首先，出口退稅是一項外貿企業必須遵守的審計程序，在準備申報出口退稅之前，外貿企業首先需要在電子稅務局申報，其次在電子口岸做申報，然后就可以離線退稅軟件進行申報。出口貨物應當開出專用發票，明確記載貨物名稱、品牌、數量、單位、成交價格，并由銷售單位在發票上注明：“本發票可用于出口退稅申報”等字樣，同時，還要提供出口合同、貨物質量檢驗報告等相關資料，以供審核，最后就可以申報退稅了。出口退稅的申報，是外貿企業實現稅收管理以及關稅等優惠政策的重要途徑，因此，外貿企業在辦理出口退稅時，一定要注意落實各項手續及時、準確、規范，以保證企業實現預期效益。