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內部審計是一項獨立客觀的咨詢活動,它以增強價值、促進單位經營為基本指導思想,并通過系統化、規范化的方法評價和提高單位風險、管理控制和管理過程的效果,幫助完成其目標(1999年國際內部審計師協會界定的內部審計最新定義)。獨立性是內部審計最本質的要求。內部審計機構作為單位的一個職能部門,經費由單位撥付,工作上接受單位領導,其獨立性怎樣才能實現?本文結合國際內部審計師協會制定的《內部審計實務標準》,就這個問題談幾點看法。
一、內部審計獨立性的涵義
獨立性是內部審計工作的必要條件,內部審計人員只有具備應有的獨立性,才能正確地實施審計,才能作出公正的、不偏不倚的鑒定和評價。對于內部審計來說,獨立性是指內部審計人員獨立于他們所審查的活動之外。一個人不能客觀地評價自己的工作,而內部審計要對單位管理控制活動進行評價,因此內審人員必須置身于從設計、授權、執行到記錄的全部管理職能之外,才能獨立履行審計職責。內部審計人員怎樣才算獨立于他們所審查的活動呢?對此進行判斷的標準是,如果內部審計人員在規定的、不受限制的工作范圍內,能夠自由地、客觀地工作,那就認為他是獨立的。內部審計的獨立性是一種相對的獨立,因為內審機構作為單位的一個職能部門,其工作范圍是由單位領導決定的。工作范圍是否足夠廣泛,在很大程度上影響到內審部門是否能夠獨立于業務經營活動。在規定的、不受其他任何限制的工作范圍內,內部審計人員的工作應該是自由和客觀的。自由意味著他可以自主判斷、自主抉擇,不受其他部門、個人或其他外來因素的制約。客觀意指他應實事求是,保持公正的、不偏不倚的職業態度和操守。
內部審計的獨立性受到高級管理人員的認識和態度的制約,也在一定程度上受其組織地位的影響。要保證內部審計的獨立性,需要高級管理層和內部審計人員雙方的共同努力。這對前者而言是給予重視和支持,對后者而言是保持客觀公正。
二、實現內部審計獨立性的途徑
實現內部審計的獨立性包括實現組織上的獨立和精神上的獨立兩個方面。組織上的獨立是指在組織結構中要給內部審計提供一個良好的工作環境,精神上的獨立是使內部審計人員保持客觀性。
(一)組織上的獨立
要保持內部審計的獨立性,內部審計部門必須取得領導的支持,擁有良好的組織條件,這樣他們才能獨立地開展工作。這些條件一方面要靠內部審計部門自己去創造和爭取,另一方面要由單位提供,但本文認為主要取決于單位。實現組織上的獨立主要從以下幾點入手。
1、內部審計部門應該對單位中一個具有足夠權力的領導人負責。直接領導內審部門的領導級別越高,就有確保內審部門的工作范圍足夠廣泛的權威,能夠增強獨立性。同時,有足夠權力的領導人也使單位能對審計報告作出迅速的反應,根據內部審計部門的建議及時采取適當的改進措施,促進內審建設性作用的發揮。
綜觀中外內部審計的現狀,目前內審機構的設置有幾種主要類型,如(1)受本單位財務經理領導;(2)受本單位主管財務的副總經理領導;(3)受本單位總經理領導;(4)受董事會或其下設的審計委員會領導。審計委員會的成員一般是不參與日常管理的外部董事,由他們負責制定與內部審計有關的政策、規章制度,決定內部審計部門主管的聘用、提升和報酬,能增強內審人員相對管理部門的獨立性。理論上講,上述最后一類是理想的內部審計模式。但是,審計委員會的成員通常有其他工作職責,并且常在不同的地方生活和工作,一般一年定期會見幾次,很難對內部審計進行日常管理。在實際工作中,內審部門通常接受高級管理層的行政領導,而由審計委員會批準內審部門經理的任免,審查和批準內審部門工作目標、人員計劃和費用預算。內審部門與審計委員會之間是一種報告關系,與高級管理層之間是行政管理關系。
2、內審部門經理必須能和董事會直接交流信息。如何構建交流渠道呢?內審部門經理應有權出席、參加由高級管理層或董事會舉行的與內審職責有關的會議,如有關審計、財務報告、管理控制系統等會議。通過在會議中提交書面或口頭的報告,通報有關審計工作計劃和實際審計工作的信息,內審部門就能與董事會直接交流。另外,為了排除其他干擾,應該設立“綠色通道”,使內審部門經理每年至少能與董事會單獨會晤一次。這樣的直接交流機制,使得審計信息能迅速地以本來面貌到達董事會,避開了來自其他方面的干擾因素。
3、內審部門經理的任免應由董事會確定。人事任免(或選舉機制)是組織結構中至關重要的環節。一個被授予某個職位(以及與該職位相聯系的權力)的人,總是對其任命者負責,并且為了保持其職位和權力,總是傾向與代表并維護其任命者的利益。因此,由誰來決定內審部門經理的任免,對于保證內部審計的獨立性極其重要。如果由高級管理層負責內審部門經理的任免,他們將對內審工作產生重要的影響。從職責分工的角度看,高級經理層是單位生產經營中的決策者和管理責任的最終承擔者,內審部門評價的對象-管理控制過程是在高級經理的指揮和領導下進行的,故內部審計無法做到形式上的獨立性。同時,內部審計部門經理為了維護其地位,勢必要博取高級管理層的歡心,也無法保證內審工作實質上的獨立性。因而不能由高級管理層決定內審部門經理的任免。相對而言,董事會作為最高決策機構,不參與日常經營管理,但又需要了解管理人員的工作業績和單位目標的實現情況。為此,它需要有一個獨立的部門和一批專業人員對生產經營活動進行客觀公正的檢查和評價,并將評價結果直接向它報告。所以,將內審部門經理的任免權賦予董事會,是單位的較佳選擇。
4、單位應當制定一個正式的章程,以書面形式確定內審部門的宗旨、權力和職責,并獲得高級管理層的批準和董事會的確認。在章程中,單位必須明確內審部門在組織結構中的地位、工作范圍,以及在審計過程中有權檢查的相關記錄、人員和實物資產。這樣,章程賦予內部審計相關的權力,保障了內部審計工作的權威性。同時,由于內外環境不斷發展變化,單位還必須定期評價章程中所規定的宗旨、權力和職責是否繼續適用,是否有助于內審部門履行職責和保持獨立性。該項評價工作可交由內審部門經理來完成,因為他所處的地位使他能夠透徹了解章程是否有效,能夠進行信當的評價并提出合理的建議。當然,這種定期評價的結果必須報給高級管理層和董事會。
5、內審部門經理應當每年制定年度審計項目計劃、人員計劃和財務預算,以書面形式報高級管理層批準,并報董事會備案。年度計劃是內審部門進行審計工作的依據,也是對內審工作業績進行考核和控制的標準。內審部門在報送計劃時,應在報告中說明制定的依據,并應包含足夠的資料,以使高級管理層和董事會能夠獲取充分的信息,據此作出批示。計劃內的有關事項在年度中如有重要變動,應該另行報批。內審部門根據已經批準的工作計劃開展審計活動時,不受其他因素的影響,獨立行使審計職責。
6、內審部門經理應適時向高級管理層和董事會提交書面工作報告。工作報告重點說明那些根據內審部門經理的判斷,可能對單位產生不利影響的重要審計結果(包括違法、違章、差錯、低效率、無效、利益沖突和控制系統缺陷等)和改進建議,以及已批準的審計計劃在執行中出現的重要偏離及偏離的原因。管理層應決定是否對重要審計結果采取糾正措施,以及采取怎樣的糾正措施。如果高級管理層考慮到成本效益性和其他原因而決定不采取糾正措施,則應承擔由此產生的風險,這時內部審計部門經理應將查出的重要審計結果和管理層的決定報告給董事會以提醒董事會注意。如果董事會和高級經理層的判斷一致,都決定不采取糾正措施,并承擔由此所產生的風險,內審部門經理應該再次向董事會報告,引起其重視。當然,內部審計部門只有建議權,他們不能代替管理層決策,也不能把自己的意見強加于管理層,最終的決定權始終在高級決策層手中。
(二)精神上的獨立
要保證內部審計的獨立性,還要求內審人員在執行審計工作時,必須在精神上是獨立的,在道德上是正直的,對有關審計事項的判斷和決定不屈從于他人的意志,不受他人的干擾,對審計結果不作重要的質量妥協,保持客觀性和職業操守。保持內部審計人員精神上的獨立,就不能把內審人員置于一種使他們無法作出客觀的專業判斷的環境中。為此,單位可以從以下幾個方面作出努力。
1、在分配工作任務和指派審計人員時,應避免實際的和可能出現的利益沖突和偏見。當審計人員被派去審計自己曾經或即將負責的工作時,常常出現利益沖突,因為一個人不能客觀地評價自己的工作;偏見則可能是由個人好惡或歷史原因等造成。偏見不等于成見,內部審計人員與被審計事項的責任人互不友好或過于親密都會妨礙內審人員專業判斷的客觀公正性,造成偏見。在實際工作中,由于許多單位的內審部門力量比較薄弱,開展較大型的審計項目時,經常需要從相關的業務管理部門抽調人員。如果抽調的審計人員和被審計人員之間存在利益沖突或偏見,也會影響到審計的客觀性。內審部門經理需定期向內審人員了解關于潛在的利益沖突或偏見,以做到心中有數。當然,這種事先了解不能保證內審經理全面掌握利益和偏見情況。如果利益沖突和偏見的情況已經或可能出現,相關的內審人員必須向內審經理報告,經理此時應另派他人。如果內審人員隱瞞不報,導致審計結論不客觀而使審計工作陷于被動,或由于提供了不實信息而使管理層作出了不當決策給單位造成損失,應追究該審計人員的責任。
2、在條件允許的情況下,內審人員應定期輪換。即使開始不存在利益沖突和偏見,長期負責對某一部門的審計工作也會使審計雙方由陌生到逐漸熟悉,發展出私人友誼,或是由于過于熟悉業務而覺單調乏味,導致懈怠和疏忽。這兩種情況都會影響審計人員的客觀性。因此,定期輪換對于保持審計人員精神上的獨立是必要的。
3、內部審計人員不得承擔經營管理責任,不能參與內部控制系統的設計、安裝和執行,而只應承擔與檢查、評價和建議相關的審計責任。在實現經營中,由于專業人員緊缺或時限要求等其他原因,內部控制人員經常會被抽調去完成一些非審計工作任務。這時單位及內審部門應明確該內審人員執行的不是內審職能,而是以一個管理人員的身份參與執行管理工作。以后他們不應審查該項自己曾負責的活動,以免其客觀性受到損害。同理,從其他部門調入或臨時借用的內審人員,在相當長一段時期內,也不能被委派去審查他們原先從事的活動。
在提交審計報告之前,要考慮可能損害客觀性的各種情況,盡量保證審計工作及其結果的客觀性。另外,加強對內審人員的職業道德教育,也是一項重要的措施。
近年來,內部審計在提高單位管理效果,降低經營風險,幫助單位達成目標等方面所起的作用逐漸發揮,日益受到廣泛的重視。為了充分發揮和加強內審的作用,單位需盡可能保持內部審計的獨立性。但目前許多單位并未理解內審獨立性的真正涵義并采取切實可行的措施。本文根據內審的特點,進行了一定的分析,但由于實際工作錯綜復雜,他們在不同單位不同情況下,可能以不同的方式表現。
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