36．替代手工記帳 

　　是指應用會計軟件輸入會計數據，完全由電子計算機替代手工對會計數據進行處理，并打印輸出會計帳簿和報表。財政部1994年6月30日頒布的《會計電算化管理辦法》中規定，替代手工記帳的單位，應具備以下基本條件： 

　　(一)使用的會計核算軟件達到財政部發布的《會計核算軟件基本功能規范》的要求。 

　　(二)配有專門或主要用于會計核算的電子計算機或電子計算機終端并配有熟練的專職或者兼職操作人員。 

　　(三)用電子計算機進行會計核算與手工會計核算同時運行三個月以上，取得相一致的結果。 

　　(四)有嚴格的操作管理制度。主要內容包括：
 
　　(1)操作人員的工作職責和工作權限。 

　　(2)預防原始憑證和記帳憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。
 
　　(3)預防已輸入計算機的原始憑證和記帳憑證等會計數據未經核對而登記機內帳簿的措施。 
　　(4)必要的上機操作記錄制度。 
　　 
　　(五)有嚴格的硬件、軟件管理制度。主要內容包括： 

　　(1)保證機房設備安全和電子計算機正常運轉的措施。
 
　　(2)會計數據和會計核算軟件安全保密的措施。 

　　(3)修改會計核算軟件的審批和監督制度。 
　　 
　　(六)有嚴格的會計檔案管理制度。 

　　37．會計電算化內部管理制度 

　　是根據國家有關法規、制度的規定，結合本單位實際而制定的會計軟件操作、管理辦法，是保證電算化會計信息系統正常運行的可靠保障。其主要內容應包括： 

　　(1)崗位設置與職責權限。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等；電算化崗位包括電算主管、軟件操作、審核記帳、系統維護、電算審查、數據分析、會計檔案管理等。 

　　(2)操作管理制度。包括有關操作規范、內部牽制制度等。 

　　(3)軟硬件管理制度。主要內容包括：保證機房設備安全和計算機正常運轉的措施、會計數據和會計軟件安全保密的措施、修改會計核算軟件的審批和監督制度等。 

　　(4)會計檔案管理制度。 

　　38．會計電算化檔案管理 

　　會計電算化檔案是指以磁性介質存儲在計算機中的會計數據和計算機打印的書面形式的會計信息，包括記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規范》中規定： 

　　(1)電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。 

　　(2)對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。 

　　(3)采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。 

　　(4)通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。