學會這些EXCEL實用技巧報表處理將事半功倍（上）

來源: 開放課堂編輯： 2017/05/18 11:20:12　　字體：大小

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在日常的財務工作中，報表可謂是會計人員需要天天打交道的對象。在繁雜瑣碎的數據管理過程中，如果你能熟練掌握一些Excel的操作技巧，勢必會大大地提升工作效率，達到事半功倍的效果。這不，我們邀請到了正保會計網校正保開放課堂的李廣老師來給大家分享幾個工作中常用Excel實用技巧，還不快學起來！

實用技巧一：如何對多個報表進行快速編輯

想要為200個報表添加同樣的表頭，但是一個一個的添加，實在太麻煩了。怎么辦呢？

嘗試一下下面所分享的方法，一切都變得簡單了：

在Excel當中，利用Shift鍵或Ctrl鍵，再使用鼠標進行選擇，同時選擇所有工作表，在第一列插入表頭，就可以同時為200個工作表添加同樣的表頭。

注意：Ctrl鍵+鼠標選擇，可以逐一選中不連續的工作表，進行批量操作；而Shift鍵+鼠標選擇，可以一次性選中所有連續的工作表。被選中的工作表，工作表標簽呈白色顯示。

一般情況下，多個工作表的批量處理，主要能夠完成以下工作：

1、頁面設置，快速對選中工作表設置相同的頁面和相同的打印方式；

2、報表批量處理，可快速在多個工作表中插入或刪除同樣的行列、輸入相同的數據、應用相同的格式。

3、數據批量處理，對同樣位置的單元格，快速輸入相同的公式，進行公式計算。

實用技巧二：如何讓Excel報表里的0值不顯示

很多時候，我們需要將報表中的0值顯示為空。問題是如何讓Excel報表里的數字0不顯示呢？今天和大家一起分享一下這方面的技巧。

一、所有0值顯示為空

在Excel2007中，我們可以通過Excel選項將所有0顯示為空。

點擊“Office 按鈕”中的“Excel 選項”按鈕，在“Excel選項”窗口中選擇“高級”，向下拉動滾動條，在“此工作表的顯示選項”下取消選擇“在具有零值的單元格中顯示零”復選框那個對勾。

在Excel2003中，可以選擇菜單“工具” →“選項” →“視圖” ，最下面有個“零值”，前面的勾取消。

二、僅僅將公式或函數返回的0值顯示為空

要將公式或函數范圍的0值顯示為空，只需要嵌套一個IF函數就可以了。例如公式“=A1+B1”，希望返回0值顯示為空，只需要加IF函數:

=IF(A1+B1=0,"",A1+B1)

實用技巧三：限制報表錄入重復的數據

我們在Excel報表中錄入數據時，對于商品編碼、訂單編碼、發票號碼或者員工編號等等，有時需要在報表的某列或某個區域中具備唯一性。但是我們往往很難判斷是否錄入的重復的數據，導致報表數據錯誤。這時候，我們可以利用數據的有效性，限制報表中錄入重復的數據。

例如在上圖中，我們要在A列中輸入商品編碼，我們可以選擇整個A列，然后數據功能選項卡中的“數據有效性”，在“數據有效性”對話框中，在彈出的下拉菜單中，設置有效性條件為“自定義”，并在“忽略空值”前面打上勾；并在下面“公式”文本框中輸入公式“=COUNTIF($A$3:$A$1048576,A3)=1”。

接下來，在“輸入信息”中輸入提示信息，提示輸入數據的人員不能在此列中輸入重復內容，如下圖所示。