【摘要】當前，許多大型企業都構建了ERP系統來提升自身的管理效率，而處于該環境核心地位的會計信息系統，卻由于仍然被強制性地遵守許多傳統規定而不能適應ERP的靈活要求，從而制約著企業管理信息化功能的發揮。本文對此進行了分析并提出改進建議。

　　【關鍵詞】ERP環境；會計基礎規范；內部控制

　　一、引言

　　在管理信息系統中ERP系統的重要特征是以事先設計并嵌入系統的流程作為整個信息系統的邏輯主線，對業務活動和管理活動進行集成，真正做到財務業務一體化，實現資金流、物流和信息流 “三流合一”。具體到會計核算和賬務處理上，可以做到會計核算的自動化處理，在業務發生的同時進行會計數據的后臺整理，這一過程將極大地提高會計人員的工作效率、提升會計信息在企業管理活動中的決策、參考作用。但是，筆者經過大量調查發現，會計在享受ERP集成化數據處理的便利的同時，有些基礎做法和規定不能很好地適應ERP系統的內在要求，甚至制約企業信息化工程的進展，最終影響會計功能的發揮，造成信息化效果的降低。為此，本文從ERP系統的內在要求入手，分析會計信息化過程中一些會計基礎工作規范的機械性、滯后性及對信息化環境的不適應性，同時提出解決上述問題的建議和措施，以期對實踐借鑒和政策修訂有所幫助。

　　二、ERP環境下會計基礎規范存在的問題及改進建議

　　目前用于規范會計基礎工作的主要范本是財政部于1996頒布并實施的《會計基礎工作規范》（以下簡稱《規范》），該規范普遍適用于傳統會計環境下的手工會計工作，而在ERP環境下卻逐漸暴露出不少問題，如不加以修整，將影響會計信息系統這一核心模塊功能的發揮，甚至制約ERP系統的運行和效果。概括起來，主要有以下做法存在問題，應進行相應的修改和完善。

　?。ㄒ唬媿徫辉O置和職責分工

　　ERP環境下的會計工作同樣需要崗位設置和職責分工，但《規范》中要求企業設置會計機構負責人、出納、財產物資核算、工資核算、成本核算、財務成果核算、資金核算、往來結算、總賬報表、稽核和檔案管理等的規定并不完全適合ERP的運行環境和管理需要。一方面，上述分工多數是基于工作過程的性質相似性和方便人工處理和監督來設計的，而在ERP環境下的工作思路是業務流程固化后的完整執行，從會計數據的確認和采集到各種項目（科目）的統計（歸集）和輸出完全是一個數據流程的整體行動，不可能將系統割裂開來而各管一段；另一方面，為了保證會計數據的完整、可信及安全，應允許企業根據會計部門的管理需要增設其他崗位和職責。因此，建議信息化程度較高企業的會計部門按照會計信息資源管理的流程設置崗位和職責，包括會計部門負責人、系統安全運行崗、流程設計維護崗、數據采集崗、數據輸出崗、操作日志管理崗、會計信息分析崗、系統內部審計崗等，每一崗位根據權責分離和內部牽制原則設置相應人員和權限，使得系統模塊與崗位職責完整一致。

　　（二）會計工作交接

　　目前，會計人員所遵守的會計工作交接制度，過多關注實物形態資料保管的連續性和工作責任劃分，例如要求負責人在場、賬簿、報表、印章等現場交接，交接人和被交接人簽字等。其實，要保證ERP環境下會計系統和會計工作的順利過渡，除了傳統會計資料、名章、實物資產等工作對象的交接外，更重要的是信息資源和系統職責的切換、更替和轉移，包括職責權限、文件存儲方式、系統控制要點、操作日志轉接等。因此筆者建議在完善常規交接手續的基礎上增設如下交接程序：1.流程完整性交接。針對系統管理員或流程維護崗位人員進行交接時，應將完整的流程資料、流程控制點、流程管理信息及相關資料一并完整交接。2.數據庫體系完整性交接。在會計工作交接時，應專門針對數據（庫）的列表、存儲路徑、數據格式、輸入輸出接口等進行單獨交接，且交接雙方對數據庫完整性簽字認可。3.賬戶權限交接。ERP系統下各操作崗位的賬戶、密碼和權限應單獨交接并明確限制性過渡期，即對交接人員交接前后的賬戶權限等進行過渡期約束，避免新的密碼權限生效之前，有人利用時間差進行越權操作或非法使用。4.崗位切換并行協議。即對交接后的一定期限（例如30天）內，雙方的操作運行等功能無法完全瞬間切換時可以考慮設置交接并行期，依靠技術手段和操作日志制度來完整記錄并行期的操作過程，為完整交接創造條件。

　?。ㄈ嫹制?/p>

　　《會計基礎工作規范》等制度規定會計年度從公歷1月1日到12月31日，并按照每一個自然月份分為12個會計期間。但是，在ERP環境下，出于組織和調整信息的考慮，經常需要設置多于12個會計期間的做法，例如SAP的ERP將一個會計年度劃分為16個會計期間，其中的4個特殊會計期間是為審計調整等管理需要而預留的，用友允許用戶最多劃分20個會計期間，金蝶EAS同樣建議用戶根據自身需要劃分13至18個會計期間。這里的問題是《會計基礎工作規范》等應該明確提出ERP環境下的用戶可依據企業實際需要設置相應會計期間數，同時與稅務制度等進行全面溝通，避免目前做法處于灰色地帶，連稅務檢查時都無法解釋清楚的狀態。當然，靈活劃分多個會計期間，并不是將會計年度隨意分割，當提供符合會計分期假設的會計信息時，可依據準則制度的規定合并整理相關信息，上述做法完全是出于ERP系統的內在要求和集成化思想而方便整理和傳遞信息的現實需要。

　?。ㄋ模嬘涃~憑證類型

　　目前常規做法是將記賬憑證劃分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，也可以使用一種通用記賬憑證。這種做法比較符合手工會計和獨立會計核算軟件對記賬憑證填制和處理的需要，也是為了分類、匯總和查詢的方便。但是，目前企業上線的大型ERP系統是一個集成化程度很高的綜合平臺，已將會計系統和業務系統協同起來，許多會計憑證的源頭向前延伸到業務發生時刻，完全實現了“財務業務一體化”，記賬憑證的應用只是整個信息處理流程的一個環節。其除了受會計工作基本要求的規范外，更重要的是根據管理需要，將不同的業務信息記錄為不同的格式和內容，產生的會計憑證也是依據業務的性質和管理的需要而記錄的。因此，ERP系統下的會計記賬憑證往往有多種表現形式，基本都在十幾種左右，而不是簡單的“收付轉”三大類，因此，應改變目前對會計記賬憑證的傳統分類，可允許用戶根據系統的需要靈活設置憑證種類。

　　（五）會計憑證簽章

　　《會計基礎工作規范》中規定與填制記賬憑證有關的人員，包括制單人、稽核人、記賬人、會計機構負責人、會計主管等應簽名蓋章以示負責，收款和付款記賬憑證還要由出納人員簽名或蓋章。該項制度的作用和意義不言而喻，但在ERP環境下卻無法做到，或即使執行了也是形式上的，而無法起到實質性控制作用。前面已經交代，ERP系統的價值就在于實現了管理信息的高度集成，只要業務發生，會計子系統就會按照會計事項確認的標準和原則自動核算會計信息，連同非財務信息提供給信息用戶，因此，自動化是核算過程中的基本功能，目前國內外的ERP系統中，近乎80%的會計記賬憑證都是在管理過程中自動集成化生成的，而且數量龐大，在如此情況下要做到每張憑證均要簽名和蓋章幾乎是不可能的，即使強制要求打印憑證和簽章，也將是一個成本昂貴而作用有限的舉動。筆者建議取消傳統的簽名蓋章等控制手段，而將精力放在完善ERP系統的內部控制體系的建立和執行上，有效利用信息技術和配套措施，保證業務發生及信息記錄流程和處理指令的正確、合法和完整。同時，保證每張憑證可以方便快捷地向上追索到其業務發生的源頭。即使沒有簽名蓋章，同樣有效地保證了職責的監督和牽制。

　?。嬘涃~憑證附件

　　《會計基礎工作規范》第51條規定：除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。本規定同樣表現為在手工會計和單個會計信息系統環境下非常必要，而在ERP環境下無法做到。原因有兩點：一是ERP系統往往用于大型企業集團，許多企業是跨地區甚至跨國經營，分布在不同地域的分（子）公司和辦事機構均通過龐大復雜的ERP系統連接起來，以前還是獨立核算單位的下屬企業變成了目前的數據采集點，所有的核算可能全部集中到總部一級，實現了集中核算和控制，憑證由系統統一生成并編號。此時，如果要求將每張記賬憑證的原始憑證（如領款單、入庫單、發票等）從相距遙遠（甚至是地球的另一端）的下屬分支機構傳遞到集團總部，然后附在記賬憑證后面，不論從時間角度還是安全考慮都是不現實的。因此，筆者建議對附屬原始憑證的要求不做強求，允許企業根據需要自由掌握。這樣做的理由是因為記賬憑證與原始憑證的對應關系永遠存在，只要建立會計憑證的快速溯源機制，對每一張記賬憑證都可以迅速查找它的原始憑證，進而確定責任主體和操作的規范性，實質上起到了系統整體控制效果。

　?。ㄆ撸嫏n案管理

　　ERP系統內含的精細化管理思想使得后臺信息系統的會計信息更加明細，原來手工可以合并的憑證，實施ERP后必須提供詳盡的核算和管理信息，這要通過數量龐大的記賬憑證來實現。由于數據的電子化，查詢起來非常方便，只要憑證、單據、賬簿不打印出來，用戶便感覺不到大量憑證的存在。但是，《會計基礎工作規范》要求在保存電子數據檔案的同時打印記賬憑證和賬簿并裝訂保存，這就暴露了此項規定的弊端，因為打印數量相當于手工合并單據的幾十倍甚至上百倍，打印成本和工作量相當驚人。因此，筆者建議允許用戶根據自身管理的需要確定會計檔案的格式和規模，對于跨地理區域集成生成的憑證和賬簿可以用電子資料代替紙質數據，對于數量龐大的基礎數據資料無需打印保存，只要有完善的電子介質和合理的安全措施即可。

　　三、結論與建議

　　綜上所述，傳統條件下長期形成的所謂會計基礎工作規范，大多在表面上發揮某種形式的控制作用，當這種常態規定無法持續運轉甚至阻礙會計信息化的功能和發展時，則需要建立基于運行系統的內控機制，從系統結構和功能邏輯上嵌入有效的控制手段來代替傳統制度形式。條件成熟時，比如ERP環境下會計信息系統與信息化環境的控制功能能有效發揮，則完全可以放棄目前一些看似合理而實際無效的“基礎規范”，“放手”托付給系統本身的控制體系，真正實現會計處理流程與業務控制流程的一體化和集成化。

　　【主要參考文獻】

　　[1] 中華人民共和國財政部.會計基礎規范[M].北京：中國財經出版社,1996.

　　[2] 陳啟申.ERP——從內部集成起步[M].北京：電子工業出版社,2004.