SAP系統在數據處理，無論是業務處理，還是財務處理都會產生大量的憑證，無論是什么憑證，最終的反映形式就是會計憑證。

　　1.憑證原則Code

　　每筆記賬都一直以憑證形式存儲，每一憑證都作為前后一致的單位保留在系統中，直至將它歸檔。唯有完整憑證可以計入SAP系統；“完整”是指借貸余額為零。其近一步的條件是完整、準確輸入系統配置時定義為“必輸（Required）”的字段。保存憑證或者進入不同憑證項目時，系統自動根據配置檢查必輸項目是否已經輸入或者是否按照標準輸入，并發出適當的提示信息，拒絕進行下一步動作，如果輸入錯誤的話。

　　2.憑證結構Structures

　　每張憑證都有一個憑證抬頭（Document Header）和兩個以上的行項目（Document Items）組成。

　　憑證抬頭——對整個憑證有效的信息，例如四個日期、文本摘要、憑證類型等等。

　　行項目(Line Items)——僅僅包含特定項目的信息，如記賬碼、科目編碼、金額、稅碼、成本對象等有科目、記賬碼等配置綜合決定的信息。

　　3.憑證特征Features

　　憑證的基本特征包括子分類賬/總分類賬一體化、自動記賬、跨公司代碼業務（Across Company Code）。

　　子分類賬/總分類賬一體化

　　FI-AR應收賬款和FI總分類賬、FI-AP應付賬款和FI總分類賬、FI-AM固定資產明細賬和固定資產總賬完全一體化的。明細賬建立在供應商、客戶、固定資產層次上，在對供應商、客戶或者固定資產賬戶入賬的同時，系統自動向總分類賬中的統馭科目自動記賬。明細賬和總分類賬同步更新。因此，在創建資產負債表之前，不再需要將財務數據從子分類賬轉入總分類賬，可以隨時查看公司代碼當前的資產負債表。客戶端標準統馭科目是：國內應收賬款、國外應收賬款、來自合并公司的應收賬款。當然，有些集團還有集團內和集團外之分。下圖顯示了向子分類賬入賬時，系統將相應的沖銷條目實時記入總分類賬：

　　自動記賬

　　SAP支持很大程度的自動記賬，對于AR和AP大部分的憑證，涉及應收賬款、應付賬款的憑證，如果啟用了MM、SD等模塊，就能絕大部分基于銷售訂單或采購訂單進行的發票校驗等業務自動生成。而在具體手工編制憑證的時候，有些憑證行項目是系統自動生成的，例如，銷售稅金和采購稅金行項目等。在應收發票錄入初始視圖輸入含稅總金額，選擇計算稅金，行項目輸入損益科目和含稅總金額，過賬成功，系統自動用含稅總金額、稅碼等計算出應交稅金的行項目。

　　跨公司代碼業務

　　為能支持像中心銷售和催款等這樣的方案，可以在SAP系統記入涉及多個公司代碼的記賬業務。系統為每個公司生成一張獨立的憑證；給予整個業務一個單一的業務編號，然后將該編號用于所有涉及到憑證以表示他們是特定公司之間業務的一部分。

　　4.憑證輸入

　　三類輸入操作

　　（1）暫記憑證Holding Documents——又叫保留或保持平整。使用系統暫記一憑證，則該憑證不必是完整的。系統不對該憑證的任何科目余額進行更新，并且憑證數據不被任何程序評估，也不發布任何憑證編號。如果在記賬憑證過程中被打斷且打算暫存數據的情況下，可以暫記憑證。

　　（2）預制憑證Parking Documents——預制憑證又叫先期憑證。該憑證會導致憑證的不完整以及不更新任何憑證。與“暫記”過程的差別是，迄今輸入憑證的數據可在任何程序運行時聯機評估。此外，憑證將被分配一個憑證編號。例如，暫時無法確定客戶，但是希望以后設置，就可以采用此方法。如果在操作上，要求先預制，后過賬（審核），那么也可以預制憑證。

　　（3）記賬憑證POSTING——所有憑證抬頭和行項目必輸項目都已經正確輸入時，可以記賬該憑證。此時，借貸分錄的余額必須是0；記賬時，系統自動更新相應的科目余額（適時反映到三大報表）。

　　在記賬之前，可以自行憑證模擬或者概覽。

　　在已經調用了記賬功能時，在自動生成的某些項目需要通過相關總分類賬或其主記錄的字段狀態的后續科目設置時，系統自動轉向憑證概覽。待更改的項目被標記出，可以進行修改（有時根據配置是必須修改的）。例如，使用現金類科目，要求輸入原因代碼。那么，一旦選擇了一個現金科目，點擊過賬，系統就會轉到憑證概覽，并提示缺少原因代碼。

　　基本輸入步驟

　　調用憑證輸入的事務代碼——>輸入憑證抬頭數據——>輸入行項目數據——根據需要輸入附加設置或額外信息——憑證類別化（保留、預制、過賬等）處理。

　　（1）調用希望用來輸入憑證的功能。通常就是調用編制憑證的事務代碼或者菜單項。SAP將同類憑證業務（具有基本通用的憑證屬性）用一個事務代碼單獨來實現，提高憑證編制的效率和速度，可以實現憑證編制的更加細化的角色控制。例如，現金收付的只能收付現金。

　　（2）輸入憑證抬頭數據

　　憑證抬頭具有適用于整個憑證的數據。一般包括：憑證日期、憑證類型、公司代碼、貨幣、匯率、記賬日期。

　　四個日期：

　　A.憑證日期(Document Date)

　　進行業務往來(business transaction)的日期（例如發票或收付的發生日期），可以不同于記賬日期，而記賬日期是更新客戶和總分類賬余額的日期。憑證日期和憑證編制日期（document entry date）也是不同的概念；后者是系統確定的，當前日期。

　　B.記賬日期（Posting Date）

　　系統自動將系統日期(current date)默認為記賬日期。只通過輸入允許的記賬期間的另一個記賬日期，可以選擇今日之外的日期過去或將來將憑證記賬。記賬日期確定記賬期間（posting period）。記賬允許的期間由系統配置確定。如果輸入前一年度的期間，就用特殊器件自動修正當前年度的結轉余額。

　　欲進行年末結算的轉賬，必須輸入在上一記賬期間有效的日期，然后輸入調整期間。根據系統管理員定義的業務年度變式，調整記賬期間可以在13到16之間變化。例如，為了在也為公歷年度的業務年度末輸入轉賬，就在12月輸入一記賬期間，然后在期間字段輸入一特殊期間，如13。

　　C. 換算日期（Translate Date）：將憑證金額換算成另外一種貨幣的日期。

　　D.發票日期（Invoice Date）：

　　憑證類型(Document Type)

　　憑證類型作用：區分業務往來；對賬戶的記賬（確定賬戶類型）；發布憑證編號（每一類憑證都有特定的憑證編碼范圍）。

　　每個憑證在抬頭都包含憑證類型。輸入憑證時，默認該憑證類型（有時是事務代碼決定的），例如，應收相關的憑證類型包括客戶發票、客戶收付、客戶貸項憑單、一般憑證等等。

　　有些憑證編制的事務代碼本身直接決定了憑證類型，不必人為選擇。

　　■事務類型（）

　　■憑證編號(Document Number)

　　根據憑證類型，憑證號由系統內部設置(internally)或手工輸入(externally)。無論哪種產生方法，每類憑證都有特定的編號范圍，即特定的憑證類型的憑證編號只能在既定的編號范圍內選擇,并且是唯一的。如果手工收入編號，系統會判斷，該編號是否在既定的編號范圍內；如果是的，會繼續判斷是否唯一。

　　■公司代碼(Company Code)

　　任何憑證都必須輸入公司代碼。系統默認當日在所有后續憑證中輸入的該公司代碼；用戶也可以在用戶參數中設置默認公司代碼。

　　■貨幣匯率(Currency /Exchange Rate)

　　輸入一天的第一個憑證時，必須在貨幣/利率字段輸入貨幣代碼。系統在每天一次確定貨幣后，該日所有后續憑證中默認該貨幣代碼。貨幣/利率條目具有兩個字段-第一個用于貨幣代碼；第二個用于匯率。另外，還有一換算日期。

　　憑證抬頭輸入匯率有三種方法：

　　A.輸入貨幣代碼，系統檢索記賬日期匯率。

　　B.輸入貨幣代碼和換算日期。系統使用換算日期的匯率，如果已經維護的話。

　　C.在憑證抬頭中人工輸入貨幣代碼和匯率。

　　■貿易伙伴業務部門Trading Partner Business Area

　　貿易伙伴業務部門是客戶或供應商的業務部門。與進行記賬的業務部門一起，已經分配有有貿易伙伴業務部門的每個行項目都具有發送方-接收方關系。這種關系使之能夠在業務部門等級進行公司間收入支出的銷賬，以作為業務部門合并的一部分。

　　在憑證抬頭的貿易伙伴業務部門輸入。然后再非自動生成的每個總分類賬行項目缺省該條目。但是，也可以在每個總分類賬項目中輸入新的貿易伙伴業務部門。

　　在記賬憑證前，可以在憑證概覽屏幕的抬頭中輸入。然后該貿易伙伴業務部門自動放在所有人工創建的總分類賬項目中。

　　■參考編號Refernce Number

　　參考編號可以是發票號或票據憑證編號。憑證抬頭也是保存公司之間編號（公司之間憑證）的地方；可以人工輸入或讓系統確定編號。

　　■抬頭文本Doc.head Text

　　憑證抬頭也是保存公司間編號（來自公司間憑證）之處。可以人工輸入這些編號或讓系統確定編號。

　　（3）輸入各個行項目

　　行項目包括某個單項上的信息的憑證部分；它至少包括金額、科目號、借貸方分配以及取決于被記賬業務往來的進一步規定。

　　行項目的多少和屬性等都是可以配置的。不同的憑證類型或者記賬碼下，行項目可能不同。例如，在客戶憑證中，行項目可能是：客戶或供應商項目或總分類賬項目。

　　■輸入行項目的輸入字段

　　每個憑證數據輸入屏幕的最后一行包含以下字段：記賬代碼、賬戶、特殊總賬標識、新的公司代碼（內部業務，可以在應收賬款——>環境——編輯選項中壓縮）。在每個行項目輸入屏幕最后一行輸入完成的這些輸入項決定輸入的下一行項目中可以完成時其他輸入項目，如下圖所示：

　　每個行項目包含不同的內容，有的選擇性輸入，有的必須輸入；常見行項目內容如下：

　　■記賬代碼(Posting Key)

　　記賬代碼是控制憑證行項目輸入的兩位數字代碼。它可以決定：賬戶類型、借貸方向、輸入的屏幕格式。

　　客戶行項目最重要的記賬代碼包括01 發票；11貸項憑證；15進賬。

　　■科目

　　對于憑證錄入而言，第一個行項目科目是客戶、供應商或者資產明細賬科目，當然也可以是總賬科目。這是憑證類型決定的。

　　■特別總賬標識

　　為了輸入一個特殊總賬業務，必須在行項目中輸入特殊總賬標識。常見特殊總賬業務包括：定金、匯票、保證金、壞賬準備金、應收利息、攤銷等。

　　■稅碼（Tax Code）

　　表示計算和顯示稅收參數的兩位代碼。在稅收代碼下定義的參數包括：稅率、稅收類型（進項稅或銷項稅等）、計算方法（包含的%或獨立的%）。

　　銷項或購置稅是從總賬項目金額而不是客戶項目金額扣減的：對于客戶而言，是銷項稅；對于供應商而言，是進項稅。

　　銷項稅金或進項稅金有兩種方式輸入：

　　人工輸入稅金：直接輸入稅金行項目。

　　系統自動計算稅金：通過配置和稅碼實現。

　　在下列情況下，稅收輸入才有可能：

　　發票只包含一個稅碼——輸入稅碼，則所有以后的總賬行項目將缺省為該稅碼；在適合字段輸入發票的稅收總額。

　　發票包含各種不同的稅碼/稅率——必須在字段中保留缺省稅碼“**"1473在屏幕上不輸入任何稅額，相反在平整輸入程序的結束處進入獨立的稅收屏幕。

　　金額與稅收無關的情況下，在此字段中保留缺省稅碼"**"。如果憑證包含稅額但是沒清楚表現：選擇計算稅收字段；如果稅率已經清楚指定，輸入適合的稅碼；如果沒有，保留缺省稅碼"**"。

　　錄入銷售發票或采購發票時，選擇計算稅金，確定稅碼后，系統自動將銷項稅金或進項稅金計算出來，形成獨立的稅金行項目。

　　■收付條件（）

　　輸入個別收付條件用于計算現金折扣和分期收付條件用于按照時間進行收付的監控。詳細說明，見應用模塊-FI-FI部分專項部分。

　　■收付控制

　　■催款數據

　　■分配字段