各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

　　為確保國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）的貫徹施行，現就所涉及的幾個具體問題提出如下處理意見：

　　1.關于“意見”文種的使用。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。所提意見如涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關決定。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。

　　2.關于“函”的效力。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法定效力。

　　3.關于“命令”、“決定”和“通報”三個文種用于獎勵時如何區分的問題。各級行政機關應當依據法律的規定和職權，根據獎勵的性質、種類、級別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應的文種。

　　4.關于部門及其內設機構行文問題。政府各部門（包括議事協調機構）除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文；如需行文，應報請本級政府批轉或由本級政府辦公廳（室）轉發。因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應當報經本級政府批準，并在文中注明經政府同意。

　　部門內設機構除辦公廳（室）外，不得對外正式行文的含義是：部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關（包括本系統）制發政策性和規范性文件，不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時，只能以函的形式行文。

　　“函的形式”是指公文格式中區別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。

　　5.關于聯合行文時發文機關的排列順序和發文字號。行政機關聯合行文，主辦機關排列在前。行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

　　行政機關之間聯合行文，標注主辦機關的發文字號；與其他機關聯合行文原則上應使用排列在前機關的發文字號，也可以協商確定，但只能標注一個機關的發文字號。

　　6.關于聯合行文的會簽。聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協辦單位依次會簽。一般不使用復印件會簽。

　　7.關于聯合行文的用印。行政機關聯合向上行文，為簡化手續和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。

　　8.關于保密期限的標注問題。涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標注，否則按照《國家秘密保密期限的規定》（國家保密局1990年第2號令）第九條執行，即“凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。”

　　9.關于“附注”的位置。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。

　　10.關于“主要負責人”的合又。“主要負責人”指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。

　　11.關于公文用紙采用國際標準A4型問題。各省（區、市）人民政府和國務院各部門已做好準備的，公文用紙可于2001年1月1日起采用國際標準A4型；尚未做好準備的，要積極創造條件盡快采用國際標準A4型。省級以下人民政府及其所屬機關和國務院各部門所屬單位何時采用國際標準A4型，由各省（區、市）人民政府和國務院各部門自行確定。