摘要：介紹會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能，探討如何利用辦公軟件Excel和分析模型來(lái)設(shè)計(jì)現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

　　關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)；信息系統(tǒng)；模型；Excel；系統(tǒng)模型

　　電算化會(huì)計(jì)是一門(mén)融會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)、信息技術(shù)為一體的邊緣學(xué)科。會(huì)計(jì)處理的大部分工作是對(duì)各種表格進(jìn)行加工、處理，而Excel是非常優(yōu)秀的電子表格軟件，它除了提供一般的電子表格、數(shù)據(jù)圖表功能外，還提供了各種管理和決策分析的功能。因此，使用Excel可以方便、準(zhǔn)確地處理日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。本文以此軟件為基礎(chǔ)探討了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

　　1會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)簡(jiǎn)介

　　會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，起初主要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬等賬務(wù)處理，隨著企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，則要求用系統(tǒng)思想處理會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，提供財(cái)會(huì)信息，輔助財(cái)會(huì)分析、預(yù)測(cè)、決策和計(jì)劃制定，加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制，最終建立現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可分為三個(gè)層次：會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)、會(huì)計(jì)決策支持系統(tǒng)。從現(xiàn)代信息系統(tǒng)的觀點(diǎn)看，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與模型是密不可分的。早期的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只是一種單純的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，而今天的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到集數(shù)據(jù)處理、事務(wù)管理與決策支持為一體的、新型的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。這種新型的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是以模型為基礎(chǔ)、以信息管理和輔助決策為目的的。

　　2 Excel特點(diǎn)及功能

　　Excel是Microsoft公司開(kāi)發(fā)的辦公軟件，是目前最佳的電子表格系統(tǒng)。Excel集萬(wàn)能的表格計(jì)算、豐富的圖形顯示和方便的數(shù)據(jù)管理于一體，并能方便地實(shí)現(xiàn)與各類經(jīng)濟(jì)管理信息系統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)共享，甚至提供了各種管理和決策分析的功能[1].Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、提煉的技術(shù)，能夠有力地支持會(huì)計(jì)信息處理和管理決策分析，例如：使用模擬運(yùn)算表進(jìn)行敏感性分析，使用單變量求解工具進(jìn)行目標(biāo)利潤(rùn)規(guī)劃，使用規(guī)劃求解工具進(jìn)行最優(yōu)化決策，使用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行應(yīng)收帳款收帳管理等。同時(shí)，Excel已經(jīng)被世界財(cái)經(jīng)管理人員公認(rèn)為卓越的信息分析和信息處理軟件工具，因此，使用Excel不僅可以方便、準(zhǔn)確地處理日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，避免陷入繁瑣數(shù)據(jù)的“泥團(tuán)”，而且可以繞過(guò)大量程序的編制工作。

　　3會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

　　3.1宏觀規(guī)劃

　　a.總體規(guī)劃。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃，是一個(gè)根據(jù)需求分析，對(duì)手工會(huì)計(jì)進(jìn)行抽象、建立模型的過(guò)程。這部分主要由戰(zhàn)略計(jì)劃（或叫戰(zhàn)略規(guī)劃）、組織信息需求分析和資源分析三部分組成。

　　b.構(gòu)建邏輯模型。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的邏輯模型，是對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)及實(shí)現(xiàn)過(guò)程的邏輯描述。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為了實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，需要在系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)輸入、輸出和處理過(guò)程進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的組織，邏輯模型就是這種內(nèi)部結(jié)構(gòu)關(guān)系的圖形反映，它著重用邏輯過(guò)程或主要的業(yè)務(wù)任務(wù)來(lái)描述會(huì)計(jì)系統(tǒng)。所謂邏輯過(guò)程不是指詳細(xì)設(shè)計(jì)的計(jì)算程序過(guò)程，而只是表示對(duì)象系統(tǒng)中流動(dòng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容及其處理流程。

　　c.設(shè)計(jì)物理模型。物理模型是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的物理實(shí)現(xiàn)的描述，它是信息系統(tǒng)物理設(shè)計(jì)的產(chǎn)物。對(duì)于小型應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)，物理設(shè)計(jì)相當(dāng)于通常說(shuō)的詳細(xì)設(shè)計(jì)；對(duì)于大型信息系統(tǒng)，它強(qiáng)調(diào)的是信息系統(tǒng)的物理布局。物理模型描述對(duì)象系統(tǒng)如何做，以及如何實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的物理過(guò)程。在這一過(guò)程中可能會(huì)涉及具體的人、部門(mén)、時(shí)間、設(shè)備和算法（即廣義的解決問(wèn)題的方法）。整個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃就是圍繞對(duì)象的需求及其變化來(lái)構(gòu)建對(duì)象的物理模型，并把物理模型轉(zhuǎn)化為邏輯模型，然后再根據(jù)對(duì)象的物理的和邏輯模型的變化，構(gòu)造新系統(tǒng)的邏輯模型，進(jìn)而構(gòu)建新系統(tǒng)物理模型的過(guò)程。

　　3.2微觀設(shè)計(jì)

　　從微觀方面來(lái)看，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是由一系列模型構(gòu)成的有序集合。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的管理模型一般要根據(jù)企業(yè)的管理目標(biāo)、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)分析的結(jié)果以及管理科學(xué)方面的知識(shí)來(lái)定，沒(méi)有確切的劃分。

　　a.成本管理系統(tǒng)模型。包括成本核算模型、成本預(yù)測(cè)模型和成本分析模型，所用的方法有：Excel的散點(diǎn)圖技術(shù)、相關(guān)性分析技術(shù)、數(shù)量經(jīng)濟(jì)模型、投入產(chǎn)出模型、線形回歸分析模型、指數(shù)平滑模型、量-本-利分析模型以及各類比較模型。基于Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，可將其作為建模的理想工具，包括成本性態(tài)分析、成本動(dòng)因選擇和成本預(yù)測(cè)，都可以利用Excel的相關(guān)功能代替手工操作進(jìn)行。

　　b.生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)模型。包括編制生產(chǎn)計(jì)劃大綱、生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃。具體方法為：物料需求計(jì)劃（MRP）、制造資源計(jì)劃（MRPII）、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃模型（PERT）、投入產(chǎn)出模型、數(shù)學(xué)規(guī)劃模型以及經(jīng)驗(yàn)方法等。

　　c.庫(kù)存管理系統(tǒng)模型。包括庫(kù)存物資的分類法、庫(kù)存物資的分類模型以及一些程序化的管理模型。存貨決策的內(nèi)容可分為兩類，一類是研究怎樣把存貨的數(shù)量控制在最優(yōu)水平上，即“存貨控制的決策”；另一類是研究為了保持適當(dāng)?shù)拇尕洠荒攴謳状斡嗀洠看斡嗀浂嗌僮罱?jīng)濟(jì)以及在什么情況下訂貨比較合適，即“存貨規(guī)劃的決策”。

　　d.合同管理系統(tǒng)模型。指對(duì)信托、委托存貸款合同的管理[2]，包括定義、修改與查詢合同文本項(xiàng)目；定義客戶資料內(nèi)容及格式，建立客戶檔案資料，并隨時(shí)查詢；定義計(jì)劃項(xiàng)目和實(shí)際項(xiàng)目，通過(guò)核算，跟蹤合同的執(zhí)行情況。

　　e.柜臺(tái)核算系統(tǒng)模型。包括系統(tǒng)、憑證、賬戶、柜臺(tái)和查詢五大部分。數(shù)據(jù)管理方式為：柜臺(tái)系統(tǒng)的賬戶是后臺(tái)賬務(wù)系統(tǒng)科目體系的延續(xù)，其性質(zhì)等同于賬務(wù)系統(tǒng)的最明細(xì)級(jí)科目，即必須為參加核算的全部存款客戶建立賬戶，同時(shí)明確該賬戶對(duì)應(yīng)哪一個(gè)客戶，各類賬戶分別屬不同的記賬科目。

　　f.經(jīng)理查詢系統(tǒng)模型。通過(guò)Internet/Intranet，使用WWW瀏覽器對(duì)總部及辦事處數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，使決策層了解財(cái)務(wù)管理運(yùn)行狀況，使財(cái)務(wù)信息更具全局性和時(shí)效性。

　　g.客戶服務(wù)系統(tǒng)模型。客戶在遠(yuǎn)地可通過(guò)Internet/Intranet，使用WWW瀏覽器對(duì)其在財(cái)務(wù)公司的開(kāi)戶信息、明細(xì)賬、余額進(jìn)行查詢。

　　3.3數(shù)據(jù)的保護(hù)及共享

　　a.通過(guò)將操作人員劃分為系統(tǒng)員、主管員、操作員三級(jí)，可有效地解決實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的人員分工及相互牽制問(wèn)題。

　　b.通過(guò)操作日志，隨時(shí)監(jiān)督會(huì)計(jì)人員的日常工作。除財(cái)會(huì)人員外，其他人員無(wú)法修改財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

　　c.通過(guò)設(shè)置登陸權(quán)限和工作簿的打開(kāi)權(quán)限，對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)或工作簿的結(jié)構(gòu)進(jìn)行加密保護(hù)，防止別人查看或更改數(shù)據(jù)。在整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部，可使用Excel的共享工作簿特性實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的共享：Excel提供了追蹤數(shù)據(jù)來(lái)源的功能，當(dāng)把工作簿設(shè)為共享工作簿時(shí)，就打開(kāi)了一個(gè)“沖突日志”來(lái)記錄各種編輯操作，審核人員可以據(jù)此追蹤數(shù)據(jù)的來(lái)源；另外，可通過(guò)遠(yuǎn)程登陸訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享：只要擁有足夠權(quán)限，用戶就可以方便地進(jìn)入客戶查詢系統(tǒng)，進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄訪問(wèn)，總部領(lǐng)導(dǎo)也可以非常及時(shí)準(zhǔn)確地了解辦事處的金融經(jīng)濟(jì)情況，更好地進(jìn)行統(tǒng)一管理。

　　3.4基于Excel會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

　　目前市場(chǎng)上出售的用友軟件、金蝶軟件等會(huì)計(jì)軟件和一些企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件，都是一種會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期編制和調(diào)試開(kāi)發(fā)出來(lái)的，與之相比，特別是對(duì)于中、小企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，用Excel開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)有以下優(yōu)點(diǎn)：（a）開(kāi)發(fā)周期短，遠(yuǎn)小于用編程開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)；（b）開(kāi)發(fā)費(fèi)用少，對(duì)開(kāi)發(fā)者要求不高，只需具備會(huì)計(jì)知識(shí)和Excel知識(shí)就可開(kāi)發(fā)，并不需要高級(jí)程序員、數(shù)據(jù)分析員等人才；（c）為用戶提供直觀的交互界面、方便的表格設(shè)計(jì)和美觀的輸出效果；（d）維護(hù)簡(jiǎn)單方便，一般用戶都可以自行進(jìn)行維護(hù)，為系統(tǒng)正常運(yùn)行提供有力保障，同時(shí)節(jié)省大量的維護(hù)費(fèi)用。

　　4結(jié)束語(yǔ)

　　隨著Excel對(duì)表格處理的功能不斷加強(qiáng)和完善，用Excel開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)或進(jìn)行會(huì)計(jì)表格處理將成為一大趨勢(shì)。大范圍的信息處理網(wǎng)絡(luò)的建立，不但能使不同單位的會(huì)計(jì)信息相互交流和共享，而且能使系統(tǒng)的處理重心從數(shù)據(jù)處理逐步轉(zhuǎn)移到?jīng)Q策支持系統(tǒng)等智能化管理上。值得注意的是，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須結(jié)合最新的《會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》以及涉及企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的相關(guān)文件進(jìn)行開(kāi)發(fā)，否則將不具備適用性。參考文獻(xiàn)：

　　[1]王嘯，吳仁群。電子表格化財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)與管理[M].北京：清華大學(xué)出版社，2001.

　　[2]宋建。試論模型與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的關(guān)系[J].四川會(huì)計(jì)，2000（1）：43-44.