一般來講，存貨在企業流動資產中所占的比重較大，其本身的營運效率直接影響到企業流動資產的整體效率。根據新《通則》的規定，企業需要建立健全存貨管理制度，目的在于規范存貨的采購審批、采購執行程序，并根據合同和內部審批制度付款。

　　由此可見，新《通則》特別注重的是存貨采購環節和付款環節的管理控制，這是根據當前市場經濟環境所提出的有一定針對性的管理要求。為了減少篇幅，我們只對企業存貨的采購與付款制度加以介紹，其他的與新《通則》創新內容沒有直接聯系的存貨管理理論和方法不予介紹。

　　為了能夠涉及存貨采購與付款業務中的具體操作內容，在這里以一家國有獨資企業為范本，詳細介紹這家企業所制定的存貨采購與付款制度：

　　（一）采購、付款業務管理要求

　　1.存貨的采購與生產、銷售業務的要求保持一致。

　　2.貨幣資金的支付或負債的增加必須以獲得品質優良的存貨為前提，保持貨款支付或負債增加的真實性與合理性。

　　3.加強采購環節的監督與控制，防止舞弊行為的發生。

　　4.保證采購業務在內、外部各環節的運行通暢和高效率。

　　5.及時、準確提供物資采購的各項信息。

　　（二）采購業務的組織機構與崗位職責

　　1.采購與付款管理工作由企業董事會授權的機構負責。在董事會內，一般涉及規劃委員會、物資采購領導小組等；在企業職能部門，涉及總經理室、企劃部、采購部、儲運部、質量保證部、生產設備部、財務部等相關部門，上述部門分別承擔相應的責任，以合理地組織采購與付款管理工作。

　　2.規劃委員會是采購與付款計劃的決策機構，負責《年度采購計劃》、《年度物資儲運計劃》及《季（月）度采購計劃》、《季（月）度物資儲運計劃》的審批工作。

　　3.企劃部是采購與付款管理計劃的審核部門，負責對《年度采購計劃》、《年度物資儲運計劃》及《季（月）度采購計劃》、《季（月）度物資儲運計劃》的審核工作，審核后負責上報規劃委員會。

　　經規劃委員會授權，總經理可負責《季（月）度物資儲運計劃》、《季 （月）度采購計劃》的審批。

　　4.財務部為采購與付款的會計核算及價值管理部門。負責對采購與付款活動引起的價值增減變動情況進行記錄、控制和管理。

　　5.儲運部是物資的儲存部門，負責編制《年度物資儲運計劃》及《季 （月）度物資儲運計劃》，實施物資倉儲管理。

　　儲運部同時是采購物資的驗收部門之一，負責對采購物資的數量進行驗收。

　　6.質量保證部負責對采購材料的質量進行驗收。

　　7.生產設備部負責對固定資產和相關零部件進行驗收。

　　8.物資采購領導小組是重大采購事項的執行決策機構，其主要職責是：

　　（1）確定常規倉儲物資的范圍、集中采購及自行采購物資的范圍；

　　（2）確定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標準以及可采用的采購方式；

　　（3）負責大宗物資采購的供應商選擇、采購價格、合同條款等事項的審批。

　　9.采購部負責具體物資采購工作，其主要職責是：

　　（1）掌握市場信息，開拓新貨源，優化進貨渠道，降低采購費用；

　　（2）會同儲運部、財務部確定合理物資采購量，及時了解存貨存量情況，進行合理采購；

　　（3）根據本企業實際情況，擬定集中采購及自行采購物資的范圍，上報物資采購領導小組批準；

　　（4）擬定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標準以及可采用的采購方式，上報物資采購領導小組批準；

　　（5）編制《年度采購計劃》、《季（月）度采購計劃》；

　　（6）選擇、評審、管理供應商，建立供應商檔案；

　　（7）組織供貨合同評審，簽訂供貨合同，實施采購活動；

　　（8）編制《合同履行情況登記簿》，對合同執行情況進行監督；

　　（9）進行市場詢價，采購所需物資；

　　（10）采購過程中的退、換貨工作；

　　（11）按周編制《主要采購合同執行情況周報表》；

　　（12）采購部合同、供應商檔案、各種表單的保管與定期歸檔工作。

　　10.采購部崗位設置：

　　（1）采購部部長。其具體職責為：對采購工作進行統籌策劃，合理控制采購成本；審簽各部門《請購單》，審批采購計劃和采購資金計劃；組織詢價、招標、比價及供應商選點、評審及供貨控制；審批《訂購單》及采購合同，參與重要采購合同評審、簽訂；審批支付供應商貨款；進行退、換貨管理；組織開拓新貨源，優化進貨渠道；定期監督、檢查、處理采購部工作程序、規章制度、實施細則的執行情況；按工作程序做好與相關部門的橫向聯系，并及時對部門間的爭議提出界定要求。

　　（2）計劃員。其具體職責為：負責市場信息收集、管理；參與供應商信用評定，據實提出供應商信用評定的意見，建立健全供應商檔案；匯總各部門采購申請，編制采購計劃和采購資金計劃；編制《合同履行情況登記簿》，對合同執行情況進行監督；按周編制《主要采購合同執行情況周報表》；審核購貨發票；復核支付供應商貨款申請；負責文件、合同、訂單等資料的保管和定期歸檔工作。

　　（3）采購員。其具體職責為：對物資需求部門提出的采購申請進行詢價；適時填報《供應商調查表》；根據批準的《請購單》和詢價結果實施采購，并負責索取所購物資的相關資料；參加商務談判和擬定合同條款；填制《訂購單》并辦理要貨；及時向供應商反饋原材料質量信息；催收購貨發票；提出支付供應商貨款申請；具體辦理采購環節退貨；采購部部長交辦的其他工作。

　　（三）采購計劃管理

　　1.采購部根據《年度經營計劃》、《年度生產計劃》、《年度固定資產投資計劃》、《年度固定資產日常修理維護和大修理計劃》、《年度費用支出計劃》、《年度物資儲運計劃》及本企業《月度生產計劃》、《月度固定資產日常常規修理維護和大修理計劃》、《月度費用支出計劃》、《季（月）度物資儲運計劃》，編制《年度采購計劃》、《季（月）度采購計劃》。

　　2.《年度采購計劃》、《季（月）度采購計劃》經企劃部審核后，需報經規劃委員會或其授權人批準后執行。

　　3.經批準的《年度采購計劃》、《季（月）度采購計劃》應分送總經理、副總經理、儲運部、財務部、生產設備部。

　　（四）請購流程

　　1.根據《月度物資倉儲計劃》，儲運部材料調撥員填制《請購單》一式三聯，經本單位負責人簽字同意后，第一聯自存，將《請購單》第二聯、第三聯分別交給采購部計劃員、財務部材料會計。

　　財務部材料會計根據《請購單》第三聯登記《采購備查登記簿》。采購部計劃員將《請購單》第二聯與《月度采購計劃》核對無誤后，辦理采購。

　　2.如果實際生產安排與《月度生產計劃》相比發生較大變化，應及時調整生產計劃，并報企劃部審核后，報規劃委員會或其授權人批準實施。調整后的生產計劃應及時分送儲運部、采購部及財務部。

　　儲運部相應調整《月度物資儲運計劃》，并報企劃部審核后，報規劃委員會或其授權人批準實施。調整后的《月度物資儲運計劃》應及時分送采購部、財務部。

　　根據調整后的《月度生產計劃》及《月度物資儲運計劃》，采購部相應調整《月度采購計劃》。

　　（五）采購方式與程序

　　1.采購方式分為：招標采購、比價采購、零星采購、緊急采購等。

　　2.具備招標條件的大宗原材料、燃料、包裝物的采購；基建或技改項目主要物資的采購；大型設備、儀器的采購以及其他金額較大的物資采購，實行招標采購。

　　3.不具備招標條件和金額較小的物資采購實行比價采購。

　　4.訂購物資數量較少、金額較低的零星采購，可以由廠家報產品目錄或由采購員電話詢價后記錄下來，代替供應商報價。

　　5.計劃外緊急采購，應依據計劃外采購《請購單》辦理，審批程序及權限與計劃外采購相同，應考慮“需料時間”對采購方式、程序的影響。

　　6.招標采購、比價采購、零星采購、緊急采購都需要嚴格按照規定的程序進行。

　　（六）采購合同管理

　　1.物資采購合同必須依據物資采購計劃進行，嚴禁無計劃簽訂采購合同。

　　2.物資采購合同必須按規定進行逐級審批。填制《合同審批單》。

　　3.簽訂合同，必須嚴格依照《合同法》有關規定執行，做到合同內容合法、條款齊全、用詞嚴密，技術要求、質量標準清楚，審查手續齊備。

　　4.重大采購合同須經律師審核和工商部門鑒證。

　　5.采購合同應取得兩份，采購部計劃員保存一份，財務部材料會計保存一份，同時提供企劃部復印件一份。

　　（七）訂貨物資驗收管理

　　1.由采購部采購需要倉儲的物資驗收工作按《倉儲管理制度》要求執行。

　　2.由采購部采購不需要倉儲的物資由物資使用部門組織驗收工作。

　　3.由物資使用部門自行采購的物資，應自行組織驗收工作，不需要另行填制驗收單據，采購完成后各項采購單據與《請購單》一并報財務部。

　　（八）付款管理

　　1.采購貨款的支付應根據經批準的采購合同和《季（月）度采購計劃》執行。

　　2.付款程序為：采購部采購員根據采購合同提出付款申請，填制《款項支付申請單》，由采購部計劃員根據《季（月）采購計劃》及采購合同履行情況進行復核，分別經采購部部長、總經理審批。

　　3.《款項支付申請單》一式兩聯，付款申請人（采購員）填制，采購部計劃員復核，由采購部部長審核后交財務部，財務部材料會計根據《采購備查登記簿》、應付賬款明細賬、預付賬款明細賬情況進行復核，防止不當付款，并經財務部部長審核后，交總經理批準，第一聯由采購部計劃員保存，第二聯由出納員付款后，作為賬務處理的原始憑證。