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拓寬電子商務下的內部審計瓶頸

來源: 企業改革與管理 編輯: 2005/08/11 15:07:27  字體:

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  電子商務作為21世紀主要的經營和貿易方式,正在給傳統的商業運作模式帶來巨大的變革;企業應用電子商務不僅打破了傳統貿易形式的時間和空間的限制,使企業在更大范圍乃至全球范圍內實現物流、信息流的協調統一;而且,電子商務環境下的內部審計作為傳統內部審計與電子商務相結合的產物,將會以更高的效率和質量為處于信息化和競爭異常激烈時代的企業服務。

  一、電子商務環境下內部審計的制約瓶頸

  電子商務不僅在技術上影響著企業價值鏈的每一個環節,而且重新整合、改造了管理模式和企業生存環境,對企業的內部審計產生了深遠的影響。目前制約電子商務環境下的內部審計的瓶頸主要包括:

  1、相關配套法律不健全的制約。首先,相關會計法規不完善。傳統的商務活動從簽約、履行合同到款項結算,一般以書面形式出現并由經辦人簽名確認,會計核算制度、結算制度、審計制度等均離不開這些原始資料。電子商務造就了自動化、無紙化、數字化的環境,數字簽字代替了紙面簽字,這必然對傳統的適應于紙面交易的會計法規帶來影響。其次,有關電子商務的立法跟不上電子商務發展的步伐。我國電子商務發展的歷程尚短,在立法方面存在著許多不足,如網絡知識產權保護、個人私隱權保護、版權著作權保護、身份認證與安全、信息泄密等方面都亟待法律規范。再次,內部審計標準和形式尚不完善。由于內部審計環境發生了重大變化,內部審計的審計線索、審計方法和審計技術手段也發生了變化,這導致內部審計準則的某些內容已不適應現實情況,而一些新增的審計內容在內部審計準則中又得不到相應條款的規范,如電子商務環境下的內部控制審計準則、內部審計軟件功能開發標準和系統開發內部審計準則等等。

  2、內審人員知識結構單一,不適應電子商務內審工作的要求。電子商務環境下,內部審計工作需要既懂電子商務知識,又精通內部審計理論和實踐的復合型人才。但目前我國內部審計人員知識結構單一,除了財會審計知識和經驗外,計算機、電子商務、網絡以及系統控制等方面的知識十分欠缺。另外,知識老化、理論與實踐脫節現象也十分嚴重,使得內部審計工作效率低、費用大。

  3、審計風險復雜化的制約。審計風險由固有風險、控制風險和檢查風險組成。在電子商務環境下,以數據庫為基礎的實時內部審計,使得審計風險日益復雜化。首先是固有風險復雜化。在手工系統中,會計信息記錄在紙質介質上,從憑證到賬簿再到報表,每一步都有文字記錄,都有經手人簽字。這樣,不僅會計信息易于辨認追溯,而且還留下了清晰的審計線索。而在電子商務環境下,原始憑證從搜集、輸入、加工到報表自動生成這一過程,幾乎無須人工干涉。這不僅會因為計算機系統大都不能做合理、合法和數據真實性的分析,造成原始數據的搜集與輸入存在錯漏的可能性,而且會由于所產生的電子數據儲存在以磁盤、光盤為主的磁性存儲介質上,極易被不留痕跡地破壞修改,從而使傳統的審計線索不復存在。

  同時,由于機器故障、操作失誤、程序處理和網絡傳輸故障、計算機病毒和黑客攻擊等存在的可能性,使得內部審計固有風險的變數增加。其次是控制風險復雜化。在手工系統下,通過職責及人員分工形成的內部控制體系和通過憑證賬簿、報表之間的鉤稽關系形成的內部控制體系相輔相成,保證了數據的真實、完整和安全。而在電子商務環境下,后者基本上失去了作用,只能依靠前者和系統設計來達到控制目的。這顯然降低了內部控制的效果。另外,網絡傳輸故障、數據存儲故障、軟件不完善和電子支付手段的出現與應用,也使得內部控制難以有效地防止數據出錯和控制支付風險。再次,檢查風險復雜化。在手工系統下,會計信息記錄在紙質介質上,不僅易長期保存,而且有明顯的審計線索,使內部控制的測試看得見、摸得著,而在電子商務環境下,電子化數據儲存在磁性介質上,不易長期保存,且內部控制融匯于系統之中,致使內部審計人員需借助計算機及相應的內部審計軟件,才能進行審計工作。

  4、傳統審計程序和方法不適應電子商務環境。在電子商務環境下,電子數據具有無紙化、不受空間限制、瞬時性等特征,使得審計信息的收集、審計線索的發現,都需要借助計算機來進行。而且,在對電子商務活動進行內部審計時,所有測試都必須在不改變數據庫或記錄的條件下進行。由于網絡系統一般是聯機的實時系統,這使得內部審計人員很難讓其在某一特定時間停下來接受大規模的測試,如果測試工作需要改變數據記錄,就意味著內部審計人員給系統帶來差錯。同時,由于系統實時性、交易數據處理的高速性和處理程序的復雜性,使得內部審計人員對在測試中出現差錯的系統重新進行恢復更加困難。

  5、內部審計的獨立性可能被弱化。一般來說,內部審計的獨立性受到所處環境的制約,環境變化必然會威脅到內部審計的獨立性。在電子商務環境下,內部審計的獨立性被弱化的表現如下:首先,由于內部審計人員的業務素質跟不上電子商務環境的要求,使得內部審計人員在進行內部審計工作時,越來越多地依賴于輔助人員,如計算機專家等,這樣內部審計人員的獨立性受到威脅。其次,為了確保會計信息系統的可審性,系統的開發階段需要內部審計人員的參與。這樣,在審計該系統時,容易給人造成內部審計人員自己審計自己參與開發的系統的印象,從而影響到內部審計人員的獨立性。

  二、拓寬電子商務環境下內部審計瓶頸的途徑

  1、完善相關法律法規。首先,建立一個健康的電子商務環境。我國電子商務的立法應解決電子商務中出現的各類綜合問題,并通過立法規范電子商務活動,保障電子商務的安全和保密,對一些計算機犯罪、計算機泄密、竊取商業金融機密等行為給以嚴厲的法律制裁,為形成健康的電子商務環境掃清道路。其次,建立一套新的內部審計標準和準則,例如建立信息系統可靠性的內部審計準則和電子商務內部控制審計準則等。建立的新內部審計準則,需把內部控制尤其是組織機構和管理制度列為重點,把數據輸入、處理和輸出控制、計算機的操作過程及網絡安全作為內部審計的重要內容,以使內部審計工作在新的環境下能夠順利進行。再次,完善相關配套法律法規。確保企業內部審計不斷創新,以適應新的審計環境,為達到內部審計目標提供良好的外部環境。

  2、更新內部審計人員的知識結構,積極培養復合型人才。他們除了精通財會審計知識,還應該掌握如下技能:

  (1)系統設計技術、因特網和本地網、防火墻、信用認證、電子商務營運系統、密鑰加密、數字簽名等安全技術系列;

  (2)電子商務系統可靠性、風險確認及評估、對網站提供安全的簽證、富有成效而又謹慎的電子商務業務審計程序、網絡內部控制分析等新的內部審計技術方法。

  3、降低審計風險。要降低內審風險必須從以下三個方面著手:

  (1)降低固有風險。首先,加強企業在電子商務環境下的網絡安全,確保企業信息資源的完整、真實。通過配置和設置可靠的硬件設備,采用新的先進的加密算法,建立相對開放且安全級別高的專用局域網,以確保企業信息系統的安全,降低會計數據和其他信息數據被濫用、篡改和丟失的可能性。其次,開發和完善會計信息系統的設計,留下清晰的審計線索。為保證系統的可審性,在會計系統的開發階段必須注意到審計的要求,使系統在處理時能留下可供追索的審計線索,以便內部審計人員能跟蹤審計線索,順利完成審計工作。如,完特操作日志設計,非經過授權不可擅自修改報表的函數公式等。

  (2)降低控制風險。首先,完善內部控制。通過合理劃分操作員的責任范圍,設置權限密碼,要求用戶定期修改自己的密碼;通過軟件設計劃分若干系統或功能模塊設置不同責任中心(崗位),并嚴禁跨責任中心設置的操作權限等,加強內部控制。其次,依靠先進的網絡和軟硬件平臺以及良好的會計信息系統軟件,減少會計數據出現異常錯誤。再次,加強企業與銀行之間的合作,建立兩者之間的電子憑證和數據接口標準,保障電子支付安全。

  (3)降低檢查風險。面對新的審計環境,內部審計人員應努力掌握相關信息技術,提高業務素質,學會利用計算機和優良的審計軟件,采用更有效審計程序和審計方法,降低檢查風險,以便更好地發揮內部審計的作用,為企業服務。

  4、改進和創新審計程序和方法。首先,改進審計信息的收集方法。在電子商務環境下,企業在設計信息系統時,應預留下內部審計人員進行審計信息收集的接口,這樣,內部審計人員可以通過專業審計軟件或審計模塊,從企業的信息系統中獲取審計任務所要求的企業經營業務數據。其次,改進和創新審計程序和方法。主要包括:

  (1)應用系統克隆技術;

  (2)采用嵌入式審計模塊;

  (3)應用并行模擬審計技術;

  (4)擴展記錄;

  (5)跟蹤技術;

  (6)利用適時的分析性復核程序,提高內部審計工作質量。

  5、提高內部審計的獨立性。內部審計人員應獨立于他們所審計的活動之外,只有這樣,他們才能自主地、客觀地、有效地進行自己的工作,作出公正的、無偏見的判斷。在電子商務環境下,要提高內部審計的獨立性,應努力做到:首先,提高內部審計人員的業務素質,積極培養復合型人才;其次,內部審計人員在參與會計系統開發的過程中,既要與開發者保持融洽的關系,又必須明確參與的目的和限度,不參與任何決策行為,以保持咨詢的地位和內部審計的獨立性;再次,應提高內部審計的組織地位。一般來說,內部審計機構所隸屬的層次越高,獨立性和權威性越強;反之,則越弱。如果將內部審計設置在董事會下的審計委員會之下,這種組織形式會有利于提高內部審計機構的獨立性和權威性。

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