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批發商品明細分類核算,一般采取數量進價金額核算和永續盤存制。永續盤存制又稱賬面盤存制,是指通過賬簿隨時反映庫存.商品進、銷、存情況的一種方法。采用永續盤存制,可以隨時提供庫存各種商品增減變化情況,反映庫存數量。如發現賬存數與實存數不符,可以隨時查明原因,及時糾正。絕大多數商業批發企業皆以永續盤存制作為商品核算的基礎。
(一)庫存商品明細賬的設置
按照既要滿足業務、財會和倉庫部門所需要的資料,又要保護商品安全和簡化核算手續的要求,批發商品庫存明細賬有三種設置方法:
1.三賬分設,即業務部門、會計部門和倉庫部門各設一套庫存商品明細賬。業務部門設商品調撥賬,登記商品數量,掌握庫存商品的“可調庫存”,憑以辦理商品的購進、銷售、調撥的開單工作;會計部門設商品明細賬,登記進價金額和數量,核算“會計庫存”,憑以掌握考核商品資金運用和周轉情況,計算商品銷售成本,控制業務和倉庫部門的商品賬;倉庫部門設商品保管賬,登記商品數量,掌握商品“保管庫存”,憑以保管商品,辦理發貨,安排倉位。另外,在堆放商品處,設置商品堆垛掛卡,以隨時掌握各堆商品的存量。“三賬分設”體系比較完整,但商品明細賬的登記工作重復,而且因商品增加、減少的憑證在企業內部流轉時間不一,口徑各異,核對賬目較為困難。
2.兩賬合一,即業務部門、會計部門合設一套庫存商品明細賬。有些企業的業務部門和會計部門在同一場所辦公,可將業務部門的商品調撥賬與會計部門的商品明細賬合并為一套賬,放在業務部門。倉庫部門則單獨設置商品保管賬,商品堆放處仍設數量卡。
3.三賬合一,即業務部門、會計部門、倉庫部門合設一套賬。這樣設置商品明細賬的方法適用于“前店后倉”的企業,業務、財務、倉庫三個部門同在一個場所合并辦公,共同使用一本賬。
(二)庫存商品明細賬的分戶
庫存商品明細賬一般有三種分戶方法:
1.按商品的編號、品名、規格和等級分戶。這種分戶方法,能使每一種商品的進、銷、存情況集中、全面地反映在一個賬戶中。但不便于按批次計算和結轉商品銷售進價成本。其登記方法如下:
(1)“增加欄”。“購進數量”欄登記驗收入庫的商品數量,“其他數量”欄登記非購進而收入的商品數量,如加工成品收回、商品溢余等。購進商品的單價和金額分別記入“單價”、“金額”欄。
(2)“減少欄”。“銷售數量”欄登記銷售商品的數量,“其他數量”欄登記非銷售而減少的商品數量,如商品短缺、加工商品發出等。“銷售”欄是否要同時登記單價和金額,要根據計算和結轉商品銷售成本的方法而定。銷售商品退回或購貨方拒收商品,要在“銷售數量”欄中用紅字注銷,“其他”欄同時登記單價和金額。
(3)“結存欄”。根據“增加”欄和“減少”欄登記的數量,隨時計算出結存數量,記入“結存數量”欄。
(4)“存放地點”欄按商品進、銷貨憑證的數量,隨時計算和登入該存放倉庫的數量欄。
2.按商品的編號、品名、規格、等級結合進貨單價分戶。這種分戶方法便于計算和結轉商品銷售成本,但賬頁使用的數量較多。
3.按商品的編號、品名、規格、等級結合進貨批次分戶。這種分戶方法適用于整批進、整批出的商品。
(三)商品類目賬的設置
商品品種較多的大型企業,為加強大類商品控制,便于商品明細賬的核對工作,可設置商品類目賬。商品類目賬一般根據進、銷貨憑證按商品大類進行匯總登記。其格式為三欄式,一般只登記金額,不登記數量。如商品類別計量單位相同,也可增設數量欄,同時登記數量。
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