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期初金額差錯的會計處理及財務軟件設計

來源: 上海會計 李氟 歐陽峰 編輯: 2003/12/16 14:44:28  字體:

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    按照會計制度規定,對適用于追溯調整法的會計政策變更、會計差錯更正等,應調整會計報表的期初數。但目前國內絕大多數財務軟件都沒有考慮到這一問題,沒有提供相應的功能。本文試對財務軟件中期初金額需要調整的情況作一分析,并研究其設計對策。

  一、必須調整期初金額的情況

  1.依據會計準則的相應規定。《企業會計準則一一會計政策、會計估計變更和會計差錯更正》明確指出:“本期發現的與前期相關的重大會計差錯,如影響損益,應將其對損益的影響數調整發現當期的期初留存收益,會計報表其他相關項目的期初數也應一并調整”。

  [例]某企業在2003年發現2002年漏提一筆折舊費100,000元,該折舊應計入上期管理費用。但該企業2002年度已結賬,相應的報表已報出(不考慮所得稅的影響)。按規定,對上述事項應在發現當期作如下調整分錄:

  借:以前年度損益調整   100,000

      貸:累計折舊         100,000

  借:利潤分配一未分配利潤  100,000

      貸:以前年度損益調整    100,000

  2.會計電算化中出現的特殊情況。期初金額的差錯也可能出現生初始化數據的手工錄入工作中。對于財務軟件而言,期初金額的產生通常有兩種方式:初始化(初次使用)時的手工輸入;上年結賬后軟件自動將上年期末數轉入。對于后一種情況,因為是軟件自動將上年期末數結轉至本年的期初數,通常不會出錯。大部分期初金額產生差錯都發生在前一種情況,如誤將待攤費用和其他應付款的期初余額10,000元看成1,000元輸入。對此,必須采用合理辦法予以調整。

  二、現行財務軟件中的處理方法分析

  由于沒有考慮到會有必須調整期初金額的情況,大多數財務軟件都缺乏處理此類問題的完善功能。在實際工作中,很多用戶采用“反結束初始化”功能,通過重新開放初始化模塊讓用戶直接用手工修改期初數的方式。筆者認為,這種做法不可取。其弊端有三:

  1.無法留下對差錯修改的業務痕跡。會計差錯的修正也是會計業務,必須對其及時記錄,留下業務痕跡。否則,會導致審計線索的缺失,容易引起舞弊;時間長了也會忘記這筆業務。就上例而言,會計差錯讓用戶直接手工修改期初數,會導致該企業2003年會計報表的期初數不等于2002年期末數的情況,如果差錯更正沒有及時記錄,將來查賬時誰還會知曉其前因后果?

  2.采用手工方式調整數據可能會因為操作員的疏忽而導致賬與表、表與表之間金額的不一致。因為上述會計差錯同時涉及到資產負債表和利潤表,如果操作員不同時對相關賬表數據修改的話,會影響賬表之間的勾稽關系。

  3.讓用戶直接用手工修改機內數據會使軟件缺乏相應的控制。期初數是重要的會計數據,如果對該數據的修改不加以適當的控制,數據的安全性將無法得到保證。

  三、建議軟件設計中采用新的處理方法

  1.對于本期發現前期會計差錯的情況,筆者認為可以考慮在軟件中增加一項“期初金額調整”功能,通過編制追溯調整分錄的方式來處理該類問題。具體作法是:首先,按準則要求編制調整分錄,并在“期初金額調整”功能中將其輸入軟件;由指定權限的會計主管人員對其進行審核后,根據審核通過的分錄,自動調整相關賬戶的期初數。這樣,既通過授權、分工和調整分錄,留下審計線索;又能利用軟件自動處理的特點,防止賬表數據間的不平衡。

  2.對于本期發現錄入期初數有差錯的情況,也可以通過“期初金額調整”功能來實現。因為根據會計基本原理,某一賬戶金額有差錯,必然有某一或某幾個對應賬戶出現同金額的差錯,同樣可以通過編制調整分錄的方式來對該差錯進行處理。本期發現期初數有差錯,也屬于會計差錯,可以將其視同為“本期發現前期會計差錯”的情況,通過增加的“期初金額調整”功能來解決。


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