1.訂單確認單：當從客戶處接收到訂單時，應生成一份訂單確認單，明確列出訂單詳情，包括產品、數量、價格、發貨地址等。這份單據可以作為你們與客戶之間交易的初步證據。 2.發貨通知單：當廠家準備發貨時，要求廠家提供一份發貨通知單，上面應包含訂單號、產品詳情、發貨日期、運輸方式以及預計到達時間等信息。這份單據可以作為貨物已經發出的證明，并且方便你們跟蹤貨物的運輸狀態。 3.物流跟蹤信息：要求廠家提供貨物的物流跟蹤號碼，這樣你們就可以實時跟蹤貨物的運輸狀態，并向客戶提供更新。物流跟蹤信息也可以作為交易流程的一部分進行記錄。 4.發票與收據：雖然你們不直接處理送貨單，但應確保有完整的發票和收據記錄。從廠家那里獲取發票，作為進貨成本的憑證。向客戶開具發票，作為銷售收入的憑證。 5.內部記錄系統：建立一個內部記錄系統，用于整合和管理上述所有單據和信息。這個系統可以幫助你們更好地追蹤訂單狀態，管理庫存，以及進行財務結算。 6.與廠家和客戶的溝通：與廠家和客戶明確溝通單據的傳遞方式和責任，確保信息的準確性和及時性。可以考慮建立電子化的單據傳遞系統，提高效率和準確性。 7.備份與存檔：對所有單據進行備份和存檔，以備將來審計或查詢之需。