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知識點：內部控制應用指引

七、采購業務

《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》所稱采購，是指購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。

采購業務——案例

貪污挪用公款840萬元，一國企貪官被判死緩

1998年2月至10月，沈某（擔任北京市第六市政工程公司水電工程處主任）

用向他人索要的空白合同及空白商業零售專用發票，偽造工礦產品購銷合同，虛構水電工程處從北京某電纜有限公司購買價值382.6萬元電力電纜的事實。

指令保管員填寫虛假的材料入庫驗收單，用寫有187.04萬元和195.6萬元的兩張空白發票平賬。

【啟示】

1.電力電纜的請購、審批和實際采購全由沈某一人完成。

2.采購和驗收沒有形成牽制。

3.最后環節，即應付賬款的控制上對于入賬憑證的審核不嚴密造成應付賬款的入賬依據不真實。

（一）采購業務需關注的主要風險

（1）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致企業生產停滯或資源浪費。

（2）供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權審批不規范，可能導致采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐。

（3）采購驗收不規范，付款審核不嚴，可能導致采購物資、資金損失或信用受損。

（二）內部控制要求與措施

1.購買

（1）采購業務應當集中，避免多頭采購或分散采購。

對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換。

重要和技術性較強的采購業務，應當組織相關專家進行論證，實行集體決策和審批。

企業除小額零星物資或服務外，不得安排同一機構辦理采購業務全過程。

（2）采購歸口請購制度

建立采購申請制度，依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。

對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。

（3）加強供應商管理

建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協議。

建立供應商管理信息系統。

可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。

（4）企業應當根據市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。

大宗采購應當采用招標方式，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則；

一般物資或勞務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議；

小額零星物資或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。

（5）企業應當建立釆購物資定價機制，采取協議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格。

大宗采購等應當采用招投標方式確定采購價格。

其他商品或勞務的采購，應當根據市場行情制定最高采購限價，并對最高采購限價適時調整。

（6）簽訂采購合同。

（7）企業應當建立嚴格的采購驗收制度，出具驗收證明。

涉及大宗和新、特物資采購的，還應進行專業測試。

（8）企業應當加強物資采購供應過程的管理，做好采購業務各環節的記錄。

2.付款。

（1）企業應當加強采購付款的管理。

嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等相關內容，審核無誤后按照合同規定及時辦理付款。

嚴格審查采購發票的真實性、合法性和有效性。發現虛假發票的，應查明原因，及時報告處理。

重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發現異常情況的，應當拒絕付款，避免出現資金損失和信用受損。

合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。

（2）企業應當加強預付賬款和定金的管理。

（3）企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

企業應當指定專人通過函證等方式，定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。

（4）建立退換貨管理制度。