會計電算化是以計算機為主的當代電子和信息技術(shù)應用到會計工作中的簡稱，是用計算機代替人工記賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策。發(fā)展會計電算化，有利于促進會計工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地發(fā)揮會計的職能作用。但同時也對原有的會計業(yè)務內(nèi)控制度造成了極大的沖擊，帶來了許多新問題。因此，建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度就顯得尤為重要，本文就此作一些初步探討。

    會計電算化面臨的幾個問題

    會計無紙化存在的問題。在手工會計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務均記錄于紙張之上，這些數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的痕跡；但是，在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別是否是業(yè)務記錄的“原件”。因此，確保這些電子數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，是無紙信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。

    電子數(shù)據(jù)的審核和確認。在現(xiàn)有的會計電算化環(huán)境下，多數(shù)會計還保持著傳統(tǒng)的憑證審核和編制方式。但是，隨著會計電算化的進一步發(fā)展，電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認后，就可自動生成電子記賬憑證，而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報表都是派生性的數(shù)據(jù)。所以，賬簿和報表的正確性、真實性完全取決于審核和確認的電子數(shù)據(jù)。

    會計電算化工作中的安全問題。現(xiàn)有的會計軟件系統(tǒng)在設計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以致軟件投入運行后暴露諸多隱患，如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。這類現(xiàn)象和問題目前尚未得到徹底的改變。

    會計電算化對內(nèi)部控制的影響

    內(nèi)部控制形式的變化。手工操作下的一些內(nèi)部控制，如編制科目、憑證匯總表，總賬、明細賬的核對，在電算化中沒有了存在的必要性；其部分內(nèi)部控制功能在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi)，如憑證借貸平衡校驗、余額平衡檢查等功能。因此，內(nèi)部控制也由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?br>
    內(nèi)部控制內(nèi)容的變化。會計電算化的應用，給會計工作增加了新內(nèi)容，如編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制、計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等。

    加強電算化系統(tǒng)的內(nèi)部制度建設

    實行電算化以后，系統(tǒng)正常、安全運行的關(guān)鍵是操作使用。如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣Γ紩o各種舞弊行為以可乘之機。因此，會計核算形式的改變，也給內(nèi)控制度賦予新的內(nèi)涵。

    嚴格機構(gòu)和人員的管理與控制。會計核算軟件投入正式使用后，原有會計機構(gòu)必須做相應調(diào)整，對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。

    建立計算機機房，嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理。實行電算化以后，應設立計算機機房，給計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護機器設備；防止其他人員進入機房，保護程序和數(shù)據(jù)的安全。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志，數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，軟盤專用及防病毒感染。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護，硬件維護主要包括：定期檢查并做好記錄；及時進行故障分析并做好記錄。軟件維護包括正確性、適應性、完善性維護三種。

    強化系統(tǒng)轉(zhuǎn)換管理。新的計算機會計系統(tǒng)在投入使用過程中，替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機會計系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應作好各項轉(zhuǎn)換的準備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的配置，新系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)的導入等。因此，應新舊系統(tǒng)并行運行一段時間，以確保轉(zhuǎn)換工作的順利進行。

    建立健全檔案管理制度。為確保檔案的真實性和可靠性，應實行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全新型磁介質(zhì)載體過渡。檔案管理通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)，一般包括：（1）存檔須由會計主管和系統(tǒng)管理員簽章；（2）采取各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽并存放在安全、防潮的地方；（3）采用磁性介質(zhì)保存檔案要定期進行檢查和復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使檔案丟失。

    大力加強人才培訓。企業(yè)應高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術(shù)；培養(yǎng)或聘用一批精通技術(shù)、熟練應用電算化程序的高級技術(shù)人才，推動會計電算化工作由核算型向管理型、智能型轉(zhuǎn)變。