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構建內外協作的高效團隊

2007-11-15 15:36 《首席財務官》·盛楨智 【 】【打印】【我要糾錯

  日益激烈的競爭和迅猛的技術變革, 為財務部門的團隊建設提供了更廣闊的天地和良機, 也賦予了新的挑戰。未來CFO在構建內外協作的高效團隊時的關鍵考量因素是企業能夠從中得到什么。

  全球的CHINAWALL正以幾何速度被鏟平,企業資源將在全球范圍內進行配置,CFO所管轄的領域也被迅速拓寬。作為2010年的CFO,為了應對瞬息萬變的競爭環境,需要一支更加細分、更加專業、更靈活多變、更具戰斗力的團隊,團隊成員可能遍布全球,涉及各個領域,而不像從前那樣僅限于企業內部的某個職能部門了。如某公司的核算部門設在班加羅爾,成本控制部門設在雅加達,財務報表編制部門設在上海…… 一切皆因“變平的世界”成為現實。這些新的變化和發展,也為未來的CFO們提出了一個亟待解決的嚴峻課題:如何才能在全球范圍內構建一支和諧高效的財務團隊。

  雖然外部變化顯著,但萬變不離其宗,從團隊建設的內涵來講,核心的內容還是在于將一群在工作中緊密協作并相互負責的人團結起來,共同完成一個績效目標。

  團隊建設三部曲

  企業財務團隊的建設,首先要做的就是理順作業流程,清晰定義出團隊中每個崗位的職責和它收集信息及輸出信息的渠道及標準。另外還要根據成員的經驗教育背景、性格、能力等分配適當崗位。從目前來講,清晰的崗位職責有助于CFO對下屬員工的管理和監督;用發展的眼光來看,清晰的崗位職責也有利于財務部門職能的轉變,即留下核心業務,外包記賬、報賬等程序性或非核心業務。

  其次,開展正確的績效考評。一個財務人員在完成委派任務后非常期待給予評價,適當的評價可以促進正面行為,消減負面行為。無論采取何種考評方法,都要做到公開、公平、公正,以使其真正起到防范、監督、激勵的作用。

  第三,構建一個積極進取的團隊文化。團隊文化是團隊在發展過程中形成的、為團隊成員所共有的思想作風、價值觀念和行為規范。良好的文化氛圍能起到促進員工身心健康, 使其積極性、創造性充分發揮的作用。這對于CFO來講,極具挑戰性,尤其是在全球范圍內構建和諧文化。

  外包 :

  內外結合高效團隊的選擇?

  為構建一個可能在全球范圍內流程清晰、考評公正、積極進取的高效團隊并非易事。有效提升公司價值、降低成本的一種有效應對策略——業務流程外包(BPO,Business Process Outsourcing)正成為國際上大企業發展戰略的一種趨勢。而未來企業財務的功能和結構也會因勢而變。

  核心財務管理戰略留在公司,非核心業務外包在國際財務外包上是常用的模式。“外包”從誕生之初就褒貶聲不斷,CFO面臨選擇的是了解、挑選最適合自己的并實施有效管理。

  隨著技術進步和全球化的深入,外包熱潮正在席卷歐洲和美國。目前,有很多知名企業都采用了財務外包。在美國,從傳統會計工作被外包到班加羅爾,到今天的BPO,使企業財務運營成本得以節約、流程得以改善,而更為有意義的是,CFO可以將精力更多地關注戰略、并購、風險管理等企業運營內容。這些都是我們聽到的,但財務外包究竟能給我們帶來什么呢?

  歐美 :

  從節約成本轉向達成合規

  盡管在歐美,近來開始有聲音建議將外包業務重新回歸企業。因為外包并未帶來預期的成本節約,同時還帶來了由于外包服務供應商專業能力和人員流失所帶來的處理業務的風險。但這并沒有改變大多數CFO對外包的決定,CFO們對此的興趣還在上升。

  促使CFO堅持外包主要基于以下兩個動因:一是CFO們希望他及他的團隊都有更多的時間做更有價值的工作,而不是乏味的交易記錄;二是他們認識到集中化和外包有助于避免合規風險。快速的增長和財務職能的分散使得亞洲正在成為讓CFO們越來越擔心的地方。當公司有50%的收入是來自亞洲時,控制就開始變成一個真正的巨大挑戰了。

  因此,歐美的跨國公司在亞太地區推行外包的目的不在于成本節約,目的在于將財務管理集中于一處,這樣可以更容易地適用一套控制制度,并對財務管理加以監督。以瑞士農用化學品公司先正達為例,該公司與凱捷合作推出了一個涉及22個國家的外包項目,先正達這樣做是為了實現財務標準化和成本削減,從而為未來的增長打下基礎。

  亞洲 :

  財務職能轉變

  亞洲的實際情況是,許多CFO對外包服務商宣傳的成本節約心存懷疑,對將核心財務工作委托給第三方態度謹慎。從節約成本的角度來看,大多數亞洲企業都難以達成像美國企業利用印度的外包服務商來達到成本節約的目的。而語言也成為了財務工作外包的一個障礙,完全不同于美國的業務,只要英語就足以應付的局面,在亞洲的外包工作通常被分散在10個或更多使用眾多不同語言的國家,這對供應商和客戶而言都不是輕松的事。另外,從財務部門的組織結構上來看,亞洲企業的財務部門要相對小,職能相對單一,而在西方的許多國家,財務的范疇不僅僅是財務,還是行政管理、小額采購及其他服務的執行者。這些因素都使亞洲的CFO們在BPO面前卻步。

  盡管如此,亞洲的CFO們也漸漸找到了外包的好處。亞洲企業的崛起,使CFO們的關注點逐漸從財務轉移到了戰略管理,從企業內部轉移到了外部。CFO們需要整個團隊都能在最短的時間內完成職能的轉移,團隊的優秀成員勝任更具挑戰的工作。例如外包可以安排更多的員工從事投資、市場以及客戶盈利性分析等更有價值的工作,同時避免失去最優秀的員工。

  需求決定“內外”

  外包的利弊眾說紛紜,但對企業的CFO而言,決定是否外包的關鍵考慮因素應該是企業能夠從中得到什么并時刻關注外包行業的最新變化。

  目前外包行業正在對一些能使外包更有吸引力的新技術進行投資,以改變過去以勞動力成本套利為價值定位的狀況。例如通過軟件來實現財務自動化,幫助CFO發現錯誤或者分析他們手頭的數據。

  以埃森哲使用技術改善應付賬款為例。該技術提供一個在線門戶,讓供應商直接將發票提交給系統——如果它們仍然提交紙質發票,那么發票要先用光符閱讀機掃描。系統自動將發票與采購訂單及收貨單據匹配起來。有關管理人員會收到請求批準的電子郵件,并且可以用電子方式回復。自動化提高了效率:本來可能需要20人的流程現在只需要五個人,而處理時間也減少了一半。

  技術也提供了檢查付款是否與公司和供應商之間的合同相符的功能。例如可以幫助企業充分利用來自供應商的回扣。根據埃森哲的調查,對一年的付款金額進行檢查,通常會發現一家公司每花費10億美元,其中就有100萬美元至300萬美元是多付的。

  日益激烈的競爭和迅猛的技術變革, 為財務部門的團隊建設提供了更廣闊的天地和良機, 也賦予了新的挑戰。總體來說,未來CFO在構建內外協作的高效團隊時,要特別注意考慮以下幾個因素:

  1. 財務部門的職責從過去的會計和內部控制,上升到更高的層次是當今時代對財務的要求,財務部門不應是數字處理器, 而應該是由各類行業專家和顧問團結在一起的高素質團隊。

  2. 財務團隊內要權責分明,以便CFO對下屬進行監督和評價,也有利于對外包機構的控制和管理。

  3. 和諧的文化,有助于財務團隊更快、更好的完成企業賦予的使命。

  4. CFO既是團隊的領導者,也是合作者,將在建設性的、可帶來增值的活動中扮演重要角色。

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