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加強職業學校內部審計檔案管理的體會
摘要：職業學校內部審計檔案管理是學校內部審計工作的重要組成部分，是對學校財務收支活動進行監督而形成的、具有保存價值的包括文字、圖表、聲像、實物等不同形式資料的歷史記錄。做好內部審計檔案管理工作，可以提高內審質量，有助于內部審計更好地發揮為學校領導決策服務的職能。
關鍵詞：職業學校；內部審計；檔案管理
職業學校內部審計檔案是學校內部審計部門在執行審計任務、履行審計職責時收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實物、電子光盤等［1］。內部審計檔案內容包括以下4類文件材料：①立項類文件材料；②證明類文件材料；③結論類文件材料；④備查類文件材料。
1職業學校內部審計檔案管理工作的重要性
隨著職業教育改革的深入開展以及各級政府和社會各界對職業教育投入的增加，職業學校的辦學規模在不斷擴大，職業教育經費的使用已越來越受到公眾的關注。因此，加強對教育經費使用的監督十分重要。職業學校內部審計檔案是學校審計工作的重要組成部分，它是審計活動的真實記錄，也是考查內部審計工作質量、研究審計工作歷史的重要依據。因而，建立完整而系統的職校內部審計檔案有著重要的現實意義。
1.1 有利于提高內部審計工作的管理水平，促進內部審計工作積極、高效開展
當前，我國職業學校內部審計工作質量還不高，做好審計檔案管理工作，首先將有助于內審工作者進行工作質量評估，并不斷創新，為職業教育的規范管理創造條件；其次有助于評價內審人員的工作業績和業務水平，有助于新參加工作的審計人員業務能力的提高。
1.2有利于節約審計時間和人力
學校內部審計常常要參照以往的審計數據、審計方案等內容，學校建立的內審檔案規范、管理有效，在學校開展內部審計時就能合理利用審計檔案資源，充分發揮內審檔案的參考和借鑒作用，可以節約人力、物力和時間。
2 職業學校內部審計檔案管理現狀
當前職業教育已從快速發展期進入精致管理期，內部審計檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領導重視不夠，尚處于不完善狀態，已不適應現代職業學校管理的需要，存在的問題主要有以下幾方面。
2.1對內部審計檔案管理的認識存在偏差
職業學校對內審檔案管理的重要性認識不夠，缺乏相關的制度指導和規范。內部審計管理人員在做審計項目時，往往出具了審計報告，提出了審計意見，審計項目就算完成，有關文件資料沒有及時按相關法規要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關資料時，因沒有及時歸檔而無法查閱。
2.2 內部審計檔案管理方法有待改進
由于內部審計檔案管理人員多數是由財務部門工作人員兼職的，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經驗；另外，檔案設施不完善，沒有專門的場地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時間稍長，難免丟失。
2.3內部審計檔案人員管理能力有待提高
由于內部審計檔案管理人員多數是兼職的，本身對審計檔案的開發與利用認識不夠，難以真正發揮內部審計檔案的作用。
3加強職業學校內部審計檔案管理的幾項舉措
內部審計檔案的管理質量直接影響著學校內部審計的工作質量。只有正確處理好審計檔案管理與審計工作的關系才能有效開展審計工作，加強職業學校內部審計檔案管理的舉措有以下幾方面。
3.1正確樹立內部審計檔案管理和檔案服務的理念
內部審計檔案管理是學校做好審計工作的基礎和前提，檔案服務是檔案管理的目標。內部審計相關人員應充分認識內部審計檔案對加強內部審計工作所起的重要作用。
3.2建立和完善內部審計檔案管理制度
制度是行為規范，學校應按照上級部門有關規定，根據學校具體情況制定適合本單位的內審檔案管理制度和內部控制制度，統一立卷歸檔的程序、范圍，有相對固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責和權限；建立檔案安全保密制度，避免審計風險；審計檔案管理制度化且具科學性。
3.3提高內審檔案管理人員的業務素質和職業道德修養
制度要靠人來執行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質。因此要通過多渠道加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高業務技能，增強敬業愛崗、保守秘密等職業道德修養。
3.4做好內審檔案管理的監管工作
內審檔案立卷、歸檔一般按照“誰審計，誰立卷”的原則，即項目審計組組長為內部審計檔案立卷責任人，負責項目審計過程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經內部審計處負責人審核通過后按立卷方法進行組卷，再移交給審計處檔案員。檔案管理人員負責將這些案卷進行收集、分類，然后登記編號歸檔。為確保內部審計檔案安全、完整，應當將檔案入專柜保管至次年6月30日，再向學校檔案管理部門移交。內審部門負責人要經常督促、檢查內審檔案管理人員的工作，使他們及時做好立卷、歸檔工作，不斷提高內審檔案的管理水平。
3.5采用內部審計紙質檔案和電子檔案并存的管理方式
審計檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應用計算機軟件。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質材料可選擇性地通過掃描等方式轉化為儲存在磁性介質上的電子信息，充分利用計算機儲存量大、查閱方便的特點，首先將要查閱的資料快速、準確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。
職業學校要根據內部審計發展的時代特點，結合內部審計工作的實際，切實加強內部審計檔案管理工作，進一步完善學校內部審計檔案管理的方式與方法，使內部審計檔案管理制度化、規范化、現代化，為學校加強內部管理發揮更大的作用。
主要參考文獻
［1］翟娥。對高校內部審計檔案管理的思考［Ｊ］。蘭臺世界，2006（23）：38－39.
【我要糾錯】 責任編輯：vince
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