《企業會計制度》規定:購入存貨,月底時,若發票未到,應分別存貨科目,抄列清單,暫估入賬,借記“庫存商品”、“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”等科目,貸記“應付賬款——暫估應付賬款”科目,下月初用紅字作同樣的記錄,予以沖回。但是,該規定過于籠統,加上企業的業務特點、會計核算方式、會計環境的不同以及理解上的差異,各企業“暫估入賬”的具體操作方法也多不相同。因此,實務中有以下問題需要探討。
【問】是單獨設應付賬款——暫估入賬戶還是直接暫估到客戶名下?
【答】《企業會計制度》的規定是單獨設應付賬款——暫估入賬戶,該方法應用較廣,其優點是便于查詢核對未取得發票的入庫材料的情況,缺點是賬務中不能全面準確反映應付每個客戶的款項(因其不含增值稅),不利于應付賬款的管理,有可能出現多付款或不能及時付款的情況。
實務中,大部分會計人員認為:暫估入賬戶無論怎樣設置,也只是個過渡性賬戶,若暫估入賬情況不經常發生,只是臨時性、偶然性的有此類業務,怎樣設置都無大礙。但若暫估經常發生,且客戶較多,應直接暫估到相應的應付賬款客戶名下,這樣能解決上述單獨設應付賬款——暫估入賬戶的問題。最好是應付賬款明細賬下設三級明細,即對每家客戶核算應付(票到)和暫估(票未到),以利于對賬。但此法也有缺點,就是不能對暫估人材料直接查詢。
【問】要不要月底暫估,下月初再沖回?
【答】《企業會計制度》的規定是月底暫估,月初再沖回。之所以規定要沖回,是因為這時債權尚未成立,因此不能確認應付。但若企業客戶很多或發票長期未到,每月都要估入和沖銷一次,太繁瑣,工作量也大。
推薦一種方法:發票未到的當月月底暫估,發票到達的當月月底再沖回,不必以后每月月初沖回,月底再暫估,這樣可減少一些工作量。但使用這種方法時財務人員應再設一套備查賬,對估入的金額、戶名等逐筆登記,以便發票到達時逐筆查找,找到后劃銷,防止漏戶、錯戶。
【問】如何保證發票到達的時候,將發票和原來的暫估入庫對應上?
【答】暫估入賬最容易產生的問題就是暫估容易沖銷難,難就難在發票到達后找不到原來對應估入的是哪一筆,特別是客戶很多或較長時間才收到發票的情況更易產生這種問題。解決方法一是按上面所說的月底暫估,月初沖回,保持賬務的連續性以免因發票長時間未到而難以查對,二是設備查賬(表),對每筆新發生的暫估入賬及發票到達沖銷后都要及時登記,將存貨明細賬與庫房的明細賬定期不定期地核對,以減少差錯的發生及盡早發現差錯。