［摘  要］本文指出港口企業加強會計電算化管理應從六個方面入手，要不斷完善會計電算化規章制度、注意硬軟件的維護、定期進行人員培訓、規范電腦操作行為、保持數據的安全、努力降低會計電算化運行成本開支，從而確保企業會計電算化平穩、連續、持久地正常進行，不斷適應企業內部控制制度建設的要求，更好地讓現代計算機技術服務于港口企業財務管理。

　　［關鍵詞］企業　會計　電算化　管理

　　一、會計電算化的制度管理

　　財政部曾發布了《會計電算化管理辦法》，它是企事業單位開展會計電算化工作的指導性、綱領性文件，港口企業應按照該《辦法》的精神，結合本企業的實際情況，分析本企業的特點，及時制定本企業的“會計電算化管理規范”，用于指導和規范本企業會計電算化工作。在此規范中，要規定會計電算化人員的資格證書要求，要強化會計電算化人員的崗位責任制，明確會計電算化操作流程，要明確財務會計軟件版本購置及升級標準，要確立會計電算化核算業務步驟，建立會計電算化硬軟件及數據管理指引等等。在制度管理方面，我們要克服兩種傾向：一是認為只要在實際電算化工作中堅持一種行之有效、約定俗成的習慣性經驗性做法就可以了，不一定花時費力地去制定書面的會計電算化規定；二是認為制定書面的會計電算化規范是必要的，但在實際工作中我們不一定真正嚴格地去執行它落實它。

　　港口企業會計電算化管理制度是本企業實行和做好會計電算化工作的基本前提和重要基礎，它能保證企業會計電算化工作有章可循、有規可依，保證港口企業總部及其下屬各分公司會計電算化工作的統一性、同步性、通用性，避免會計核算上的五花八門，防止操作人員犯下常識性錯誤，也可及時對違反會計電算化規定的人員和事例進行必要的處罰和處理。有了書面管理制度并不等于萬事大吉，更重要的是落實制度執行制度，要廣泛宣傳制度，組織相關人員學習領會制度，要加大監督檢查力度，督促相關人員將會計電算化制度落實好執行好，同時在施行的過程中務必收集和總結該制度存在的問題和不足，要與時俱進，不斷緊跟變化了的實際情況，適時修訂和完善本企業會計電算化制度，使之始終緊貼和適應本企業的經營管理客觀現實，讓會計電算化始終在企業經營管理的大目標指引下健康發展。

　　二、會計電算化的硬軟件管理

　　在會計電算化的硬軟件管理上，配備合適的計算機是沒有問題的，在選用財務會計軟件上就要慎重考慮，因為現在市場上有許許多多、各式各樣的財務會計軟件，這些軟件所作的廣告都很好，所用的推銷手段都是新穎的，常常令我們目不暇接、猶豫不定。我們應深入了解財務軟件的性能、質量、價格、服務，選用那些安全可靠、容易操作且經過財政部批準的財務會計軟件，必要時可以聘請專門的財務軟件公司前來根據本港口生產經營實際、會計核算科目實際設計特制的財務會計軟件。另外，選用財務會計軟件時還要考慮到其日后的升級、更新、換代的功能。但不管怎樣，一個港口企業內部的總部與下屬各分公司最好選用同一品牌和型號的財務會計軟件，以保持總部與其下屬分公司之間、下屬分公司之間財務會計軟件的兼容與聯網，保持會計資料格式的一致性，也能增強會計數據的共享性，從而有利于促進港口企業財務管理的方便性、規范性，有利于體現本港口企業良好的整體形象。

　　三、會計電算化的人員管理

　　先進的會計電算化系統需要具備一定操作技能的人員進行操作，人員的管理是會計電算化管理過程中的重要環節。港口企業領導首先要選聘思想好、素質高、業務強的人員從事會計電算化工作，接受業務培訓并取得會計電算化資格證書，要按照“不相容崗位分離”的原則，合理設置崗位分工，明確各自責權，既分工又協作，既聯系又獨立，形成相互融合相互制衡的機制。港口企業應將系統操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容崗位相互分離，互不兼任，以減少會計電算化人員進行計算機舞弊的可能性。同時，本企業要定期對會計電算化人員進行職業道德教育，抓好業務技能培訓，不斷更新知識，跟上計算機技術的快速發展。要防止會計電算化人員故意犯錯誤，也要防止會計電算化人員無意犯錯誤，也要防止操作人員的突然離職而影響系統的正常運行，努力降低實行會計電算化而為企業帶來的負面效應。

　　四、會計電算化的操作管理

　　會計電算化的操作管理就是對會計電算化過程中數據的輸入、處理和輸出進行有效的控制，保證會計記錄的正確、完整、及時、順利。輸入控制就是對操作人員將原始憑證輸入計算機的過程進行控制，要求所有數據輸入必須經過授權和批準，要將經授權和已批準的數據完整、準確地輸入計算機，要采取核對、牽制等手段進行校驗，要通過計算機編輯檢驗來自動檢查數據的正確完整，要防止輸入時出現遺漏、重復、分類錯誤和編碼錯誤，要防止未經授權的人員私自進行數據的輸入。處理控制就是對計算機在計算、排序、加計、過賬、合并以及文件更新的加工處理過程進行控制，要建立授權或專人負責責任制，要求經授權的人員或專職人員對加工處理的內容、處理過程中出現的錯誤提示和發現的問題進行檢查和解決，也就是“人監督機器”的過程。輸出控制就是對計算機打印的紙質會計資料或傳遞發出的電子會計資料的安全性、正確性、及時性進行控制，要從形式上和內容上對輸出的會計資料進行賬賬核對、賬表核對、賬實核對的檢查，要通過設置文件分送清單、建立專人負責制等形式保證文件資料安全及時地傳送到管理層手中。

　　五、會計電算化的安全管理

　　會計電算化的安全管理就是指采取多種措施保持電算化系統運行的安全、數據的安全，要充分估計會計電算化系統可能面臨的各種安全風險，要對每天的業務數據進行雙備份，要對各種數據的讀寫、修改權限進行嚴格限制，要讓每一個操作人員必須憑借自己的身份和密碼進入系統，要盡量避免經常利用會計電算化計算機進行上網或收發電子郵件，要防止網絡電腦病毒的侵入，最好讓會計電算化電腦脫離因特網而獨立運行，要防止操作人員故意泄露、破壞電腦數據，要防止備份磁盤的破損和丟失，在選用存儲介質時最好刻錄光盤而少用軟盤，同時也不能忽視對裝訂好和未加以裝訂的會計憑證的妥善保管，要認識到會計憑證的唯一性特點，要綜合運用各種手段確保會計電算化系統的安全有效，要把“安全第一、安全出效益”的理念貫穿于會計電算化工作的始終。

　　六、會計電算化的成本管理

　　比起手工會計核算來說，會計電算化的成本要高得多，但會計電算化的優勢是手工會計核算難以相比的，會計電算化也存在一個成本開支問題，不斷降低會計電算化的使用成本、提高會計電算化的投入效益是港口企業會計電算化工作的重要任務。首先，企業應通過招標方式批量購置計算機，降低采購支出。其次，重視會計電算化運行的室內溫度、濕度、清潔度等環境因素，盡量避免計算機的提前報廢，努力延長電腦的使用壽命。再次，操作人員對計算機要謹慎操作、小心呵護、定期保養，減少計算機的維修費用。最后，計算機的磁盤、打印紙、墨盒等耗用品應實行定點供應、批量采購的制度，會計賬簿堅持年末一次性打印輸出的原則，不斷降低計算機的耗品費用。（收稿日期：2005-12-20）

　　參考文獻

　　[1] 周敏。淺析電算化會計系統的特點[J].中國內部審計，2005（1）。

　　[2] 王彥。信息系統內部控制檢查要點[J].中國內部審計，2005（2）。