為了加強出口貨物退（免）稅管理，保證出口退（免）稅資料的系統性、安全性和完整性，根據《中華人民共和國稅收征收管理法》和《中華人民共和國檔案法》及出口退（免）稅有關規定，區局制定了《新疆維吾爾自治區國家稅務局出口貨物退（免）稅檔案管理試行辦法》，現印發給你們，本辦法自2002年1月1日起執行，對以前年度有關退稅檔案管理可比照本辦法執行。各地在試行過程中，對存在問題請及時向區局反饋。

　　附件：新疆維吾爾自治區國家稅務局出口貨物退（免）稅檔案管理試行辦法

　　第一章 總　則

　　第一條 為了規范出口貨物退（免）稅檔案的管理，保證退稅資料的系統性、完整性和安全性，保障國家各項出口退稅政策準確無誤地貫徹落實，根據《中華人民共和國檔案法》及有關稅收法律法規，結合我區實際，制定本辦法（以下簡稱《辦法》）。

　　第二條 本《辦法》適用于全區各級國稅系統主管出口退稅的分局和部門有關出口退稅檔案的管理。

　　第三條 本《辦法》所稱檔案是指出口退稅部門辦理出口貨物退（免）稅業務中形成的，包括出口企業申報出口退稅的各類原始、自制單、證，有保存價值的各種文字和磁盤、光盤以及退稅機關內部在辦理退稅過程中形成的各類退稅資料和向企業下達的各類文書、證明，可簡稱為出口退稅檔案。

　　第四條 出口退稅管理分局和各地國稅局主管退稅的部門應指定專人或兼職人員負責出口退稅檔案的管理。

　　第五條 檔案管理人員的基本職責：

　?。ㄒ唬┱J真貫徹執行國家有關政策和法律法規，遵紀守法、保守秘密，確保檔案的安全與完整。

　?。ǘ┍O督、指導本部門各類出口退稅檔案的形成、積累、整理、裝訂、歸檔等工作。

　　（三）嚴格執行本“辦法”，逐步實現檔案的現代化管理。

　　（四）接受本級和上級國稅機關及檔案行政管理部門的監督和指導。

　　第二章 檔案的分類、形成和積累

　　第六條 出口退稅檔案應按照本《辦法》的分類要求進行分類，由各崗位管理人員負責資料的分類、形成和積累。

　　第七條 按照出口退稅業務管理的范圍，可將出口退稅檔案分類為：A、B兩大類，即出口企業申請退稅的各類資料為A類；退稅機關內部形成的和向企業下達的各類文書等退資料為B類；各類資料按照不同的內容，再進行二級分類，用數碼表示，具體分類如下：

　?。ㄒ唬┏隹谄髽I申報退稅資料（A類）又分為：Al、出口退稅登記資料；A2、外貿企業申報退稅單證；A3、生產企業申報“免、抵、退”稅資料；A4、生產企業“先征后退”稅申報資料；A5、免稅卷煙出口核銷資料；A6、其他特殊規定的出口退稅資料。

　?。ǘ┩硕悪C關內部形成的和向企業下達的各類文書等退稅資料（B類）又分為：B1、數據調整表；B2、人工挑過表；B3、退庫及返納稅款資料；B4、出口企業退（免）稅統計臺賬；B5、年度清算資料及清算通知書5B6、函調文書；研稽查案卷、專項調查文書及各類檢查通知書；B8、排查疑點臺賬；B9、生產企業“免、抵、退”稅審批通知書及審批臺賬3B10、為企業開據的各類證明；B11、其它資料。

　　第八條 出口退稅登記資料的形成和積累，由辦理出口退稅登記的管理人員負責。

　　出口退稅登記資料的形成包括申請辦理、變更、注銷、換證和年審，綜合管理人員應根據已登記的有關手續，追加或調整企業代碼庫，然后在每月終了后，按下列順序分戶進行積累：（一）出口退稅登記表（留底表）；（二）國家授權部門批準的進出口經營權批件（復印件）；（三）工商營業執照（復印件）；（四）稅務登記證（復印件）；（五）一般納稅人審批表（復印件）；（六）海關注冊登記證（復印件）；（七）企業退稅登記或變更申請書；（八）工商營業執照與稅務登記證變更后的證件（復印件）；（九）注銷退稅登記的有關文件和決議（復印件）；（十）企業退稅登記年審表；（十一）銀行賬戶開設證明單；（十二）其它有關證件。

　　第九條 出口企業申報出口退稅資料的形成和積累由企業自行完成，退稅部門受理申報的管理人員負責監督檢查，退稅資料的形成包括外貿企業和生產企業及特準企業。每次審核通過后，必須在各種原始單證上加蓋“已受理申報”等予以注銷字樣的印章 .正式受理后，要求企業按下列順序分戶積累并裝訂：（一）外貿企業為：1.出口貨物退稅單證匯總表；2.出口貨物進貨憑證申報明細表（增值稅）；3.出口貨物進貨憑證申報明細表（消費稅）；4.出口貨物退稅申報明細表；5.代理出口貨物證明；6.進料加工貿易申請表：7.稅收（出口產品專用）繳款書或出口貨物完稅分割單；8.增值稅專用發票（抵扣聯）或進貨結余分割單；9.出口收匯核銷單（出口退稅專用聯）；10.出口銷售發票（第四聯）；11.出口貨物報關單（出口退稅專用聯）；12.數據調整表和人工挑過表；13.其它有關證明。以上各申報明細表，適用于采用分散錄入和集中錄入兩種方式的申報。

　　（二）自營或委托代理出口生產企業（含“免、抵、退”稅和“先征后退”稅管理辦法）為：1.《生產企業自營（委托）出口貨物免抵退稅申報表》或《生產企業出口貨物先征后退稅申報表》；2.出口貨物退稅單證匯總表；3.出口銷售明細賬匯總表；4.代理出口貨物證明；5.進料加工貿易申請表；6.出口收匯核銷單（出口退稅專用聯）；7.出口銷售發票（第四聯）；8.出口貨物報關單（出口退稅專用聯）；9.納稅申報表和專用繳款書復印件；10.出口貨物海關電子信息核對表；11.其他有關資料。

　　第十條 計劃內免稅卷煙出口企業申報資料的形成和積累，由退稅部門辦理核銷的管理人員負責。日常工作中對形成的資料及時進行收集，對已核銷的原始單證，必須按要求加蓋“已受理核銷‘’予以注銷字樣的印章 ，年度末按下列順序分戶積累：（一）國家下達的免稅出口卷煙計劃通知書；（二）企業申請免稅購進卷煙計劃；（三）準予免稅購進卷煙證明；（四）已免稅證明；（五）出口銷售明細賬匯總表；（六）出口收匯核銷單（出口退稅專用聯）；（七）出口銷售發票（第四聯）；（八）出口貨物報關單（出口退稅專用聯）；（九）出口卷煙海關電子信息核對表；（十）其他有關證明。

　　第十一條 享受國家特種出口貨物的退稅資料的形成和積累，應按特殊規定提供資料的內容，由企業自行完成，退稅部門的受理申報管理人員對其進行監督檢查，受理后的其他工作按照本“辦法”第九條 有關規定執行。

　　第十二條 退稅機關內部各月形成的各類退稅檔案資料，應當分年分類按下列順序積累：

　?。ㄒ唬┩藥熨Y料：1.收入退還書（銀行回執聯和存根聯）退稅匯總表；2.計算機審核出口退稅審批表；3.審核結果綜合信息；4.生產企業“免、抵、退”稅審批通知單；5.補退遺留稅款通知單；6.返納稅款專用繳款書（銀行回執聯）；7.生產企業“免、抵”稅調庫通知書；8.其他有關資料。

　　（二）出口退稅清算資料：1.清算結果通知書；2.清算報告；3.清算檢查表；4.審核結果綜合信息；5.審核疑點表；6.增值稅進貨憑證歷史庫；7.退稅申報明細歷史庫；8.企業自查清算表。

　?。ㄈ┏隹谕硕悓ｍ棛z查和來信來訪及案件調查資料，應按照具體調查程序和相關取證內容，分戶或分類進行歸集、整理。

　　第十三條 向企業和有關部門下達的各類證明資料留存聯的形成和積累應由填寫人負責，并在年度終了后按類別分年度進行積累，每張單證必須注明退稅機關留存聯，以便檢查核對。各類單、證資料存根聯包括：（一）生產企業和外貿企業《進料加工貿易申請表》及《來料加工免稅證明》存根聯；（二）《委托代理出口貨物證明》存根聯；（三）《生產企業“免、抵、退”稅審批通知書》和《生產企業“先征后退”稅審批通知書》存根聯；（四）各類發函存根聯和回函原件；（五）其它有關證明（除了上述未列明之外）的存根聯。

　　第三章 檔案的整理和歸檔

　　第十四條 出口退稅檔案的整理及歸檔工作，由各級退稅部門各職能科室或各崗位管理人員負責。

　　第十五條 對各自在工作中形成、積累的資料，應按本《辦法》第二章 所規定的順序編制頁碼，并在每卷扉頁填《卷內文件目錄》（見附件一），填明各類資料的序號、名稱及所在頁碼等內容。

　　第十六條 卷內全部資料按規定要求整理完畢后，應在各月審核通過后或次年清算期結束后即6月30日前裝訂成冊組卷歸檔。根據科學調用、查找方便的原則，論按下列要求進行組卷歸檔：（一）按年分戶組卷合并歸檔的資料為：1.本“辦法”A類資料中出口企業申報的出口退稅登記證和申請出口退稅的資料；2.本“辦法”B類資料中出口退稅清算資料和對出口企業專項調查、取證案件資料；（二）按年分類組卷分別歸檔的資料為：除上述第（一）條 以外的其它B類資料。

　　第十七條 組卷后的資料應加訂《出口貨物退（免）稅案卷》（見附件二）字樣的牛皮紙質封皮，封面內容應填寫案卷分類編碼及有關內容，具體裝訂要求如下：（一）每卷資料原則上在100張左右；（二）裝訂前，應按本“辦法”要求，認真檢查卷內資料的整理情況；（三）資料應一律采用線繩裝訂，并去除資料中金屬裝訂物；（四）案卷裝訂后應填寫案卷封面及案卷側面。

　　第十八條 移交檔案室的資料必須齊全、完整，案卷封面按規定用碳素筆逐項填寫清楚，要求字跡清晰、書寫工整。對破損的資料應按要求進行裱糊，字跡擴散的應當復印件與原件一并立卷歸檔。

　　第十九條 退稅部門各職能科室或各崗位管理人員，將業務資料裝訂后，應及時向分局或局檔案室移交，移交的時間應根據不同類別確定具體如下：

　　（一）企業申報的A2一A6類的出口退稅資料，在每月或每次審核通過后移交；A1類資料在每年出口退稅登記證年審工作結束后移交。

　?。ǘ┩硕悪C關內部形成的和向企業下達的各類退稅業務資料即：B類資料，在每年出口退稅清算工作結束后，按年分類裝訂后移交。

　　檔案管理人員對移交的檔案資料應進行嚴格驗收，發現有不符合要求的，應及時設置出口退稅檔案室。

　　第二十二條 各單位應指定專職或兼職檔案資料管理人員（以下簡稱“檔案員”），負責出退稅檔案的保管、借閱和銷毀，“檔案員”崗位的確定，一般應設在分局出口退稅的綜合管理部門。

　　第二十三條 “檔案員”對已建立的檔案，應本著存放安全、查找方便的原則，按歸檔號的分類順序，依次排列在檔案柜中。

　　“檔案員”應主動做好檔案資料室的防火、防水、防盜、防腐、防蟲等工作。同時應負責編制《出口退稅案卷總目錄》（見附件四），存入案卷首位。

　　第二十四條 退稅部門管理人員因工作需要，可以借閱檔案，但不得私自撤換和涂改，其他人員一律不準借閱。如有特殊情況，由借閱單位提出申請，經退稅機關領導審批后方可借閱。檔案室應建立《出口退稅檔案資料借閱登記簿》（見附件五），由“檔案員”做好嚴格的借調記錄。

　　第二十五條 出口退稅檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，企業申報退稅原始單證、退庫原始票證（或復印件）、專案調查、取證案卷、函調文書為永久性保存；其他檔案資料由各地根據實際情況自行確定保存期限。長期應為16-50年，短期應為15年以下。

　　第二十六條 保管期滿的檔案，“檔案員”應當填寫一式兩聯的《出口貨物退（免）稅檔案銷毀清冊》（見附件六），并將銷毀情況書面上報上級稅務機關，經局長批準后方可銷毀。

　　具體銷毀時，要由上一級國稅機關監督執行，要由監銷人，銷毀人在《出口退稅檔案資料銷毀清冊》上簽字。

　　第五章 附　則

　　第二十七條 本“辦法”由自治區國家稅務局負責解釋。

　　第二十八條 本“辦法”自下發之日起執行。

　　附件：一、卷內文件目錄（略）

　　　　　二、出口貨物退（免）稅案卷（略）

　　　　　三、出口貨物退（免）稅檔案移交清單（略）

　　　　　四、出口貨物退（免）稅案卷總目錄（略）

　　　　　五、出口貨物退（免）稅檔案借閱登記表（略）

　　　　　六、出口貨物退（免）稅檔案銷毀清冊（略）