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企業如何選擇信息化軟件
如今，各種各樣的信息化軟件令人眼花繚亂。對于企業來說，要想挑選到真正適合自己的那款信息化軟件，絕非易事。記者采訪了北京東山瑞企軟件有限公司技術總監謝古今，他的觀點可為許多企業在選擇企業管理軟件上指點迷津。
“純粹的財務軟件只能滿足簡單的記賬需求，這對于現代企業來說顯然是不夠的，現在企業更需要的是能全面提升企業管理水平的管理軟件，這需要不同的管理軟件或集成的管理平臺來協助達到這個目標，如財務管理、合同管理、供應鏈管理、生產制造、人力資源、客戶關系等不同的管理軟件或集成這些功能的管理軟件包。”謝古今表示。
明確自身需求很重要
謝古今告訴記者，選擇什么樣的信息化軟件，這與企業所處的行業、規模和類型有著密切關系，同時與管理者的特定管理目標、管理方法息息相關。
特大、大型企業多喜歡選用國外的管理軟件，像SAP、ORACLE等；生產制造企業多選用以財務為核心的ERP軟件，以實現精細化管理，注重料、工、費的核算；商貿型企業多注重庫存管理，以便及時了解商品的銷售和進貨狀況；項目制造型企業主要關注的是從立項到項目結束之前，如何把項目順利做完，主要關注協同制造類軟件，包括項目、合同管理、物料等方面；小型和微型企業目前喜歡使用進銷存財一體化管理軟件，使用這類軟件的單機或網絡版，滿足企業內部幾個人的管理需要，也解決了企業經營最關心的財務和商品問題。
相比之下，更小型的企業主要青睞于SAAS軟件。它們往往通過依托軟件公司，對數據進行托管。不過，有些企業會擔心財務信息對外泄露，因而顧慮重重，此類軟件的用戶量不是太大。
“企業的需求是多方位的，主要體現在庫存、合同、臺賬、人力資源和客戶管理等方面，主要目的在于提高管理的效率。對于有多重目標的企業，一定要使目標明確化，突出各個目標的重要性程度，同時還要考慮軟件的數據庫容量和企業的財力。”謝古今說。
謹慎選型找伙伴
管理軟件與工具類軟件不同，其處理的信息要長期積累，不象工具軟件，不行可以立即換，管理軟件一旦選定使用一段時間后，遷移成本是高昂的，對企業來說有深遠的影響，不可大意，選管理軟件實質就是在選擇一家信得過的合作伙伴。
在選擇信息化軟件方面，謝古今認為，企業應著重考慮以下幾方面的因素：首先是廠家資質，企業應選擇有一定歷史背景、能持續開發、專注于特定領域、在同行業有成功應用案例的成熟產品公司。相對而言，項目公司則可能完全需要根據用戶要求進行開發，普遍存在項目周期長、風險大、成本高的缺點。
其次是產品的專業性，企業應選擇專業產品，保證行業應用經驗豐富。產品線過長的廠家的產品，往往產品不夠專精，或只是其主流產品中的一個組成部分，獨立出來的系統不容易完整地解決專業問題。
再其次是產品成熟性。成熟產品經過市場驗證，細節完善，功能全面，系統穩定，同時能提供靈活配置功能和二次開發擴展接口。畢竟企業管理不是玩游戲可以簡單推倒重來，往往不穩定的產品會大大打擊用戶的信心，即使以后改進也會留下陰影。
最后，企業要考慮產品的易用性。管理信息系統應用范圍廣，員工電腦操作能力參差不齊，簡潔易用的界面和操作方法是員工樂于使用、不易犯錯的基礎，這樣極大降低企業的培訓成本，削弱員工的抵觸情緒，為企業的進一步深化應用打下良好的基礎。
前面提到這些要考慮的方面，對專業的人員來說可能好辦一些，但很多企業沒有那么多專業的人和那么多時間，謝古今建議企業可采取“有樣學樣”的辦法，在同行業用戶中尋找行業成功應用的案例。對照前面要考慮的因素，逐步考察行業案例，當這些因素與本企業的要求吻合時，爭取深入了解實際使用情況，可能的話觀看用戶的現場操作，與其主要管理人員溝通使用管理系統體會，借鑒成功應用經驗。
專業實施保成效
既然信息化管理已為越來越多的企業所重視，然而，我們也看到了不少信息化選型失敗的案例。謝古今結合他多年的工作經驗提醒企業，除了項目選型外，實施保障也很重要。
信息化推行的成功首先離不開單位領導的重視支持和員工的積極配合，單位領導應參與系統需求確立和應用評審，制定業務規則，劃分實施階段，指明目標方向。同時員工要加強信息化的重要性意識培養，積極配合，做好內部分工，重視日常的數據積累。
其次，信息部門和關鍵業務部門應聯合建立項目組，制定專人負責需求走訪、內部協調工作，制定實施細則。
最重要的一環就是，企業要和軟件公司多溝通，調整其目標，提高匹配性。為了提高信息化系統的成功率，謝古今建議企業可采取分階段實施的方式，結合業務需求，一期項目先解決當前最重要的問題。系統運行一段時間后，達到一定的數據積累，加強統計分析功能，增強數據的決策支持作用。在基礎流程運行順暢的基礎上，考慮后續業務流程的調整。
此外，信息化軟件廠商要為用戶提供系統的實施保障。廠家應配備專業的實施隊伍，配合完成系統初始化工作，包括組織機構搭建、用戶權限設置、業務規則定義、原有數據導入、數據整理驗證。此外，廠家需配備專業的培訓人員，組織操作人員進行相應的產品培訓和操作指導。
【我要糾錯】 責任編輯：zoe
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