第二部分

第二章 采購與付款循環(huán)審計

　　知識點三、業(yè)務循環(huán)中的內部控制

　　控制活動要素——業(yè)務授權控制，職責分工控制，憑證與記錄控制，實物控制，獨立檢查（P121）

　　1.職責分工（P252）

　　采購、驗收、付款和記錄要由不同的職能部門或人員負責。

　　職責分工：

　　（1）提出采購申請與批準采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制；

　　（2）批準請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害；

　　（3）采購審批，合同簽訂與合同審批相互獨立，防止虛列支出；

　　（4）驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數(shù)額登記入賬；

　　（5）應付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)，以保證應付款項記錄的真實性，正確性；

　　（6）內部檢查與有關執(zhí)行和記錄部門相互獨立，以保證內部檢查的獨立性和有效性。

　　2.信息傳遞程序控制

　　（1）授權程序

　　有效的內部控制要求采購與付款業(yè)務的各個環(huán)節(jié)要經(jīng)過適當?shù)氖跈嗯鷾剩?

　　①企業(yè)內部建立分級采購批準制度；

　　②只有經(jīng)過授權的人員才能提出采購申請；

　　③采購申請經(jīng)獨立于采購和使用部門以外的被授權人的批準，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業(yè)利益；

　　④簽發(fā)支票要經(jīng)過被授權人的簽字批準，保證貨款是以真實金額向特定債權人及時支付。

　　（2）文件和記錄的使用

　　①收到購貨發(fā)票時，財會部門應將發(fā)票上所記的商品規(guī)格、數(shù)量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關資料核對相符后入賬；

　　②對關鍵性憑證要預先編號，由經(jīng)手人按編號歸檔保存，并由獨立人員定期檢查存檔文件的連續(xù)性；訂購單中要有足夠的欄目和空間，詳細反映訂貨要求；

　　③建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據(jù)；

　　④設置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業(yè)務；

　　⑤對每一供應商設立應付款項明細賬，并與總賬平行登記。

　　（3）獨立檢查

　　①由獨立于業(yè)務經(jīng)辦的人員對賣方發(fā)票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查，確保實際收到的商品符合訂購要求。

　　②定期核對采購日記賬和應收款項明細賬，檢查付款憑證單各項目填寫是否與賣方發(fā)票一致。

　　③由專人檢查采購形成的負債業(yè)務的真實性、實有數(shù)額及到期日等，按月向供應商取得對賬單并與應付款項明細賬核對調節(jié)，發(fā)生差異時查明原因。

　　④通過對賬確保債務的真實性和正確性，維護企業(yè)和債權人雙方的利益。

　　⑤檢查付款憑單計算的正確性。

　　⑥檢查付款記錄的及時性和正確性，由獨立人員按月編制銀行存款余額調節(jié)表，檢查銀行存款日記賬記錄的付款與銀行對賬單的一致性。

　　⑦定期檢查采購日記賬與總賬、應付款項明細賬與總賬、銀行存款日記賬與總賬的金額是否一致，出現(xiàn)差異時，應編制調節(jié)表進行調節(jié)。

　　3.實物控制（P253）

　　（1）加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權人員接近存貨。

　　驗收部門人員應獨立于倉庫保管人員。同時加強對發(fā)生的退貨的實物控制。貨物的退回要有經(jīng)審批的合法憑證。

　　（2）限制非授權人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。

　　特別應注意對支票的實物控制，不得讓核準或處理付款的人接觸；未簽發(fā)的支票應予以安全保管；作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復開具支票。