1，科目表的建立及分配

    在SAP中，科目表的層次較公司代碼高，也就是說(shuō)先創(chuàng)建好科目表，然后可以分配給不同的公司使用。在同一集團(tuán)范圍內(nèi)，為了使各個(gè)集團(tuán)范圍內(nèi)的公司使用的科目表都能一致，通常是先創(chuàng)建一個(gè)虛擬的公司及科目表，然后集團(tuán)范圍內(nèi)公司都可從其拷貝。科目表中的科目就是在總帳的主數(shù)據(jù)中分別創(chuàng)建的。這里值得一提是，在SAP中的科目表與傳統(tǒng)的手工方式在科目體系中有了很大的不同。傳統(tǒng)的帳務(wù)體系將會(huì)計(jì)科目分為1級(jí)科目、2級(jí)科目、3級(jí)科目等。但在SAP已沒(méi)有這樣分法了。除了應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)等統(tǒng)馭科目外，所有的明細(xì)或2、3科目上升為總帳科目（當(dāng)然在使用之前，應(yīng)進(jìn)行有關(guān)主數(shù)據(jù)的設(shè)置），如傳統(tǒng)的銀行存款—工商銀行XX支行XX帳號(hào)，這只是銀行存款的一個(gè)子科目，但在SAP中，此時(shí)已設(shè)置為一個(gè)總帳科目了，科目代碼是根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)編碼擴(kuò)充至8位編碼，如一個(gè)企業(yè)有許多銀行存款，在SAP中就變成了有許多總帳科目。在總帳層次顯示時(shí)，是分別顯示的，但到報(bào)表層次時(shí)，則根據(jù)所有銀行科目中的前四位代碼匯集成一個(gè)科目銀行存款進(jìn)行披露。管理費(fèi)用也一樣，在SAP中有非常多管理費(fèi)用的總帳科目（如工資、獎(jiǎng)金、津貼等）。但在總帳還包含有從其他模塊中過(guò)入的金額，如統(tǒng)馭科目，統(tǒng)馭如應(yīng)付/收及固定資產(chǎn)的明細(xì)科目，因此在SAP的總帳科目表中，我們看到的就不是目前的五、六十個(gè)科目，而是將近五百個(gè)的總帳科目。由于應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)有各自獨(dú)立的模塊，所以有各自的明細(xì)帳。但反映在總帳及報(bào)表層次時(shí)，分別為細(xì)分的統(tǒng)馭科目（如應(yīng)收帳款可根據(jù)企業(yè)管理的需要分為應(yīng)收國(guó)內(nèi)的款項(xiàng)與應(yīng)收國(guó)外的款項(xiàng)等）。SAP所有的財(cái)務(wù)信息都是即時(shí)的，當(dāng)記錄一筆總帳分錄時(shí)，相應(yīng)的總帳、報(bào)表都已生成，當(dāng)應(yīng)收明細(xì)帳生成時(shí)，通過(guò)統(tǒng)馭科目就可即時(shí)過(guò)入總帳與報(bào)表。也就是說(shuō)，在SAP的帳務(wù)里，任何時(shí)點(diǎn)都會(huì)產(chǎn)生新的總帳與新的報(bào)表（注意該總帳與報(bào)表并不完全體現(xiàn)法人的資產(chǎn)負(fù)債損益情況，尚有折舊、預(yù)提待攤因素要考慮）。

    2，統(tǒng)馭科目的概念及分類，統(tǒng)馭科目的變更

    統(tǒng)馭科目（reconciliation account）指的就是將明細(xì)科目歸集起來(lái)的意思。前面我們說(shuō)到，系統(tǒng)總帳科目表中包括統(tǒng)馭科目，該統(tǒng)馭科目是與應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、固定資產(chǎn)模塊有關(guān)的，其中長(zhǎng)、短期借款運(yùn)用了應(yīng)付模塊的功能，也成為了統(tǒng)馭科目。在實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程，我們可能會(huì)發(fā)生統(tǒng)馭科目選用錯(cuò)誤，此時(shí)就要用到統(tǒng)馭科目的變更功能。如客戶A的統(tǒng)馭科目被誤選為11310101，并有一筆分錄輸入，假設(shè)為1000元，此時(shí)的總帳科目11310101就有1000元余額，事后發(fā)現(xiàn)用錯(cuò)統(tǒng)馭科目，為此在此客房的主數(shù)據(jù)中更改統(tǒng)馭科目假設(shè)為113102101（注意這并不會(huì)更改已過(guò)入11310101的1000元），更改完畢后，至月末（假設(shè)本月只有一筆分錄及余額為1000元）運(yùn)行客戶重組程序，系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生借：11310299（系11310201的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000貸：11310199（系11310101的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000，在報(bào)表層次上11310101與11310199被安排在一行后余額變?yōu)?，11310201與11310299被安排在一行后余額變?yōu)?000，這樣在報(bào)表層次就將由于選錯(cuò)統(tǒng)馭科目而產(chǎn)生的錯(cuò)誤糾正了。第二個(gè)月初，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)運(yùn)行相反的調(diào)整分錄，借：11310199（系11310101的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000貸：11310299（系11310201的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000.直到選錯(cuò)統(tǒng)馭科目的金額被支付出去后，才不需運(yùn)行上述程序。

    3，憑證的輸入規(guī)則：在SAP中，總帳科目在輸入分錄是需要遵循傳統(tǒng)的記帳方法，“有借必有貸，借貸必相等”。但對(duì)于應(yīng)收、應(yīng)付的發(fā)票輸入（即作會(huì)計(jì)分錄）單邊則可，如在應(yīng)付模塊作發(fā)票輸入，填入供應(yīng)商的號(hào)碼，日期、金額后，其次填寫行項(xiàng)目，此時(shí)的行項(xiàng)目的字段中已經(jīng)默認(rèn)了借方，用戶只需選擇適當(dāng)?shù)目値た颇浚ㄈ绻芾碣M(fèi)用—XX）、金額、成本中心即可。產(chǎn)生的分錄即為借貸皆具的雙邊分錄了。應(yīng)收模塊的發(fā)票輸入也同樣。在應(yīng)收、應(yīng)付模塊中除了后勤模塊的“發(fā)票校驗(yàn)程序”及銷售模塊的“出具發(fā)票程序”自動(dòng)過(guò)入應(yīng)付、應(yīng)收帳款外，尚有許多處如“過(guò)帳”、“清帳”也具有半自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄的功能。另外，在SAP中，憑證具有較寬泛的意義，如后勤模塊的產(chǎn)生的收貨單據(jù)，在SAP中也稱為憑證，發(fā)票也稱憑證，因此財(cái)務(wù)人員在實(shí)際操作中應(yīng)注意區(qū)別。

    4，憑證的類別

    傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算中，將憑證的類別分為收、付、轉(zhuǎn)三類或直接就是一類記帳憑證。SAP對(duì)憑證的分類基本上也遵循收、付、轉(zhuǎn)三類的原則，即總帳憑證（類似轉(zhuǎn)帳憑證）SA，與供應(yīng)商有關(guān)的憑證（類似于付款憑證）：KR（應(yīng)付供應(yīng)商的憑證）、KG（供應(yīng)商轉(zhuǎn)來(lái)的紅字發(fā)票，SAP稱為貸記憑證）、KZ（付款給供應(yīng)商的憑證），與客戶有關(guān)的憑證（類似于收款憑證）：DR（開(kāi)具發(fā)票給顧客的憑證）、DG（開(kāi)具紅字發(fā)票給顧客的憑證）、DZ（向顧客收款的憑證），與固定資產(chǎn)交易有關(guān)的憑證AA等。

    5，記帳碼

    在手工的會(huì)計(jì)核算過(guò)程中，我們通過(guò)用記帳符號(hào)“借”與“貸”來(lái)描述資產(chǎn)、負(fù)債的增、減。但在SAP中，卻變得有些復(fù)雜了，比如，對(duì)于總帳科目的憑證，用符號(hào)40來(lái)表示總帳的借方，用50來(lái)表示總帳的貸方，分錄例示如下：40：10010101（現(xiàn)金）50：50150101（營(yíng)業(yè)外收入）；對(duì)于與供應(yīng)商發(fā)票有關(guān)的憑證輸入，主要與應(yīng)付帳款有關(guān)的借貸方就比較復(fù)雜了，如貸方用31、32、33、34、35、36、37、38、39，借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29，如供應(yīng)商發(fā)票輸入分錄為：40：50100101（營(yíng)業(yè)費(fèi)用-電費(fèi)）31：10100037（表示通過(guò)主數(shù)據(jù)創(chuàng)建的供應(yīng)商編號(hào)）。對(duì)于與應(yīng)收帳款有關(guān)的，其應(yīng)收帳款的借貸方所用的記帳碼：用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方，用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示貸方，如輸入一筆與客戶發(fā)票有關(guān)的分錄：01：客戶有關(guān)的號(hào)碼50：其他業(yè)務(wù)收入。與固定資產(chǎn)有關(guān)的業(yè)務(wù)，用70表示借方，用75表示貸方，假設(shè)通過(guò)應(yīng)付模塊采購(gòu)固定資產(chǎn)，70：固定資產(chǎn)號(hào)碼31：10100037.與存貨有關(guān)的業(yè)務(wù)，用89表示借方，用99表示貸方，如89：存貨貸：50：GR/IR，退貨時(shí)，40：GR/IR 99：存貨（與存貨有關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，大部分是系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的，因此少了一道麻煩！）。

    記帳碼在SAP中實(shí)際上起到如下的作用：在行項(xiàng)目中決定可輸入的科目的類別；行項(xiàng)目是以借方或貸輸入；決定其他字段的狀態(tài)。

    6，憑證號(hào)碼的產(chǎn)生

    在SAP中，憑證號(hào)碼可以由系統(tǒng)產(chǎn)生也可由手工產(chǎn)生，但系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證號(hào)是連續(xù)的，手工產(chǎn)生的號(hào)碼難免會(huì)產(chǎn)生跳號(hào)等失誤，因此對(duì)系統(tǒng)設(shè)置時(shí)采用的憑證號(hào)碼是由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的。同時(shí)，對(duì)不同類別的憑證，系統(tǒng)對(duì)其產(chǎn)生的號(hào)碼的范圍不盡一致，如輸入供應(yīng)商發(fā)票產(chǎn)生的憑證號(hào)在1900000000-1999999999之間，付款給供應(yīng)商的的憑證產(chǎn)生的憑證號(hào)在1500000000-1599999999，與固定資產(chǎn)有關(guān)的憑證產(chǎn)生的憑證號(hào)在0100000000-0199999999之間，開(kāi)具發(fā)票給客戶產(chǎn)生的憑證號(hào)在1600000000-1699999999之間等等！尚有其他號(hào)碼范圍，可參照總帳藍(lán)圖中的有關(guān)敘述。當(dāng)然，號(hào)碼范圍是與年度有關(guān)的，即開(kāi)始新一個(gè)會(huì)計(jì)年度時(shí)，號(hào)碼區(qū)間又會(huì)被重新選用，從而避免號(hào)碼被用盡的可能。

    7，記帳期間變式，會(huì)計(jì)年度與特殊期間

    記帳期間變式是較難理解的一個(gè)內(nèi)容。通過(guò)手工的做法是，在某一期間內(nèi)所有交易都必須在同一時(shí)點(diǎn)結(jié)帳，以便總帳及財(cái)務(wù)報(bào)表的生成。但在系統(tǒng)中，由于每一時(shí)點(diǎn)都可以產(chǎn)生一個(gè)即時(shí)會(huì)計(jì)報(bào)表，因此某些類型的憑證可以在期間結(jié)束時(shí)予以關(guān)帳，而某些卻又可以繼續(xù)開(kāi)著，即某些類型憑證可在8月份入七月份的帳。當(dāng)然從嚴(yán)格的角度說(shuō)，這是不合適的。這就是記帳期間變式。特殊會(huì)計(jì)期間，在系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)期間基本上分為12個(gè)期間，這與正常手工核算無(wú)二，但由于在年度的會(huì)計(jì)期間結(jié)束后（此時(shí)12月31日會(huì)計(jì)報(bào)表已產(chǎn)生），仍然存在應(yīng)當(dāng)調(diào)整的事項(xiàng)，如審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)有些費(fèi)用的確認(rèn)不盡合理，有些交易金額必須重新確認(rèn)（如某些資產(chǎn)負(fù)債表日后事項(xiàng)），這時(shí)的調(diào)整就在特殊期間進(jìn)行。SAP的特殊會(huì)計(jì)期間分為4個(gè)，即13-16期間。但有些資產(chǎn)負(fù)債表業(yè)務(wù)卻又難以在特殊期間實(shí)現(xiàn)，如資產(chǎn)負(fù)債后日后發(fā)生的上一年度的退貨，由于這涉及到集成的業(yè)務(wù)，所以在SAP較難實(shí)現(xiàn)（具體參見(jiàn)后述）。

    8，初級(jí)成本要素與次級(jí)成本要素

    初級(jí)成本要素與次級(jí)成本要素。SAP除總帳的及時(shí)集成外，它的另一個(gè)特點(diǎn)是與控制模塊的及時(shí)集成。在SAP中所有的總帳中的費(fèi)用科目都被要求創(chuàng)建成為初級(jí)成本要素。這樣，當(dāng)輸入一個(gè)總帳的費(fèi)用分錄時(shí)，系統(tǒng)會(huì)要求輸入一個(gè)成本中心，即表示此時(shí)系統(tǒng)已將該初級(jí)成本要素分配給了某一成本中心。即通過(guò)一個(gè)分錄就將總帳與控制模塊的要求同時(shí)滿足，這就是SAP的無(wú)縫集成。當(dāng)然控制模塊中只有該要素的金額，而不是像總帳的記錄是通過(guò)雙邊分錄來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因此某成本心的費(fèi)用報(bào)表是各個(gè)初級(jí)成本要素總匯。次級(jí)成本要素是指，某一成本中心的費(fèi)用要素可整理成為次級(jí)的費(fèi)用要素（項(xiàng)目），并將其通過(guò)一定的比例分?jǐn)偨o不同的成本中心。控制模塊就是通過(guò)這兩個(gè)要素反映了企業(yè)內(nèi)外部間的資金流動(dòng)情況。在SAP中，初級(jí)成本要素就類似于科目表，它可以分配給任何一個(gè)成本中心，包括法人間的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初級(jí)成本要素是一模一樣的，但金額卻不盡相同。

    9，分配與分?jǐn)?br>
    分配與分?jǐn)倢?duì)于成本要素的來(lái)說(shuō)是一個(gè)很重要的功能。并且這功能就類似于固定資產(chǎn)折舊一樣，一月只能執(zhí)行一次。分配的功能是與初級(jí)成本要素相關(guān)的，分?jǐn)偟墓δ苁桥c次級(jí)成本要素的功能相關(guān)的。這兩個(gè)功能同樣都可用到計(jì)劃（預(yù)算）與實(shí)際發(fā)生額中。如可創(chuàng)建一個(gè)循環(huán)，將某成本中心（可超過(guò)一個(gè)以上）的初級(jí)成本要素（可超過(guò)一個(gè)以上），按一定的比例分配給其他成本中心（可超過(guò)一個(gè)以上），當(dāng)然也將這循環(huán)分為幾個(gè)段，各段間相應(yīng)的要求可以不一樣，這樣每月末執(zhí)行時(shí)，就可以很好地反映初級(jí)成本要素的流向情況。同樣的，也可創(chuàng)建一個(gè)分?jǐn)傃h(huán)，將某成本中心（可超過(guò)一個(gè)以上）的初級(jí)成本要素（可超過(guò)一個(gè)以上）重新組合成為一個(gè)次級(jí)成本要素，然后再將其按一定的比例分配給其他成本中心（可超過(guò)一個(gè)以上），當(dāng)然也將這循環(huán)分為幾個(gè)段，各段間相應(yīng)的要求可以不一樣，這樣每月末執(zhí)行時(shí)，就可以很好地反映次級(jí)成本要素的流向情況。分配與分?jǐn)偟膮^(qū)別在于，分配是將某一成本中心的初級(jí)成本要素分給另一成本心，被分配的初級(jí)成本要素會(huì)與被分配的成本中心的相同的初級(jí)成本要素一并反映，而分?jǐn)倓t是將次級(jí)成本要素分?jǐn)偟搅硪怀杀局行模c被分?jǐn)偟某杀局行牡某跫?jí)成本要素一同反映，這樣有利于區(qū)分本成本中心的發(fā)生的費(fèi)用與分?jǐn)傔^(guò)來(lái)的費(fèi)用的界限。需要說(shuō)明的是，同一利潤(rùn)中心下的成本中心的分配或分?jǐn)偅⒉挥绊懺摾麧?rùn)中心的利潤(rùn)額，但跨利潤(rùn)中心進(jìn)行分配或分?jǐn)偅瑒t影響了不同利潤(rùn)中心的利潤(rùn)額，兩種方法產(chǎn)生（分配或分?jǐn)偟囊?guī)則相同時(shí)）的影響一致。