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會計電算化管理
一、內部控制制度
一般部位建立的內部控制制度無外于硬件方面的、軟件方面的、系統運行方面的及操作過程方面的有關規定。下面結合浙江省財政廳制定的《關于采用計算機替代手工記賬的審批規定》，就實行會計電算化應該建立的內部管理制度及其所包括的內容予以詳細說明。
（一）操作管理制度
操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件而來制訂的，主要用來規范每一個操作人員的行為以及各自之間的權限限制。
除了軟件對操作方面作了一定的設計以外，制定并嚴格執行操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行，同時，也有利于會計內部牽制制度的執行。
操作管理制度從內容上來看，一般包括以下幾項：
1、操作人員的工作職責和工作權限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設置是由人工進行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規定，用來在用戶管理的設置和具體的操作中執行。
2、預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。如規定記賬憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算機等。
3、預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿的措施。如規定已輸入計算機的記賬憑證需打印出來由專門的核對人員核對并簽章后方可登記機內賬薄等。
4、必要的上機操作記錄制度。如規定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內容等。
（二）硬件和軟件管理制度
對于擁有計算機的單位，無論是用于會計核算，還是用來其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。
通常的，硬件和軟件管理制度包括以下一些內容：
1、保證機房設備安全的措施。如機房防火規定等。
2、保證計算機正常運行措施。如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規定等。
3、會計數據和會計軟件安全保密的措施。如數據備份規定及不準在計算機上玩電腦游戲等規定等。
4、修改會計核算軟件的審批和監督制度。如規定會計核算軟件的修改需報經單位總會計師批準等。
（三）會計檔案管理制度
在實行會計電算化之后，隨頭著存儲介質的改變，對會計檔案管理的要求也就比較嚴格，同時，對會計檔案的概念也就有所發展。在會計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統開發形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇，另外，對存有會計數據的有關介質也應妥善保管。
制訂電算化后的會計檔案管理制度，一般應包括以下內容：
1、實行會計電算化后的會計檔案經計算機打印的書面形式保存，保存的有關規定按《會計檔案管理辦法》的規定執行。
2、全套會計電算化系統文檔視同會計檔案保管，保管期截止至該系統停止使用或有重大修改后的三年。
3、妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質的措施。如規定存有會計數據的磁盤應存放在防潮防磁的容器內等。
4、利用會計檔案的權限。如規定查詢以前年度的會計檔案應經有關人員批準等。
5、保證會計檔案安全與完整的措施。如規定用計算機打印輸出的賬簿應按會計檔案的有關規定裝訂成冊等。
一般部位建立的內部控制制度無外于硬件方面的、軟件方面的、系統運行方面的及操作過程方面的有關規定。下面結合浙江省財政廳制定的《關于采用計算機替代手工記賬的審批規定》，就實行會計電算化應該建立的內部管理制度及其所包括的內容予以詳細說明。
（一）操作管理制度
操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件而來制訂的，主要用來規范每一個操作人員的行為以及各自之間的權限限制。
除了軟件對操作方面作了一定的設計以外，制定并嚴格執行操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行，同時，也有利于會計內部牽制制度的執行。
操作管理制度從內容上來看，一般包括以下幾項：
1、操作人員的工作職責和工作權限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設置是由人工進行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規定，用來在用戶管理的設置和具體的操作中執行。
2、預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。如規定記賬憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算機等。
3、預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿的措施。如規定已輸入計算機的記賬憑證需打印出來由專門的核對人員核對并簽章后方可登記機內賬薄等。
4、必要的上機操作記錄制度。如規定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內容等。
（二）硬件和軟件管理制度
對于擁有計算機的單位，無論是用于會計核算，還是用來其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。
通常的，硬件和軟件管理制度包括以下一些內容：
1、保證機房設備安全的措施。如機房防火規定等。
2、保證計算機正常運行措施。如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規定等。
3、會計數據和會計軟件安全保密的措施。如數據備份規定及不準在計算機上玩電腦游戲等規定等。
4、修改會計核算軟件的審批和監督制度。如規定會計核算軟件的修改需報經單位總會計師批準等。
（三）會計檔案管理制度
在實行會計電算化之后，隨頭著存儲介質的改變，對會計檔案管理的要求也就比較嚴格，同時，對會計檔案的概念也就有所發展。在會計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統開發形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇，另外，對存有會計數據的有關介質也應妥善保管。
制訂電算化后的會計檔案管理制度，一般應包括以下內容：
1、實行會計電算化后的會計檔案經計算機打印的書面形式保存，保存的有關規定按《會計檔案管理辦法》的規定執行。
2、全套會計電算化系統文檔視同會計檔案保管，保管期截止至該系統停止使用或有重大修改后的三年。
3、妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質的措施。如規定存有會計數據的磁盤應存放在防潮防磁的容器內等。
4、利用會計檔案的權限。如規定查詢以前年度的會計檔案應經有關人員批準等。
5、保證會計檔案安全與完整的措施。如規定用計算機打印輸出的賬簿應按會計檔案的有關規定裝訂成冊等。
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