例：大新公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證，其會計分錄為：借：其他應收款——備用金(行政科) 1600貸：庫存現金 1600行政科購買辦公用品1520元后憑發票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現金80元，財務部門編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：借：管理費用 1520庫存現金 80貸：其他應收款——備用金(行政科) 1600出納員收回多借的未用現金80元。如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規定編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：借：管理費用 1780貸：其他應收款——備用金(行政科) 1600庫存現金 180出納員付給行政科現金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。