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Excel數據有效性的妙用-制作流程單據中的信息提示框！簡單！
實務工作中很多企業的流程單據，比如費用報銷單等并不是從外部購買的，而是公司財務人員自己設計出來的。今天我們就給大家介紹一個報銷單設計時的優化技巧。
在報銷單上很多單元格我們都是有填報的特定要求的，比如格式的要求，比如內容上的要求。為了防止報銷人亂填，財務可能會寫一個填報說明，在旁邊或者在下方，有一大堆文字。這樣可能讓使用者看著覺得非常麻煩。
那么怎么樣讓這個說明看起來明了又簡單呢？實務工作中我們見到過如下圖所示這樣的提示框。
這樣的提示框是怎樣制作的呢？可以使用“數據”選項卡下的數據有效性功能。我們以C8到C15 單元格為例，首先選中這片區域，然后點擊數據有效性，在輸入信息處，比如我們錄入“請按照指定的費用類型填寫 ”。此時，當鼠標點擊該單元格的時候，就出現了“請按照指定的費用類型填寫 ”的提示。操作步驟如下圖。
再比如，為保證銀行賬號顯示正確，因為我們知道Excel中當數字超過11位時就變成科學計數法顯示了，前面加一個單引號可以讓數字格式變為以文本格式存儲。
我們在此處用數據有效性功能設置輸入信息為“輸入銀行賬號前請先在單元格中輸入英文半角下的單引號”。那么報銷人員剛要填寫她的銀行卡卡號時，就出現如何正確填寫的提示了。
能夠避免以后打印出來財務人員看不到該員工完整的銀行卡卡號。操作步驟如下圖。
好了，費用報銷單設計時使用數據有效性進行信息提示的簡單優化技巧大家掌握了嗎？更多內容歡迎大家關注胡雪飛老師的《財務人員必會之Excel流程表單設計技巧》。查看課程詳情>>
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