會計電算化在我國經歷了從無到有,從簡單到復雜,從各自為政到政府調控與引導,從緩慢發展到迅速普及的過程,尤其是近幾年,它取得了長足的發展。
一、會計電算化系統的網絡化
隨著計算機網絡技術的大規模應用和發展,以及會計核算業務量的增大、業務種類的繁多、對會計信息資料的分析與研究的深入,計算機單機處理的方式難以完成現有會計核算工作。同時,網絡技術的迅速發展及應用領域的不斷拓寬,也使會計電算化系統出現許多新的特征。這些既推動現有會計信息系統的發展,同時也對現有的會計電算化系統的發展產生障礙。為此就提出了一個挑戰性的課題,即會計電算化系統必然向網絡化的方向發展。
(一)單機系統的不足
從目前我國會計電算化系統的應用情況來看,大多仍停留在單機狀態。隨著計算機網絡技術的日益發展和成熟,單機應用日益顯現出其不足,具體表現在:
1、延長了會計資料的傳送周期,增加了數據出錯的可能性。在會計核算與分析過程中,會出現部門之間數據的相互交流、向上級部門報送有關資料。在單機狀態下,只能通過打印的
報表數據或通過軟盤報送的方式,這樣無疑增加了數據傳輸的周期,同時還會因為打印報表數據的錯誤和軟盤損壞、病毒感染等因素,造成會計數據的不準確性,導致錯誤的發生。
2、不能實現數據共享,系統資源忙閑不均。
3、完成大業務量會計事項處理的能力不足。在單機狀態下,由于系統的所有硬件資源均采用獨占的方式,任何一臺微機在任一時間內只能由一人操作,因此對業務量較大的企事業單位,如果輸入數據、打印報表等都由一臺微機來執行,就無法按時輸入最新的會計數據和及時打印所需賬表。
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電腦網絡是現代信息技術的主流,網絡技術的普遍應用,進一步推動了會計電算化系統向深度和廣度的方向發展-即實現會計電算化系統的網絡化。所謂計算機網絡就是利用通信手段把分布在不同地理位置上,能夠以相互共享資源(硬件、軟件和數據等)的方式連接起來的,而各自又具備獨立功能的計算機系統的集合。它是計算機技術和通信技術相結合的產物。
網絡系統可以克服單機系統的缺陷,充分發揮會計電算化的功能。一般地說,會計電算化網絡系統應具有如下功能:
1、加快信息傳輸的速度,建立良好的通信通道。由于在網絡化的會計電算化系統中,計算機之間是通過一定的通信手段相連,因此很容易實現部門與部門之間、部門與上級之間等的快捷通信,會計系統各子系統之間可以進行自動的轉賬處理,上級主管部門也可以通過網絡方便快速地獲取所需數據。由此既可以減少信息傳播的時間,又可以減少出錯率。
2、增加信息共享功能。由于網絡內的各計算機系統共處于一個網絡環境中,既獨立又共存,因此,網絡內各計算機系統的會計數據資料都可為其它計算機系統所共享。
3、增加了設備共享的功能。由于網絡內的各計算機系統共存在于一個網絡環境中,因此,在這種環境下,可大大提高設備的利用率。
。1)可以實現任務的分布式處理。當一個計算機系統接受到一個大型的會計處理業務時,由于本系統計算機的檔次不夠,或本系統任務量飽滿,這時可將一個大型業務分布于網絡內不同的計算機系統去處理。處理完畢后綜合匯總,形成一個業務的綜合處理結果。
。2)減少了網絡內高檔設備購買的開支。只要網內有一個計算機系統擁有了某一個高檔設備,網內其它計算機系統則無須再購買此設備。這就是網內設備的共享。
4、共享網內的數據庫資源。在一個網絡化的會計電算化系統中,必須保證其中的數據庫資源共享。但由此也可能造成共享的沖突問題,因此要保證用戶可以對沖突加以限制。
5、會計信息的規范化和代碼化。網絡環境下,會計電算化系統要求原始會計數據標準化和規范化,所有錄入到電腦里面的會計信息必須代碼化,以便于電腦集中處理。同時,所使用的代碼必須與財政部規定相符,與網絡環境對會計數據的傳輸要求相一致,從而更好地發揮網絡的優勢。
二、會計電算化網絡與模式選擇
(一)會計電算化網絡的選擇原則
1、網絡選擇必須要有長遠發展的眼光。由于計算機技術發展的迅猛性,網絡系統的建立必須考慮到系統的可擴充性、可擴展性,系統的兼容性,網絡技術的采用要有超前性。
2、網絡建設必須滿足財務工作的需求,滿足迫切目標,解決迫切問題,不求大而全。
。ǘ┚W絡電算化系統模式的選擇
計算機技術的飛速發展使計算機模式不斷更新,從單機時代的主機/終端模式到文件服務器時代的共享數據模式,再到今天的網絡計算時代的B/S模式。因此,了解計算機網絡的基礎結構,正確選擇網絡計算模式十分重要。目前常用的網絡模式有:
1、主機處理模式。由一臺主機帶多個集中式處理系統,程序、數據集中存放在性能較好的主機中,由主機負責所有的處理業務。終端機僅用于輸入輸出。
2、文件服務器模式。它是將多個獨立的PC機用網絡連接起來的一種局域性網絡系統。服務器負責從硬盤查詢所需要的文件,并通過網絡把它發送給用戶,所有的應用處理包括數據處理都由PC機獨立進行,處理結果以文件形式回送文件服務器。其處理能力取決于工作站上PC機的性能。
3、客戶機/服務器模式。該模式的連接方式是一種兩層結構的系統,在這個系統中,服務器端一般配備數據庫服務器,客戶端分布在各部門中,但在網絡中傳輸的一般是請求與結果,而不是整個文件。
4、瀏覽服務器模式。該模式是面向INTERNET網,是以WEB為核心的N層分布式計算模式,也是當今最為先進的計算模式。
以上四種會計電算化網絡模式各有優勢。第一種模式有造價低、數據安全性和保密性高的優點,但由于數據的高度集中處理,其適用范圍受到了一定的限制,一般來說適合于中小型企業或單位。第二種模式投資較低,數據共享性較好,拓展容易,操作方便,但區域性要求較高。第三種模式可以在廣域范圍內進行網絡傳輸數據、實現數據共享。其網絡性能高,支持多種機型,可以實現不同網絡結構的互連。系統規模較大、投資也較大。該模式集中了模式一與模式二的優點。第四種模式則主要應用在地域比較分散的集團型企業,信息的及時性準確性較好,但要求能夠對互聯網知識有較為深入的了解。因此各單位應結合自身的情況,包括財力、應用范圍等,選擇合適自身特點的網絡模式。但從目前已使用的單位來看,模式一和模式二使用的單位甚少,模式三較為適合,但從企業的長遠發展及計算機技術的推廣應用來看,模式四必定是企業未來會計電算化的主流和方向。
三、電算化網絡系統應注意的問題
1、會計電算化網絡軟件的選擇應注意以下指標:網絡軟件的兼容性與擴充性;網絡本身的經濟性與可回收性;網絡本身的先進性、可靠性;網絡數據庫的共享與控制性;業務處理能力;網絡軟件可維護性等摻照上述數據,綜合具體情況,針對市場優選出適合自身的最優、最佳網絡軟件。
2、對能夠進入到網絡的會計信息從信息格式、信息內容等方面制訂出統一的標準與規范。
3、建立嚴格的網絡管理規范,包括人員分工、數據設置、數據庫共享控制措施、數據備份制度等。
4、會計電算化網絡系統的安全性。由于會計信息的安全性從傳統的手工操作階段到會計電算化的單機應用階段就已存在,為此人們建立了完整的安全保障措施和方法。進入網絡以后,會計信息的安全性又受到了更大的挑戰,主要表現在:
。1)電腦黑客。電腦黑客是指非法侵入網絡的用戶或機構(未經授權)。在會計領域中電腦黑客主要是指競爭對手和專門竊取商業秘密的機構。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務條款等方式非法侵入網絡,竊取數據或破壞數據。因此,電算化網絡系統必須要有相應的防范措施。
(2)病毒。電腦病毒是一個不為人所陌生的名詞。它除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進行傳播外,現在又通過網絡環境進行傳播。在網絡環境下隱蔽性更強,破壞性更大,傳播速度更快。不僅能對會計數據進行毀滅性的破壞甚至破壞電腦硬件。因此對電腦病毒的防范更應提到議事日程上來。
。3)必要的
內部控制。在電腦網絡環境下,某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性,因此建立內部控制制度是必要的。第一,實行用戶權限分級授權管理,建立網絡環境下的會計信息崗位責任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,從電算化網絡軟件的設計入手,增加軟件本身的限制功能。第四,建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。第五,強化
審計線索制。第六,建立進入網絡環境的權限制。
5、充分考慮網絡技術所引發的相關會計法律問題。
6、網絡數據庫的維護問題。網絡環境下數據庫的管理與維護,主要通過網絡管理員工作站進行。如果數據庫缺乏維護管理,一旦系統發生故障,必須導致大量數據流失,系統很難恢復,將有可能造成會計工作的中斷。
總之,隨著計算機技術的迅速發展,會計電算化系統的應用必將逐步從單機環境過渡到網絡化環境,從而更大地發揮電算化系統的效益,為企業提供準確及時的會計信息,促進經濟的發展。會計電算化系統的網絡化是會計電算化發展的必然趨勢。