AO現場審計實施系統軟件（以下簡稱AO系統）因其具備功能強大、適用面廣等特性成為審計人員的好助手，AO系統的有效運用提高了審計質量和效率，降低了審計風險。而在實際的審計工作中，財務和業務電子數據的采集和轉換是開展計算機輔助審計的前提和基礎，雖然AO系統提供了強大的數據采集和轉換接口功能，但是數據轉換的過程中仍然會出現這樣或那樣的問題，從而導致采集的相關數據無法導入AO系統并實施審計。本文中，筆者將對數據轉換工作中常見的問題進行歸納并總結出相關的技術處理方法。

　　一、數據轉換過程中的常見問題及技術處理方法

　　（一）要注意備份文件與拷貝文件的區別

　　運用AO系統模板進行數據轉換時，選擇模板很關鍵。如果采集的是“用友8.x sqlserver拷貝文件”，而選擇“用友8.x sqlserver備份”轉換模板，AO系統就出現“還原數據庫失敗！”對話框。其主要原因是混淆了備份和拷貝的概念。備份文件是通過財務軟件自身的備份功能對賬套進行的備份，如應選擇“用友8.x sqlserver備份”轉換模板；而拷貝文件是拷貝的財務軟件的數據庫數據，如應選擇“用友8.x sqlserver拷貝文件”轉換模板。

　　（二）要及時發現系統時間出現的錯誤

　　在選擇好“轉換模板、選數據源和會計年度”并點擊“開始”后，如果AO系統出現“警告！請輸入合法的年份，年份值為1980-1984”的對話框，點“確定”后就停止了數據的轉換進程。這種情況是本機系統時間錯誤，雙擊電腦右下角的時間顯示菜單，用手工調整為當前時間，然后重新進行數據轉換。

　　（三）利用AO系統對財務數據進行轉換時，如果AO系統出現了“警告”提示或異常現象而又沒有及時地進行有效的處理，就容易造成數據的轉換失敗或轉換的數據不完整。因此，要熟悉掌握AO系統轉換數據時常見的“警告”或異常現象的技術處理方法，一旦發現數據轉換出錯，才能及時查明出錯的真正原因，實現數據轉換的準確性。

　　（四）AO系統不能識別。xlxs文件格式

　　將Excel文件導入AO系統時，一般是選擇數據源“Excel 8.0/97-2000”來進行數據采集。如果導入Excel2007版。xlxs文件格式時，AO系統就會出現“測試連接失敗，因為初始化提供程序時發生錯誤。外部表不是預期的格式”對話框。主要原因是AO系統不兼容Excel2007版的。xlxs文件格式，因此，應重新采集數據并轉換成。xls文件格式，再導入AO系統。

　　（五）要注意數據轉換線路時出現的異常提示

　　當財務數據進行導入時，如果AO系統出現“對不起，數據轉換線路出現異常！”對話框時，就表示數據采集失敗。主要有兩個方面的原因：一是數據源中存在異常數據，這時，要調整數據源中的數據，再進行數據轉換；二是獲取的備份數據有可能被病毒感染而造成轉換失敗，因此，在獲取備份數據前，首先要對移動硬盤（或U盤）進行殺毒，再采集數據并導入AO系統。

　　（六）細心觀察“賬表重建”時出現的閃屏現象

　　在進入“賬表重建”操作步驟時，如果出現本機鼠標失靈或屏幕閃動的現象，甚至AO系統不顯示“賬表重建”對話框時，就說明數據轉換已經失敗。其主要原因有兩個方面：一是選擇轉換模板不正確，如應選金蝶K3 V10 Sqlserver備份模板，而選擇了金蝶K3 9.31 Sqlserver備份模板，數據轉換時就會在屏幕右上方出現數據轉換進程閃動的現象，而“賬表重建”則是一閃而過；二是本機安裝的操作系統有可能不是 Windows 2000/XP/ 2003簡體中文版，而AO系統要求本機安裝這個操作系統。

　　二、數據轉換前后的注意事項

　　（一）數據轉換前的注意事項

　　“工欲善其事，必先利其器”，提高數據轉換的成功率做好準備工作是非常必要的。

　　1、安裝AO系統時要關閉殺毒軟件

　　當AO系統出現“數據導入完成，請進行會計期間和科目方向調整”對話框并“確定”后，對會計期間定義、科目方向調整和科目余額調整時，如果AO系統出現屏幕閃爍現象，隨后就停止運行。其主要原因是在安裝AO系統時沒有關閉本機的防火墻和殺毒軟件，此時應把AO系統卸載后重新安裝，再導入數據。

　　2、AO系統要配備常用的應用軟件

　　采集的SQL數據文件導入AO系統進行數據轉換時，如果AO系統出現“未發現后臺SQL數據庫文件！”對話框時，就表明數據轉換失敗。主要原因是本機沒有安裝SQL Server數據庫。因此，一般情況下，本機都要安裝SQL Server、Access和Microsoft Visual FoxPro數據庫等應用軟件。

　　3、導入AO系統前要對電子數據包進行解壓。通過移動硬盤（或U盤）采集的電子數據，運用“添加到壓縮文件”功能進行壓縮后。如果直接導入AO 系統時，就會出現“警告！不能還原數據庫，創建失敗”，同時出現“文件處預理出現異常，請檢查輸入數據源是否正確！”對話框。其主要原因是AO系統不能識別未解壓的電子數據，必須將電子數據文件解壓后再導入AO系統。

　　4、按數據來源選擇好安裝服務器端的接口。AO系統運用“ODBC數據源”對采集的Oracle數據庫的備份文件（。DMP）進行轉換時，如果 AO系統出現“未發現服務器名稱！”對話框，這種情況下，本機就應安裝Oracle服務器端（oracle客戶端的版本應不低于被審計單位使用的 oracle服務器的版本），并利用該服務器端的OEM將數據庫備份還原。AO系統在完成“數據導入向導——添加/修改數據源——數據源類型——ODBC數據源”步驟后，按提示配置ip，數據庫名，用戶名，密碼，并正確選擇文件路徑導入AO系統。

　　（二）數據轉換后的注意事項。

　　數據轉換完成后應對轉換的數據進行核對與修改，以保證數據的完整性及正確性，從而為之后的數據分析工作奠定基礎。

　　1、 查看“日志管理”有利于檢查數據文件的導入結果

　　當數據文件導入AO系統后，要仔細檢查導入數據的進程步驟，以免發現操作錯誤而導致審計數據的可疑。因此，在“賬表重建”步驟結束后，首先要查看“系統管理——日志管理”里記載的數據轉換的“日志時間”和“描述”說明，可以看到“導入表‘憑證庫’成功！生成科目余額表出錯！”等記錄，按照記錄的提示，就能迅速查到出錯的原因并及時給予相應的處理。

　　2、 發現不匹配的數據要及時給予修正

　　在數據轉換進程中，如果AO系統出現“科目余額表中存在著期初余額不匹配的數據”對話框并“確定”后，就發現科目余額表與原賬的余額不完全相等，資產負債表也不平。這時，要使用“常規數據整理”功能，通過與原賬余額核對，手工調整科目余額表中不相符的余額，然后“保存”退出，進行“賬表重建”即可。

　　3、 AO系統提示“無效的NULL值使用”后的修正方法

　　AO系統導入數據庫數據時，如果AO系統出現“無效的NULL值使用！”的對話框并“確定”后，導入的數據文件的借貸金額就不完整。這種情況下，首先要從“常規數據處理——憑證庫”里查看導入到AO系統中的數據庫文件的借貸金額是否含有NULL值，如借貸金額有空值，可以利用SQL語句或手工將原數據文件的空值改為0，然后再新建電子賬簿進行數據轉換。