摘要：介紹會計信息系統的基本功能，探討如何利用辦公軟件Excel和分析模型來設計現代會計信息系統。

　　關鍵詞：會計；信息系統；模型；Excel；系統模型

　　電算化會計是一門融會計學、管理學、信息技術為一體的邊緣學科。會計處理的大部分工作是對各種表格進行加工、處理，而Excel是非常優秀的電子表格軟件，它除了提供一般的電子表格、數據圖表功能外，還提供了各種管理和決策分析的功能。因此，使用Excel可以方便、準確地處理日常會計業務。本文以此軟件為基礎探討了會計信息系統的設計。

　　1會計信息系統簡介

　　會計信息系統以計算機技術為基礎，起初主要利用計算機技術來替代手工記賬、算賬、報賬等賬務處理，隨著企業管理信息系統的發展，則要求用系統思想處理會計核算業務，提供財會信息，輔助財會分析、預測、決策和計劃制定，加強財務控制，最終建立現代會計信息系統。會計信息系統可分為三個層次：會計數據處理系統、會計管理信息系統、會計決策支持系統。從現代信息系統的觀點看，會計信息系統與模型是密不可分的。早期的會計信息系統只是一種單純的數據處理系統，而今天的會計信息系統已經發展到集數據處理、事務管理與決策支持為一體的、新型的會計信息系統。這種新型的會計信息系統是以模型為基礎、以信息管理和輔助決策為目的的。

　　2 Excel特點及功能

　　Excel是Microsoft公司開發的辦公軟件，是目前最佳的電子表格系統。Excel集萬能的表格計算、豐富的圖形顯示和方便的數據管理于一體，并能方便地實現與各類經濟管理信息系統軟件的數據共享，甚至提供了各種管理和決策分析的功能[1].Excel對數據進行加工、提煉的技術，能夠有力地支持會計信息處理和管理決策分析，例如：使用模擬運算表進行敏感性分析，使用單變量求解工具進行目標利潤規劃，使用規劃求解工具進行最優化決策，使用數據透視表進行應收帳款收帳管理等。同時，Excel已經被世界財經管理人員公認為卓越的信息分析和信息處理軟件工具，因此，使用Excel不僅可以方便、準確地處理日常會計業務，避免陷入繁瑣數據的“泥團”，而且可以繞過大量程序的編制工作。

　　3會計信息系統設計

　　3.1宏觀規劃

　　a.總體規劃。會計信息系統的總體規劃，是一個根據需求分析，對手工會計進行抽象、建立模型的過程。這部分主要由戰略計劃（或叫戰略規劃）、組織信息需求分析和資源分析三部分組成。

　　b.構建邏輯模型。會計信息系統的邏輯模型，是對會計信息系統內部結構及實現過程的邏輯描述。會計信息系統為了實現其目標，需要在系統內部對輸入、輸出和處理過程進行結構化的組織，邏輯模型就是這種內部結構關系的圖形反映，它著重用邏輯過程或主要的業務任務來描述會計系統。所謂邏輯過程不是指詳細設計的計算程序過程，而只是表示對象系統中流動的數據內容及其處理流程。

　　c.設計物理模型。物理模型是會計信息系統的物理實現的描述，它是信息系統物理設計的產物。對于小型應用系統和數據庫的設計，物理設計相當于通常說的詳細設計；對于大型信息系統，它強調的是信息系統的物理布局。物理模型描述對象系統如何做，以及如何實現系統的物理過程。在這一過程中可能會涉及具體的人、部門、時間、設備和算法（即廣義的解決問題的方法）。整個系統的規劃就是圍繞對象的需求及其變化來構建對象的物理模型，并把物理模型轉化為邏輯模型，然后再根據對象的物理的和邏輯模型的變化，構造新系統的邏輯模型，進而構建新系統物理模型的過程。

　　3.2微觀設計

　　從微觀方面來看，會計信息系統實質上是由一系列模型構成的有序集合。會計信息系統中的管理模型一般要根據企業的管理目標、會計信息系統分析的結果以及管理科學方面的知識來定，沒有確切的劃分。

　　a.成本管理系統模型。包括成本核算模型、成本預測模型和成本分析模型，所用的方法有：Excel的散點圖技術、相關性分析技術、數量經濟模型、投入產出模型、線形回歸分析模型、指數平滑模型、量-本-利分析模型以及各類比較模型。基于Excel強大的數據分析功能，可將其作為建模的理想工具，包括成本性態分析、成本動因選擇和成本預測，都可以利用Excel的相關功能代替手工操作進行。

　　b.生產計劃管理系統模型。包括編制生產計劃大綱、生產作業計劃。具體方法為：物料需求計劃（MRP）、制造資源計劃（MRPII）、網絡計劃模型（PERT）、投入產出模型、數學規劃模型以及經驗方法等。

　　c.庫存管理系統模型。包括庫存物資的分類法、庫存物資的分類模型以及一些程序化的管理模型。存貨決策的內容可分為兩類，一類是研究怎樣把存貨的數量控制在最優水平上，即“存貨控制的決策”；另一類是研究為了保持適當的存貨，一年分幾次訂貨，每次訂貨多少最經濟以及在什么情況下訂貨比較合適，即“存貨規劃的決策”。

　　d.合同管理系統模型。指對信托、委托存貸款合同的管理[2]，包括定義、修改與查詢合同文本項目；定義客戶資料內容及格式，建立客戶檔案資料，并隨時查詢；定義計劃項目和實際項目，通過核算，跟蹤合同的執行情況。

　　e.柜臺核算系統模型。包括系統、憑證、賬戶、柜臺和查詢五大部分。數據管理方式為：柜臺系統的賬戶是后臺賬務系統科目體系的延續，其性質等同于賬務系統的最明細級科目，即必須為參加核算的全部存款客戶建立賬戶，同時明確該賬戶對應哪一個客戶，各類賬戶分別屬不同的記賬科目。

　　f.經理查詢系統模型。通過Internet/Intranet，使用WWW瀏覽器對總部及辦事處數據進行查詢，使決策層了解財務管理運行狀況，使財務信息更具全局性和時效性。

　　g.客戶服務系統模型。客戶在遠地可通過Internet/Intranet，使用WWW瀏覽器對其在財務公司的開戶信息、明細賬、余額進行查詢。

　　3.3數據的保護及共享

　　a.通過將操作人員劃分為系統員、主管員、操作員三級，可有效地解決實行會計電算化后的人員分工及相互牽制問題。

　　b.通過操作日志，隨時監督會計人員的日常工作。除財會人員外，其他人員無法修改財務數據。

　　c.通過設置登陸權限和工作簿的打開權限，對工作表中的數據或工作簿的結構進行加密保護，防止別人查看或更改數據。在整個系統內部，可使用Excel的共享工作簿特性實現會計數據的共享：Excel提供了追蹤數據來源的功能，當把工作簿設為共享工作簿時，就打開了一個“沖突日志”來記錄各種編輯操作，審核人員可以據此追蹤數據的來源；另外，可通過遠程登陸訪問，實現數據共享：只要擁有足夠權限，用戶就可以方便地進入客戶查詢系統，進行遠程登錄訪問，總部領導也可以非常及時準確地了解辦事處的金融經濟情況，更好地進行統一管理。

　　3.4基于Excel會計信息系統的優點

　　目前市場上出售的用友軟件、金蝶軟件等會計軟件和一些企業使用的會計軟件，都是一種會計信息系統，是經過長期編制和調試開發出來的，與之相比，特別是對于中、小企業的會計信息系統，用Excel開發的會計信息系統有以下優點：（a）開發周期短，遠小于用編程開發的系統；（b）開發費用少，對開發者要求不高，只需具備會計知識和Excel知識就可開發，并不需要高級程序員、數據分析員等人才；（c）為用戶提供直觀的交互界面、方便的表格設計和美觀的輸出效果；（d）維護簡單方便，一般用戶都可以自行進行維護，為系統正常運行提供有力保障，同時節省大量的維護費用。

　　4結束語

　　隨著Excel對表格處理的功能不斷加強和完善，用Excel開發會計信息系統或進行會計表格處理將成為一大趨勢。大范圍的信息處理網絡的建立，不但能使不同單位的會計信息相互交流和共享，而且能使系統的處理重心從數據處理逐步轉移到決策支持系統等智能化管理上。值得注意的是，會計信息系統必須結合最新的《會計法》、《企業會計制度》以及涉及企業會計準則的相關文件進行開發，否則將不具備適用性。參考文獻：

　　[1]王嘯，吳仁群。電子表格化財務、會計與管理[M].北京：清華大學出版社，2001.

　　[2]宋建。試論模型與會計信息系統的關系[J].四川會計，2000（1）：43-44.