格區分，不得通過外埠存款賬戶進行結算，以分清責任，防止差錯和舞弊行為的發生。
二、明確外埠資金負責人，建立崗位責任制。企業設立外埠資金的根本目的，是為特別部門或業務結算上的便利，因此外埠資金終歸有明確的使用者。一旦外埠資金設立，企業即應明確外埠資金管理責任人，企業財務部門可以委托外埠資金的使用者為管理負責人，以企業規章制度或合約的形式，明確管理負責人與企業財務部門的權利義務關系、外埠資金授權額度、開支范圍及用途。企業財務部門應同時設置監控外埠資金的會計崗位，規范資金使用程序，及時反饋外埠資金負責人資金使用的準確性和合理合法性。
三、健全內控制度，實施必要的監控管理手段。在審查開戶的基礎上，財務部門應健全內部控制制度，對外埠資金管理的方法、原則、程序進行規范。外埠資金應強調過程管理，掌握外埠經營單位的財務狀況，發現問題，及時采取補救措施。以筆者對部分企業的調查，建議強制外埠資金必須在“銀行存款”賬戶或“其它貨幣資金”賬戶中反映，不得在往來賬款中核算和歸類，有條件的外埠資金使用者，應建立規范的財務賬目記錄；不具備建賬條件的，至少應建立外埠資金收付“流水賬”，以備財務部門核對審查，審計部門監督，保持資金使用的可追溯性。可追溯性是企業內控制度嚴密程度的重要體現，外埠資金的流動必須有真實可靠的記錄，健全違規行為的處罰措施，確保外埠資金的運作納入工廠正常管理渠道。外埠資金的使用者，必須通過可靠途徑，及時向企業財務部門傳遞外埠資金收支單據，包括銀行資金劃付憑證、銀行對賬單等，一方面這是企業會計檔案的重要組成部分，另一方面也便于企業財務部門及時進行賬務處理，保證賬、款一致。如出現賬、款不一致時，企業即可采取資金保全措施，凍結外埠存款賬戶，待查明原因、明確責任后，予以解凍。
四、保留企業對外埠資金的統一調度權。外埠資金是企業貨幣資金的重要組成部分，企業財務部門可通過預留銀行印鑒等方式，保留對外埠資金的統一調用權。外埠資金在使用上雖然具有一定目的性，資金管理責任人雖然在授權額度內有一定的調度權限，但當企業財務部門認為必要時，仍有權將外埠資金調回企業本部，以滿足企業管理高層對資金的需求和對外埠資金負責人的監督。
五、充分認識外埠資金特有的時間性。在特定的時間內，企業通過外埠資金來完成某一特定的經營活動，當建立外埠資金的理由不復存在或已經轉移時，企業財務部門應及時清理外埠資金，收回余款，注銷賬戶。
外埠資金因其特殊性，在使用過程中必須慎之又慎，在管理上要常抓不懈，緊盯不放，一方面給企業創造寬松的經營環境，另一方面也不給不法分子以可乘之機，以保障企業資產安全。
六、財務管理過程中應注意外埠資金的來源必須是企業本部的財務部門，必須堅持“收支兩條線”的原則。外埠資金賬戶不能作為收入賬戶，不能給外埠資金使用者以貨幣回收權，避免“坐支”現象，事后記賬；另一方面，不能一次請款多次使用，轉移請款意圖，逃避管理監督。這樣即便于企業確認收入，又制約了外埠支出，才能切實發揮財務的監督職能。
筆者所在企業的外埠資金，經歷了松散的事后反映到緊密的事前管理事中控制過程。以前的管理模式，一度使企業大量資金處于失控和被動操作狀態，扯皮推諉指揮失靈的狀況即讓企業債權債務不真實，又使部分人員滋長了安樂享受的思想，存在著極大的隱患；通過現在的實時監督管理，既規范了各自的程序，又明確了操作各方的權限，很好地貫徹了會計法“真實、完整”的要求，極大地促進了企業的健康穩定發展。
外埠資金作為企業貨幣資金的一部分，如疏于管理，可能出現資金流失、費用失控等現象，影響企業經營秩序，嚴重的將波及企業生存安全。
企業在經營活動中需要在生產區域之外開設銀行賬號，組織材料的采購、零星結算等，以壓縮結算周期和管理成本，這一部分資金統稱為企業的外埠資金。從核算方式看，部分企業將外埠資金反映在“銀行存款”或“其它貨幣資金”科目，納入企業貨幣資金核算；也有企業將外埠資金反映在“其他應收款”科目，通過往來賬項核算。從管理角度看，因外埠資金遠離企業管理本部，資金收付業務需要一定的時間才能反映到企業資金控制中心，管理起來較為困難，是貨幣資金管理的薄弱環節。但外埠資金作為企業貨幣資金的一部分，如疏于管理，則可能出現資金流失、費用失控等現象，影響企業經營秩序，嚴重的將波及企業生存安全。因此，加強外埠資金管理，是企業資金管理的重要組成部分，必須采取切實可行的管理措施，以保障企業資產的安全完整。根據目前多數企業狀況，筆者建議在管理外埠資金時應重點從以下幾個方面著手：
一、加強外埠資金賬戶設立時的審查。企業因經營活動需要而在外埠開戶時，企業財務部門應加強對開戶的審查，重點審查設立的必要性、規范性、可控性和唯一性。只有資金收付業務頻繁、持續時間較長的經營單位如企業組建的非法人駐外辦事機構等，才有必要開設銀行賬戶。財務部門應對需開戶的單位及業務進行可控性和規范性測驗，特別注意審查監督的有效性和賬務處理的可操作性。唯一性的涵義有兩種，一是指經審查同意開設外埠賬戶的任何一個單位或一項業務，只能開設一個外埠賬戶，以便于企業財務部門隨時了解資金流向；二是指外埠存款賬戶只能在指定的用途下使用。雙重涵義體現了賬戶歸企業所有、管理受企業監控的特點。需要說明，企業外派職工以私人名義設立的銀行戶頭或信用卡，屬于職工個人所有，應與企業外埠資金嚴格區分，不得通過外埠存款賬戶進行結算，以分清責任，防止差錯和舞弊行為的發生。
二、明確外埠資金負責人，建立崗位責任制。企業設立外埠資金的根本目的，是為特別部門或業務結算上的便利，因此外埠資金終歸有明確的使用者。一旦外埠資金設立，企業即應明確外埠資金管理責任人，企業財務部門可以委托外埠資金的使用者為管理負責人，以企業規章制度或合約的形式，明確管理負責人與企業財務部門的權利義務關系、外埠資金授權額度、開支范圍及用途。企業財務部門應同時設置監控外埠資金的會計崗位，規范資金使用程序，及時反饋外埠資金負責人資金使用的準確性和合理合法性。
三、健全內控制度，實施必要的監控管理手段。在審查開戶的基礎上，財務部門應健全內部控制制度，對外埠資金管理的方法、原則、程序進行規范。外埠資金應強調過程管理，掌握外埠經營單位的財務狀況，發現問題，及時采取補救措施。以筆者對部分企業的調查，建議強制外埠資金必須在“銀行存款”賬戶或“其它貨幣資金”賬戶中反映，不得在往來賬款中核算和歸類，有條件的外埠資金使用者，應建立規范的財務賬目記錄；不具備建賬條件的，至少應建立外埠資金收付“流水賬”，以備財務部門核對審查，審計部門監督，保持資金使用的可追溯性。可追溯性是企業內控制度嚴密程度的重要體現，外埠資金的流動必須有真實可靠的記錄，健全違規行為的處罰措施，確保外埠資金的運作納入工廠正常管理渠道。外埠資金的使用者，必須通過可靠途徑，及時向企業財務部門傳遞外埠資金收支單據，包括銀行資金劃付憑證、銀行對賬單等，一方面這是企業會計檔案的重要組成部分，另一方面也便于企業財務部門及時進行賬務處理，保證賬、款一致。如出現賬、款不一致時，企業即可采取資金保全措施，凍結外埠存款賬戶，待查明原因、明確責任后，予以解凍。
四、保留企業對外埠資金的統一調度權。外埠資金是企業貨幣資金的重要組成部分，企業財務部門可通過預留銀行印鑒等方式，保留對外埠資金的統一調用權。外埠資金在使用上雖然具有一定目的性，資金管理責任人雖然在授權額度內有一定的調度權限，但當企業財務部門認為必要時，仍有權將外埠資金調回企業本部，以滿足企業管理高層對資金的需求和對外埠資金負責人的監督。
五、充分認識外埠資金特有的時間性。在特定的時間內，企業通過外埠資金來完成某一特定的經營活動，當建立外埠資金的理由不復存在或已經轉移時，企業財務部門應及時清理外埠資金，收回余款，注銷賬戶。
外埠資金因其特殊性，在使用過程中必須慎之又慎，在管理上要常抓不懈，緊盯不放，一方面給企業創造寬松的經營環境，另一方面也不給不法分子以可乘之機，以保障企業資產安全。
六、財務管理過程中應注意外埠資金的來源必須是企業本部的財務部門，必須堅持“收支兩條線”的原則。外埠資金賬戶不能作為收入賬戶，不能給外埠資金使用者以貨幣回收權，避免“坐支”現象，事后記賬；另一方面，不能一次請款多次使用，轉移請款意圖，逃避管理監督。這樣即便于企業確認收入，又制約了外埠支出，才能切實發揮財務的監督職能。
筆者所在企業的外埠資金，經歷了松散的事后反映到緊密的事前管理事中控制過程。以前的管理模式，一度使企業大量資金處于失控和被動操作狀態，扯皮推諉指揮失靈的狀況即讓企業債權債務不真實，又使部分人員滋長了安樂享受的思想，存在著極大的隱患；通過現在的實時監督管理，既規范了各自的程序，又明確了操作各方的權限，很好地貫徹了會計法“真實、完整”的要求，極大地促進了企業的健康穩定發展。
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