會(huì)計(jì)電算化檔案的保管是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，會(huì)計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容。例如，存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)，與源程序有關(guān)的文件資料等。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會(huì)計(jì)資料的范圍、存貯方式、存放環(huán)境、借閱會(huì)計(jì)檔案等都有相應(yīng)的管理制度。實(shí)施電算化后應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)計(jì)電算化檔案的管理。基本方法是：

　　（l）確定管理范圍。電算會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同、開發(fā)設(shè)計(jì)說明書，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料。

　　（2）制定管理措施。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管。其保存期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（1998［財(cái)會(huì)字］132號），“會(huì)計(jì)檔案保管期限表”中所列的保存期限進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)相關(guān)職能部門應(yīng)緊密配合，確認(rèn)合法的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，制定嚴(yán)格管理措施。

　　（3）磁性介質(zhì)的管理。存貯于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料，在未打印成書面資料前要妥善保管，并制定科學(xué)合理的單位內(nèi)部會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)資料保存期限。在單位內(nèi)部電算檔案管理制度中，必須明確備份數(shù)據(jù)的時(shí)間間隔。備份盤也要定期復(fù)制，以防止磁性介質(zhì)老化等技術(shù)問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞或丟失，提高電算化會(huì)計(jì)資料保存的安全系數(shù)。

　　（4）會(huì)計(jì)檔案存放要求。電算化會(huì)計(jì)資料存在于磁性介質(zhì)中，所以對電算化會(huì)計(jì)檔案資料的存放，要求做到防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍。重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)雙備份，并分別存于兩個(gè)以上不同的地點(diǎn)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份盤，應(yīng)對標(biāo)號方法進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，列入檔案管理制度的書面文件。備份盤應(yīng)貼寫好保護(hù)標(biāo)簽，存放于鐵皮保存柜中。按財(cái)政部要求，大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲數(shù)據(jù)，盡量少用軟盤存儲會(huì)計(jì)檔案。

　　（5）開發(fā)資料管理。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。其保存期限截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改后的第五年。

　　此外，電算化檔案的借閱、書面資料的裝訂、病毒檢測間隔周期等，也應(yīng)根據(jù)具體情況制定相應(yīng)的管理制度。