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避免實施文檔缺陷致ERP實施陷困境
陽春三月，本應是陽光明媚令人心曠神怡的季節,但正如近日倒春寒的天氣一樣讓我感到深深的寒意。原因是最近公司讓我接手一個實施到一半的ERP項目，而這個項目只有片言片語的幾份簡單文檔。不但沒有詳細的實施計劃，更沒有詳細的實施文檔記錄。在接手此項目后讓我深深的感受到沒有實施文檔的痛苦，因為所有的一切都要自己重新摸索。不但浪費了寶貴的實施時間，而且還經常需要做重復的工作。缺乏實施文檔讓我在這個ERP項目中吃盡了苦頭，這里和大家分享我對實施文檔的一些反思和總結。
常見的ERP實施文檔缺陷
當我從公司前任ERP項目實施同事手中接過“薄薄兩頁紙”的實施文檔時，我難以置信的看著他問“沒有了嗎？只有這些？”，我同事尷尬的點點頭，然后他再說了一句讓我吐血的話“實施計劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢。”實際上，這完全是對實施文檔的誤解，也是許多ERP實施顧問的通病。
（1）什么是ERP項目實施文檔？
ERP實施文檔是用來記錄、描述、展示實施過程一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項目活動過程或結果進行描述、定義、規定及報告。例如，分階段實施計劃文檔、標準業務流程文檔、標準編碼及數據文檔、標準參數設置文檔、功能操作指南文檔等。這些文檔將會伴隨著ERP實施的各個階段逐漸充實、完善，也同時記載了整個實施的過程和成果。
從內容上說，ERP項目實施文檔可分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為實施人員提供決策依據，以保證ERP項目的順利實現；另一方面，過程文檔也是實施過程最為寶貴的資產，通過對過程文檔進行歸納和分析，可以對實施項目的成功經驗和失敗教訓了然于胸，從而對后續ERP日常運作、維護更加有的放矢。
（2）常見的ERP實施文檔缺陷
一般來說，實施文檔是否規范和專業已成為ERP實施的重要評價指標之一。經過深入分析，我總結這個項目主要存在這些缺陷：
①文檔編寫不夠規范：主要表現為項目實施過程中，沒有對每一個階段的文檔進行分層次整理和管理，各類文檔資料缺少一致性。
②文檔內容描寫不夠完善：在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規定的模式進行了編寫，但編寫的內容經常不夠完善；要么文檔極其簡單，相當于沒有文檔；要么文檔流于形式，沒有什么實際的價值，甚至于有的實施文檔與實施過程完全不相符。
③文檔沒有統一入庫管理：隨著ERP系統的不斷優化、升級，新需求的不斷產生，各種文檔越來越多，沒有建立一個文檔資料庫。不同時期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時非常困難。
④只重視文檔的形式，實用性不強。在實際的實施過程中，編制人員沒有時間去關心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規定的時間內完成任務，以免影響考核成績，這樣一來一些不實用的、重復的文檔不但阻礙ERP實施的可執行性，而且還影響項目的整體進度。
文檔對項目實施起到什么作用？
與本項目前任負責同事溝通中了解到，他對實施文檔的作用存在非常多的誤解，認為實施的事情本來就多，有許多用戶抱怨的事情要處理，根本沒有時間來寫文檔。因為有了這樣的想法，就開始忽略文檔的編制。例如，認為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細寫。實際上，實施文檔是一種工具，是古語有云的“磨刀不誤砍柴功”。
（1）文檔能提高實施過程的能見度
規范、齊全的文檔會詳細記錄項目實施過程中發生的事件，便于實施人員掌握項目實施進度、實施質量以及各種資源的調配。同時，文檔還有助于實施人員與操作人員明確了解各自的職責，信息互通，共同把握實施過程的節奏。因此，實施成員用一定時間編制、整理實施文檔，可以使實施人員對各個階段的工作進行周密思考、理順和找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質量。例如，通過對文檔的檢查，在項目實施早期發現文檔錯誤或不一致的地方，及時糾正以減少大問題的出現和為糾正失誤而付出的更大的成本。
（2）文檔能規范實施問題的處理
實施過程中肯定會遇到各種各樣的問題需要解決，這類問題的處理和解決是關系到實施效果是否有效的標志。這類問題主要分兩種情況：
①是重要的反饋遲遲得不到解決和回復，當文檔化做得好時，在出現問題的時候，打開文檔可以一目了然，責任不會被推卸。
②是有些問題在不同部門和不同的階段頻繁出現，簡單而又瑣碎的重復問題會讓實施顧問疲于奔命，效率低下。這時，一個文檔化的FAQ問題集對項目實施就顯得意義重大。
【我要糾錯】 責任編輯：zoe
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